Tous les aménagements d’espaces de travail ne fonctionnent pas mais il y a de belles surprises. C’est l’un des enseignements d’une passionnante étude menée par l’association des directeurs de l’environnement de travail (Arseg) auprès de 400 de ses membres et publiée à l’occasion de la semaine de la qualité de vie au travail (11 au 15 juin).
Du télétravail au « corpworking » : une variété de solutions possibles
Quelles soient petites, moyennes ou grandes, ces entreprises choisissent de tourner le dos au modèle du bureau traditionnel et même de les supprimer comme Wordpress qui a fermé en 2017 son bureau de 1400 m2 à San Francisco.
Alors que le taux d’occupation d’un bureau est d’environ 45 %, 58 % des directeurs interrogés dans l’étude ont choisi d’avoir recours à une solution de flex office comme chez Deloitte qui prône le « sans bureau fixe » total sauf pour les associés, les assistants et les personnes du support.
Autre solution : 42 % des entreprises ont proposé de varier les espaces disponibles (espace de confidentialité, espace informel, espace de productivité). Chez L’Oréal, des îlots acoustiques ont été installés dans les open spaces avec différentes couleurs. 39 % des entreprises ont choisi d’offrir des services supplémentaires à leurs salariés comme des salles de sport, une conciergerie ou des restaurants d’entreprise comme chez Microsoft qui a réaménagé tous ses espaces de restauration.
En moyenne, les salariés mettent 50 minutes pour rejoindre leur entreprise. Pour raccourcir ces temps de trajet, 83% des directeurs envisagent des solutions de travail à l’extérieur. Actuellement selon un récent sondage de l’Ifop, seul 25 % des Français font du télétravail dont 6 % de manière officielle. Pourtant selon le Code du travail, tous les salariés utilisant les nouvelles technologies de l’information et de la communication peuvent le demander.
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Entre le télétravail et le bureau, ils existent des solutions hybrides qui correspondent à 59 % des projets. 15 % des entreprises ont l’intention de développer des espaces de coworking pour héberger des équipes projets, des corpworking (héberger son propre coworking) ou encore des tiers lieux (bureaux satellites à l’extérieur de l’entreprise). Cette tendance pourrait s’accentuer et devenir une nouvelle stratégie business qui aura un impact sur l’immobilier. A la RATP, Audrey Gasq réfléchit à développer en interne des tiers lieux. « Ils permettraient aux salariés de différents sites de travailler temporairement dans un autre site en retrouvant le même aménagement et les mêmes services » témoigne la directrice environnement et travail dans l’étude.
Sans bureau mais pas sans accompagnement
Transformer son espace de travail, c’est aussi revoir son fonctionnement. Les entreprises qui ont expérimenté le coworking, le télétravail ou le nomadisme (travail hors du poste de travail) ont mis en place des stratégies pour accompagner leurs salariés.
Pour l’équipement, 84 % des directeurs d’environnement prévoient de développer des équipements de connectivité et de mobilité (ordinateur, téléphone). Ils misent aussi sur les plateformes d’échange, de système de réservation de tiers lieux et d’outils de sécurisation des communications. 43 % d’entre eux envisagent de former leurs salariés à ces nouveaux outils numériques.
Ce qu’il faut savoir c’est que derrière le télétravail ou le coworking, il y a aussi un enjeu d’optimisation des frais car un poste informatique traditionnel coûte 13 087 euros à l’entreprise. Mais si le collaborateur n’est pas déjà équipé, tous les coûts obligatoirement liés au télétravail sont à la charge de l’employeur (fourniture des matériels, des logiciels, des communications).
Pour l’accompagnement des salariés, 47 % des entreprises prévoient de former les managers intermédiaires et 48 % d’entre-elles pensent faire évoluer leur cadre réglementaire interne. Chez Microsoft par exemple, une charte de vie a été rédigée et des managers ont été formés à exploiter le potentiel de chaque nouvel espace.
Bilan : le télétravail ça passe, le flex office non !
Quel est le bilan de ces 400 réponses étudiées par l’Arseg ? 98 % des entreprises qui ont essayé ces nouveaux modes de fonctionnement estiment qu’elles travaillent mieux et qu’elles ont un meilleur fonctionnement. Le management a aussi évolué et apparaît plus accessible auprès des salariés.
Dans les entreprises qui ont testé le télétravail, certaines idées reçues – comme ne pas assez travailler chez soi ou partir en weekend plus tôt – ont disparu. Le flex office, lui, remporte moins de succès car certains des salariés se sédentarisent à la même place ou d’autres se désocialisent à cause de leur grande mobilité.
Le télétravail comme l’ouverture aux tiers lieux est un signe d’autonomie et de confiance (ou du moins un exercice pour s’y mettre) » Ghislain Grimm associé chez workInprogress
Côté espace, de nombreux aménagements ont été réalisés pour le confort des salariés (lumière, acoustique, décoration, mobilier ergonomique) et certains espaces comme les espaces informels ont vu leur fréquentation exploser notamment par les prestataires extérieurs.
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Pour les solutions de corpworking et de tiers lieux, les initiatives sont encore timides à cause du flou juridique et du risque de confidentialité, mais elles commencent à se développer. A titre d’exemple, la Région Nouvelle-Aquitaine vient de s’engager à financer la création et la consolidation de tiers-lieux dans l'ex-Limousin et l’ex-Poitou-Charentes. Elle va injecter plus de 1,02 million d’euros pour mailler le territoire d'ici 2020.
Pour accompagner ces transformations, les entreprises commencent à se pencher sur du mobilier adapté à ces nouveaux aménagements. Certaines utilisent déjà des bureaux et lampes connectés, des casiers à verrouiller par une puce RFID ou des rangements qui font siège.
Sondage : environnement de travail pour transformer l’entreprise - Questionnaire proposé du 13 septembre 2017 au 25 octobre 2017 aux 400 membres de l’association des directeurs de l’environnement de travail. 34% des sondés sont de grandes entreprises (+5000 salariés), 48% des ETI (250 à 4999 salariés) et 19% des PME (-250 salariés) dans des domaines comme l’assurance, la banque, l’industrie, les médias, la santé et le social. L’étude est disponible ici.
