- Bâcler l’objet du message dans un mail professionnel
- Se tromper de formule de politesse en tête d’email
- Laisser des fautes dans un mail professionnel
- Ne pas maîtriser le champ « Cci »
- Se tromper de destinataire dans un mail professionnel
- Utiliser une ponctuation excessive
- Recourir au smiley qui tue
- Rédiger un mail professionnel « pavé »
- Recourir à la formule de politesse finale qui fait flop
- Rater sa sortie dans un mail professionnel
Bâcler l’objet du message dans un mail professionnel
L’objet d’un email professionnel permet de renseigner la personne qui va l’ouvrir du sujet abordé. « Plus votre interlocuteur est occupé, plus il vous lira vite, explique Christian Malécot, formateur et consultant associé au cabinet Axessio. Mal ou ne pas remplir la case « objet » est une grosse erreur. » Pour vous faire remarquer : choisir un ou deux mots-clés précis, incitatifs et informatifs. L’idée est de donner envie au lecteur d’ouvrir votre email. Vous pouvez le voir comme une sorte de teasing.
Se tromper de formule de politesse en tête d’email
Toutes les formules de politesse ne se valent pas et ne s’utilisent pas de la même manière dans un mail professionnel. Ne faites pas dans l’originalité, un classique Monsieur/Madame fera toujours l’affaire. Personnalisez avec le nom si vous connaissez celui de votre interlocuteur. Si vous connaissez déjà la personne, vous pouvez utiliser le Cher monsieur/ madame.
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Laisser des fautes dans un mail professionnel
« Il y a des fautes dans tous les mails, y compris les miens parfois, confesse Christian Malécot. » Cependant, le seuil de tolérance reste bas. « Une faute de frappe passe. Une grossière erreur grammaticale, moins. » Si vous êtes fâché avec le Bescherelle, pourquoi ne pas rédiger vos mails sous Word ? Même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup… Vous pouvez aussi investir dans un logiciel professionnel de correction. Découvrez également nos 5 méthodes pour améliorer votre orthographe rapidement.
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Ne pas maîtriser le champ « Cci »
Que ce soit à ses clients ou à son carnet d’adresses tout entier, tout le monde envoie, ponctuellement, des mails collectifs. « En revanche, il est aujourd’hui impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Écrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe d’une grave légèreté… »
Se tromper de destinataire dans un mail professionnel
Ce sont des choses qui arrivent. On tape la première lettre d’un nom et… on valide le mauvais destinataire. Pour notre consultant, cette erreur, banale, est à ranger au rang du « Oups, j’ai oublié la pièce jointe ! ». « Ce sont des erreurs que l’on vous pardonnera vite. À condition d’envoyer très vite un petit mot d’excuse derrière. »
Utiliser une ponctuation excessive
La ponctuation française a un sens. Aussi Christian Malécot invite-t-il chacun à la plus grande sobriété. « Des points d’exclamation à outrance, par exemple, peuvent être interprétés comme un signe d’agressivité. On ne sait pas toujours comment le ton du mail sera compris. »
Recourir au smiley qui tue
Sans être proscrit, le « smiley » reste réservé à des collègues proches. « Un faux pas est vite arrivé. On se permet souvent, par mail, une familiarité qu’on ne s’autoriserait jamais dans la vie. Un mail reste écrit et plus codifié qu’on ne le croit. Mieux vaut se rappeler à qui l’on s’adresse. » Selon notre expert, beaucoup trop confondent encore mails et SMS. « Or mieux vaut bannir les abréviations pour sortir du lot ! »
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Rédiger un mail professionnel « pavé »
Le saviez-vous ? Vous pouvez configurer la longueur des lignes de vos mails - entre 50 et 60 signes de préférence - sur votre ordinateur. « C’est une bonne idée car les lignes trop longues fatiguent l’œil. De même, il faut penser à aérer son message : sauter des lignes et écrire des phrases courtes pour le rendre plus lisible. »
Recourir à la formule de politesse finale qui fait flop
Entre une marque de familiarité excessive et une formule de politesse ampoulée, il faut trouver la bonne mesure. « Personnellement, je trouve le « Cordialement » un peu sec. Avec « Bien à vous » ou « Bien à toi », on se trompe rarement. »
Rater sa sortie dans un mail professionnel
Reste une ultime étape : la signature. On se trompe rarement sur son propre nom… « En revanche, on ne pense pas toujours à configurer sa « signature » sur son ordinateur, conclut Christian Malécot. Or cette carte de visite reste un gage de professionnalisme. Ne serait-ce que pour rappeler un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre… »
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