Reporting : comment faire un reporting simple et efficace ?

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Le reporting, traduit en français communication de donnée, permet de mettre en scène des données récupérées sur une période souhaitée et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne. Il permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance.

Rapport d'activité, le reporting est un outil d’aide à la prise de décision.

Le reporting constitue donc un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées.

Quels sont les avantages d'un reporting ?

Le reporting a une mauvaise image auprès des cadres, qui doutent souvent de son intérêt et le voient principalement comme une perte de temps. Il reste pourtant indispensable.

Le principal avantage du reporting est la visualisation. Il permet de matérialiser des données et de les rendre compréhensibles de tous afin qu’elles deviennent de bons indicateurs de performance. Vous ne pourrez présenter dans votre rapport une liste brute de résultats, sauf si vous souhaitez perdre votre lecteur !

Selon la personne destinataire du reporting, son utilisation peut être différente :

• Le manager pourra évaluer les performances de son équipe.
  Le reporting renforce l’autorité du manager : celui-ci pourra asseoir ses décisions sur des justifications objectives, ce qui, dans la majorité des cas, motivera ses collaborateurs. Lesquels se retrouveront non seulement face à des grilles de contrôle de performance, mais pourront également bénéficier de rémunérations liées à l’exécution d’objectifs. Avec les bons outils, on peut facilement gagner en efficacité et faire du reporting un véritable outil de management.
• Les membres de l’équipe dirigeante pourront affiner une stratégie.
  Le reporting permet par exemple de pointer du doigt les difficultés liées à une situation précise, tout en mettant en évidence les risques potentiels pour les mois à venir.
• Le dirigeant de l’entreprise pourra présenter des statistiques fiables aux actionnaires.
  Le reporting permet d’acquérir une vue d’ensemble de l’entreprise.

Dans tous les cas, la personne qui prend connaissance du reporting doit à la fois voir et comprendre les données sans traitement supplémentaire, et surtout pouvoir prendre des décisions.

Loin de constituer un moyen de flicage, le reporting assure une protection à qui sait s’en servir.

Qui peut faire un reporting ?  

Le reporting peut être utilisé par tout le monde et dans tous les secteurs d’activité professionnels :

• la finance : on parle de reporting financier,
• le commerce : on parle de reporting commercial,
• le droit,
• la communication,
• les ressources humaines (il peut contenir par exemple un indicateur des départs et des arrivées dans l’entreprise),
• le marketing…

Quelles données mettre dans un reporting ?

De nombreux chiffres peuvent être présentés dans un reporting.

Voici des exemples de données suivies pouvant être matérialisées dans un reporting :

• Le trafic d’un site internet.
• Le nombre d’articles vendus.
• Les recettes et les dépenses de l’entreprise.
• Les économies réalisées.
• Les effectifs de l’entreprise…

Quelle période étudier en reporting ?

Pour réussir un reporting, il faut préciser sur quelle période les données ont été récoltées : sur une semaine, un mois, un trimestre ou même une année... Tout est envisageable.

Pour qu’il serve à mesurer une évolution et l’impact des décisions prises, le reporting doit porter mention de la temporalité des chiffres présentés.  

Bon à savoir : si vous devez réaliser un reporting, c’est à vous d’adapter la récolte des données en fonction de la période couverte mais également de la fréquence de présentation de ce dernier. S’il est mensuel par exemple, vous devrez sélectionner des indicateurs récurrents, qui vous permettront de comparer par rapport au reporting précédent.

Comment faire un reporting attractif ?

Pour réaliser un reporting attrayant, il faut jouer sur l’élément visuel. Le cerveau étant programmé pour analyser, comprendre, et mémoriser les images.

Pour cela, voici quelques conseils pour réaliser un reporting attractif :

• Mettez de la couleur : cela permettra de mettre de la vie dans votre reporting. La couleur permettra de mettre en valeur les informations importantes et d'attirer l'œil de vos interlocuteurs. Au risque de rendre la représentation confuse, veillez à ne pas utiliser trop de couleurs, tout est une question de mesure. Reprenez les codes couleurs de votre entreprise.
• Respectez la charte graphique : votre entreprise possède surement une charte graphique. En plus d'un code couleur, il existe surement une façon type de présenter les reportings. Renseignez-vous des habitudes de vos collaborateurs.
• Insérez des graphiques : afin d'illustrer vos données chiffrées et les rendre plus lisibles, les graphiques sont vos meilleurs alliés. Diagrammes en bâtons, courbes, diagramme circulaire, nuages de points, camemberts, il existe un grand nombre de graphiques a adapter selon les informations à communiquer.
• Ajoutez des visuels : pour attirer l'œil de vos interlocuteurs, les photos et autres visuels comme les GIF peuvent être des bons atouts.
• Équipez-vous de bons outils : il existe des logiciels qui peuvent vous aider à transformer les chiffres en éléments visuels.

Il est nécessaire d'adapter la mise en place d'un reporting en fonction des informations que l'on communique et de sa récurrence.

• Reporting régulier : essayez de faire tenir le tout sur une page à chaque reporting envoyé. Nul besoin d’assommer votre hiérarchie avec des rapports de 16 pages tous les lundi matins !
• Reporting irrégulier : synthétiser et retranscrivez les données de manière claire, en plusieurs pages si cela est nécessaire. L'essentiel est d'avoir un condensé de toutes les données nécessaires à une prise de décision dans une seul et même document.

Notre conseil Cadremploi : adaptez la forme au fond. Une courbe est idéale pour représenter une évolution, un camembert des proportions, un tableau Excel avec certains éléments mis en gras ou en couleur des données complexes, un smiley des niveaux de satisfaction client…

Avec quels outils faire un reporting ?

Selon les outils que vous utilisez, le reporting peut être plus ou moins attrayant. Il est donc important de bien les choisir.

Parmi les outils généralement utilisés, on retrouve notamment : 

• Microsoft Excel ou Power Point, idéal pour faire ses premières armes.
• Report et Google Data permettent de centraliser automatiquement les données sous différentes formes.
• Les systèmes d’information de type ERP, qui permettent de centraliser les bases de données de l’entreprise, en facilitant les inputs et les extractions de données.
• Des logiciels en open sources et gratuits, comme SpagoBI ou Jasper report.
• Il existe également des outils payants comme Monday ou Bittle.

Vous souhaitez en savoir plus sur les outils ? Découvrez également tous nos conseils pour bien faire un reporting.

Exemples de reporting

Voici deux exemples de reporting dont vous pouvez vous inspirer.

Un exemple de reporting réalisé avec Microsoft Excel 

Un exemple de reporting réalisé avec Monday