Indemnités kilométriques, repas : comment votre employeur détecte la triche dans vos notes de frais

Déjeuner avec un client et se faire rembourser l’addition chacun de son côté : la triche est connue et relève des multiples manières de gonfler ses remboursements de note de frais. En y ajoutant les distances de déplacement largement arrondies pour toucher plus d’indemnités kilométriques, on obtient deux des techniques préférées des fraudeurs à la note de frais. Une triche qui toucherait 20 % des 11 milliards de frais remboursés chaque année aux salariés, selon SAP Concur « et qui coûterait aux entreprises, 5% de leurs revenus » précise son directeur de l’avant-vente, Julien Million-Rousseau.

Souvent, on nous demande de vérifier les notes de la première année des nouveaux salariés pour s’assurer de leur probité

Évidemment, cette entreprise, filiale du géant du logiciel, a tout intérêt à alourdir les dégâts de cette fraude, puisque sa spécialité consiste justement à l’enrayer. Et que, comme sa maison mère, elle est le leader dans son domaine.

Fausses indemnités kilométriques : l’appli anti-triche

« 20% des trajets déclarés sont arrondis par le haut », soutient l’homme de SAP Concur. Ce qui représente, évidemment, 20% d’indemnités versées indument. La solution pour éviter aux entreprises de trop dépenser ? «  Faciliter la vie du salarié », ce qui ne l’incitera plus à frauder, volontairement ou involontairement.

A travers une simple appli, reliée au GPS du téléphone, le salarié indique l’endroit où il souhaite se rendre et abracadabra : non seulement le logiciel lui fournit les routes à emprunter et le kilométrage exact, ce qui est à la portée du premier Waze venu, mais il se met automatiquement en connexion avec la compta et établit la note de frais en conséquence sans la moindre intervention humaine. Un salarié qui n’a plus besoin de faire lui-même une tâche fastidieuse est un salarié plus heureux.

Fausses notes de restaurant : la techno qui dénonce les doublons

Autre cas archi usuel : un convive en invite un autre, et tous les deux se font rembourser intégralement la note. L’un des convives empochera donc le prix d’un repas jamais payé. SAP a la solution pour décourager les tricheurs. Elle est opérationnelle mais... indisponible pour des raisons techniques (ainsi que juridiques). Elle permet de croiser différentes données. Le logiciel de gestion des notes de frais d’une société indique que telle personne a invité tel convive à déjeuner ? Il suffit de vérifier. Un déjeuner professionnel implique que la personne a précisé le nom de l’invité et celui de sa boîte. Une simple recherche permet d’interroger le logiciel de l’entreprise de la personne en question. Si ça « matche », et que les deux demandent à être remboursés, la fraude est avérée.

Mais SAP Concur propose aussi des méthodes sympas pour le salariés. Ainsi, pour en finir avec l’autre combine très répandue qui consiste à se faire rembourser deux repas alors qu'on mange seul lors d’un déplacement (parce qu’on dépasse d'un chouilla le plafond du repas solo), Julien Million-Rousseau a une solution toute bête : « Je conseille à mes clients de moins restreindre les plafonds pour un repas seul ». Il suffit parfois de relever le plafond de 2 ou 3 euros  pour éviter que le salarié triche en demandant le remboursement de deux repas.

100 détectives de la note de frais

Les intelligences artificielles capables de confondre les faux convives jusque dans leur entreprise n’empêchent pas SAP Concur de faire appel à des intelligences bien réelles pour traquer la fausse note de frais. Ainsi, l’entreprise emploie une brigade d’une centaine de consultants chargés d’éplucher les notes que leur transmettent les entreprises clientes. Leur rôle : débusquer l’entourloupe. Ces détectives de la note de frais agissent sur contrat à dimension variable.

Vérification de toutes les notes, de certaines plus louches ou d’un pourcentage prévu au départ : tout est possible. « Souvent, on nous demande de vérifier les notes de la première année des nouveaux salariés pour s’assurer de leur probité » a constaté le directeur avant-vente de la filiale SAP. Avec les détectives réels et virtuels, l’ère de la fausse note va bientôt prendre fin.