Une thèse définit les sept péchés capitaux du mail au bureau

Vous avez identifié les sept péchés capitaux d'une mauvaise utilisation du mail au travail ? Quels sont-ils ?

S'il faut les lister : la multiplication des mails superflus ; la fin des frontières entre public et privé ; la déshumanisation du management ; la colère enflammée (l'insulte en ligne) ; l'art de manipuler le courriel ; l'ambiguïté coupable (ou comment gagner du temps) ; et enfin l'indiscrète observation.

La multiplication des mails inutiles, péché largement répandu, est avant tout chronophage. Le courriel est chronophage lorsque les messages reçus ne sont pas pertinents, ce sont les « spams amicaux ». Exemple : vous décidez d'envoyer un rapport à 40 collaborateurs. Toutes ces personnes n'ont pas demandé à le consulter ou n'ont aucune raison particulière de le recevoir, mais c'est sans doute un moyen de vous rassurer ! Or si les 40 personnes envoient une « réponse à tous » pour dire merci, elles génèrent pas moins de... 1 600 courriels inutiles !

Sachant qu'il faut parfois 1 h à 2 h pour se replonger dans un dossier, on assiste à un émiettement des activités et à un délitement de la réflexion dans le travail.

Vous avez mené l'enquête pendant 18 mois, en récoltant des réponses de salariés à un questionnaire envoyé dans 50 entreprises basées dans 30 pays. Quels sont les autres péchés qu'ils vous ont confessés ?

Clairement, avec le mail, ils mélangent sphères professionnelle et privée. Cela vient en partie de la fourniture, par l'employeur, de smartphones et d'ordinateurs portables aux collaborateurs. Laquelle est assortie de l'exigence, sous-entendue, que ces derniers seront joignables en permanence, même à la maison. Je pensais que les individus mettraient eux-mêmes des limites à cette pratique. Eh bien non : 80% d'entre eux consultent leurs mails hors de la sphère professionnelle. Et, bizarrement, ils sont 85% d'entre eux à trouver cela normal.

Le mail peut, dans d'autres cas, créer des malentendus désastreux entre collaborateurs. Vous pensez écrire un courriel aimable, or votre collègue le prend très mal et n'hésite pas à vous insulter [pêché du mail numéro 4, NDLR]. Comment est-ce possible ? Le mail est très pauvre en termes de transmission de langage non verbal. L'usage du smiley est moins riche qu'un sourire ou un haussement d'épaules qui donnent de précieux indices sur votre interlocuteur.

Le mail a-t-il à ce point changé les relations entre collaborateurs ?

Le niveau total de communication présentielle dans l'entreprise a diminué. Or la première chose qu'ont l'habitude de faire les Français, le matin c'est de saluer leurs collègues. Je constate que le mail dispense aujourd'hui les collègues de se saluer : ils pensent que le bonjour en tête du corps de mail tient lieu de salutation.

Comment faire pour ne plus être accro à sa boîte mail ?

- Séparez absolument les courriers pro et perso.

- Prendre la peine d'utiliser les outils de filtrage des messageries. Comme vous pouvez filtrer les spams, vous pouvez filtrer les courriers en fonction du nom d'un émetteur ou d'un mot clé. De cette manière, le mail ira directement dans un dossier à part que vous consulterez à un moment choisi.

- Demandez à votre entourage professionnel s'il est possible de réintroduire le téléphone ou le contact direct pour faire passer des messages urgents. Et attention, à ce niveau, 90% des salariés sont convaincus qu'ils maîtrisent leur boîte de messagerie, mais que leurs collègues devraient prendre des leçons...

-Surtout, il faudrait que les entreprises se saisissent de la question. Seules deux, parmi toutes celles que j'ai interrogées, ont mis en place une formation en interne sur l'usage du mail. Nous pourrions, dans les entreprises, introduire des « permis de mailer » qui identifierait les différents modes de communication, pour utiliser celui qui convient... un meilleur mode de communication adapté à la situation ?

Propos recueillis par Nathalie Alonso © Cadremploi.fr

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A propos de l'auteur :

Fernando Lagraña est étudiant en DBA (Doctorate of Business Administration) à Grenoble Ecole de Management, professeur auxiliaire de management à la Webster university de Genève et responsable des partenariats à l'Union internationale des télécommunications à Genève. Il soutient la semaine prochaine une thèse intitulée When emails crosses roles-boundary - exposure to spams and protection strategies : quand les emails traversent les frontières entre les rôles - exposition aux spams et stratégie de protection. Dans ce cadre, pendant dix-huit mois, le chercheur a mené l'enquête auprès de 50 petites et grandes entreprises des télécommunications basées dans 30 pays. Un questionnaire en ligne a été envoyé à un échantillon de salariés de chaque entreprise.