7 trucs pour bien préparer l'entretien annuel de vos collaborateurs

Que l’on parle d’entretien individuel ou d’entretien annuel, la finalité est la même : faire un bilan de l’année écoulée et préparer celle à venir. Qu’est-ce qu’un entretien individuel ? À quoi sert l’entretien individuel ? N’hésitez pas à consulter nos autres articles sur le sujet pour en savoir plus.

Partir du compte-rendu précédent pour bien préparer l'entretien annuel de vos collaborateurs

Si vous managez la même équipe depuis au moins plus d’une année, reprenez le compte-rendu d’entretien de l’année passée. Si vous êtes arrivé après, n’hésitez pas à demander au service des RH, ou directement à votre supérieur hiérarchique, qu’on vous communique l’écrit précédent. Il vous permettra de vous remémorer ce que vous vous étiez dit, de vérifier si les objectifs définis l’année précédente ont été atteints et vous servira de base pour mener efficacement l’entretien individuel à venir.

Notre conseil Cadremploi : n’arrivez pas le jour J les mains dans les poches. Mener un entretien annuel se prépare pour qu’il soit productif des deux côtés. Il est fort probable que de son côté, votre interlocuteur aura lui aussi préparer son entretien annuel.

Rendre le collaborateur acteur de son entretien annuel

Dresser le bilan de l'année écoulée est sans doute l'étape la plus délicate à effectuer, le manager étant amené à lister à la fois les points forts et les zones de progrès de son collaborateur. Pour éviter de faire un monologue, vous pouvez proposer à votre interlocuteur de faire son propre bilan. Cela vous permettra de rebondir sur certains aspects évoqués et de créer un véritable dialogue.

Valoriser le travail effectué pour bien préparer l'entretien annuel de vos collaborateurs

Tout n’est jamais tout noir ou tout blanc, même dans le contexte professionnel. Vous menez l’entretien annuel, à vous de donner le tempo. Il est très important de valoriser son équipe lorsqu’il y a matière à le faire. Elle participe au sentiment de reconnaissance au travail. Illustrez avec des exemples concrets des situations où votre interlocuteur à particulièrement excellé. Si vous avez un bon élément dans votre équipe, c’est le moment de le lui dire.

Donner des axes d’amélioration

Mener efficacement un entretien annuel signifie également apporter à votre interlocuteur des pistes d’amélioration sur tel ou tel aspect de son emploi. Soit parce qu’il est moins bon dans une partie de son travail, soit parce que vous avez des projets d’évolution pour lui et que vous souhaitez qu’il approfondisse certains aspects de ses compétences.

Quid des grilles d’évaluation ? Beaucoup de managers utilisent des grilles d'évaluation pour cet entretien. Est-ce une bonne idée ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Effectivement, le support d'entretien annuel joue un rôle important et en la matière il existe de tout ! Entre les grilles d'évaluation trop détaillées, qui peuvent comporter une vingtaine de critères et celles qui n'en comportent aucun, il y a un compromis à trouver. Faites preuve de bon sens et ne suivez pas forcément votre support à la lettre.

Notre conseil Cadremploi : veillez à ne pas être trop direct dans vos propos. L’idée n’est pas de braquer votre interlocuteur mais bien de le faire grandir dans ses fonctions. Pour ce faire, prenez garde au vocabulaire utilisé. Par exemple, il est préférable d’employer le terme « axe d’amélioration » ou « piste d’amélioration » plutôt que « les points négatifs ».

À lire aussi >> 5 exemples d'axes d'amélioration

Laisser la parole à votre interlocuteur 

Une fois passée la délicate étape du bilan de l’année passée, le manager doit se tourner vers le temps présent et vers le ressenti du collaborateur. C'est le moment de lui demander comment il se sent dans l'entreprise, dans son équipe, à son poste et dans les missions qui lui ont été confiées. Interrogez-le sur son équilibre vie personnelle vie professionnelle : trajet domicile-travail, horaires de travail ou encore possibilité de mettre en place le télétravail.

Vous devez être prêt à entendre les bonnes remontées comme les moins bonnes pour mener à bien l’entretien annuel. Vous avez probablement commis quelques erreurs de management, servez-vous de ces échecs pour rebondir et vous améliorer cette année.

Fixer de nouveaux objectifs pendant l’entretien

Traditionnellement, un entretien d’évaluation se termine en évoquant l’année à venir et les objectifs à fixer. Cette étape est cruciale car elle donne le « la ». C'est le moment de se demander comment développer les points forts du collaborateur et mettre en lumière les marges de progression possible.

Faites intervenir votre interlocuteur et demandez-lui quels sont les buts/challenges qu'il pense pouvoir atteindre et ce qu'il compte faire pour y parvenir. L'entretien devant idéalement s’achever sur un témoignage de confiance du manager envers son collaborateur, afin de commencer la nouvelle année sur une note positive.

Et les demandes du collaborateur dans tout ça ?

Qui dit entretien annuel dit potentielle « récompense » des collaborateurs méritants ! Prime, augmentation, formation (utilisation de votre compte CPF)… Diverses formes peuvent, selon les directives de l’entreprise, venir valoriser le bon travail fourni par votre équipe.

Trois options s’offrent à vous :

• Vous avez déjà réfléchi et acté en amont la récompense de votre interlocuteur, c’est le moment de le lui dire ! Et d’éventuellement échanger avec lui si la proposition faite n’a pas l’accueil escompté.
• Lui demander s’il a des souhaits. Dans cette hypothèse, vous reviendrez ultérieurement vers lui après en avoir vous-même parlé avec votre direction.
• Désamorcer tout de suite les demandes qui n’aboutiront pas car vous avez en amont déjà eu des directives.

Notre conseil Cadremploi : c’est certainement l’une des parties les plus délicates de l’entretien annuel et qui peut même faire voler en éclat tous vos efforts durant si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle. Vous devrez être diplomate dans vos propos, d’une oreille attentive et prendre votre courage à deux mains pour ne pas rompre le lien tissé avec votre équipe. Vous n’êtes pas toujours maître des décisions de l’entreprise et c’est là le plus difficile. Votre discours doit être encourageant pour l’année à venir si votre interlocuteur est démotivé. Faites-lui passer le message que si ce n’est pas pour cette année, c’est sûrement pour l’année prochaine que ses efforts et son bon travail payeront.  

Pour un entretien annuel d’évaluation réussi, les clés du succès sont à découvrir dans notre article consacré à ce sujet.

À noter : il existe plusieurs méthode d'évaluation des salariés d'une entreprise. L'entretien « classique » dans lequel le supérieur hiérarchique direct évalue un membre de son équipe, mais également l'entretien 360° dans lequel plusieurs personnes amenées à travailler avec le salarié l'évalue.