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5 recettes pour des réunions efficaces

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Pendant les réunions, 8 cadres sur 10 font sont là sans être là. La moitié lit, envoie des SMS, des mails… Près d’un tiers se serait même déjà endormi en plein meeting. Heureusement, certains managers réinventent les réunions. Ils nous expliquent comment.

En jouant, pour développer son agilité intellectuelle

Pascal Prot, président de Legos, opérateur de téléphonique fixe et mobile

« Nous évoluons dans un environnement assez immobile derrière des postes de travail, donc en réunion, on essaie de faire bouger les gens. Dans la salle, il y a un flipper. On y joue l’ordre des interventions. Le speaker est débout sur un pupitre. Les participants sont au choix sur des chaises ou sur des boules de Pilates. Le fait de bouger permet davantage d’agilité intellectuelle. On réfléchit mieux dans un cadre moins contraint ».

Prise de parole obligatoire

Guillaume Patrizi, président fondateur de camping-and-co.com, centrale de réservation de places de camping

« Chez nous, une réunion n’est pas terminée tant que tous les participants n’ont pas posé au moins une question. Cette pratique incite les plus timides à oser. S’ils sont en manque d’inspiration, ils ont droit à un joker. Autrement dit un autre participant peut leur donner une question. On a lancé ce système car on se rendait compte que certaines questions n’étaient pas posées ou alors durant la pause café, moment où tous les managers n’étaient plus forcément là pour répondre. Au départ, on avait beaucoup de questions bateau pas nécessairement en phase avec le business. Désormais, elles sont plus affutées et plus nombreuses. Il n’y a plus de tabou et donc moins de rumeur. Les managers ont l’obligation de répondre sur le champ ou au plus tard dans la journée ».

Time keeper et no smartphone

Jérémie Mani, président de Netino, entreprise spécialisée dans la modération web 2.0 et la relation client digitale

« Je déteste les réunionites, du coup chez nous, les meetings sont hyper cadrés. Avant la réunion, on partage un maximum de documents afin d’entrer directement dans le vif du sujet dès le début. Il y a toujours un "chef de réunion" qui convoque, gère le temps de parole des participants, rédige le compte-rendu et l’envoie aux personnes concernées. Pour parler, il faut demander au "time keeper"  le "bâton de parole" et le poser devant soi. Cela évite de se couper la parole et les digressions. Si un participant a fini de parler et que sa présence n’est plus nécessaire, je l’encourage à partir. Pour une réunion d’une heure, on s’arrête au bout de 55 minutes. Les 5 dernières minutes servent à valider oralement ce qui a été acté lors de la séance et donc ce qui sera repris dans le compte rendu. Avant de sortir, l’idée est de s’assurer que tout le monde a bien compris la même chose. Enfin, en réunion, c’est "no smartphone". J’autorise les PC uniquement pour la prise de note. Je veux que les gens soient dans l’instant présent et pas distraits. ».

En petit comité et en marchant

Timothée Rambaud, cofondateur de Legalstart.fr, spécialiste des services dématérialisés à destination des TPE/PME

« Chez nous les réunions excèdent rarement 4 participants. On se donne 20 minutes et pas 30 ou 50 minutes et pas une heure. Ce temps imparti oblige les gens à préparer la réunion et à être attentifs et réactifs une fois sur place. Pour des réunions de négociation ou de stratégie, on aime changer de cadre. Alors on profite de la proximité des Jardins du Luxembourg pour "réunionner" en marchant. On s’aère, ça fluidifie les échanges. En rentrant, on ancre ce qui a été décidé au travers un mini compte-rendu de réunion envoyé par mail aux différents participants ».

Interaction hors les murs

Jeanne Renard, DRH groupe Endered

« 90 % de nos réunions se font dans nos locaux à Malakoff mais nous utilisons aussi des endroits hors les murs où les participants peuvent inter agir avec des univers différents. Nous utilisons par exemple un espace de coworking Casaco, situé à 10 min à pied du siège, ou encore Le Camping, un accélérateur de start-up. Ces lieux sont propices aux échanges d’idées, de méthodologies de travail innovantes dans le full digital et à la créativité. Récemment, nous avons organisé notre "Executive induction Seminar" à l'OpenMind KFE en plein cœur de Paris. Dans cet univers professionnel, on se sent comme à la maison. Les tables sont chinées, une guitare électrique est adossée au mur. Grâce au mobilier modulaire, on peut, dans un même espace, organiser une plénière, des petits groupes de travail, pousser entièrement les meubles. Les outils pédagogiques (écran tactile, mur d'expression, etc) favorisent les échanges et les interactions entre participants. Pour l’avenir, nous avons lancé des appels à projet avec certaines organisations comme Paris Région Lab ou l'Ecole 42 dont les locaux sont aussi ouverts à une collaboration poussée et nouvelle entre des univers très différents. Le lieu d'une réunion peut, selon moi, avoir un impact positif sur le contenu et le rendu des échanges. Le changement de posture physique permet de réfléchir différemment. De nouvelles idées surgissent. Au siège, nous sommes d'ailleurs en train de réaménager les salles de réunion. Une sera par exemple sans table ni chaise mais seulement avec des Fatboy (poufs) et des murs d'expression». 

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commentaires

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gepila

21/04/2015

à 08:43

Voilà à quoi pourrait être utile un DRH: à la déco des salles de réunion,c'est tout!
Il faut bannir les mots "relations humaines" dans les postes de "gestionnaires du personnel", ce sont des parapluies coûteux!
Bizarre les dirigeants ont d'autres bien meilleures idées!

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