3 conseils pour réussir la mise en place du télétravail en entreprise

Quelles sont les règles applicables à la mise en place du télétravail ?

Le droit applicable en matière de télétravail reste relativement vague. Le Code du travail prévoit simplement que « le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe », mais qu’en l’absence d’accord ou de charte, le télétravail peut être mis en place par un accord simple entre l’employeur et le salarié (C. trav. L. 1222-9).

La rédaction d’un accord ou d’une charte sont-ils obligatoires pour mettre en place le télétravail ?

La conclusion d’un accord collectif ou la rédaction d’une charte ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandées pour établir une réglementation commune lorsque le télétravail concerne plusieurs salariés.

À défaut d’accord ou de charte, un accord simple entre l’employeur et le ou les salarié(s) concernés est suffisant pour la mise en place du télétravail. Vous pouvez faire signer au salarié une convention écrite ou un avenant à son contrat.

L’acceptation des délégués syndicaux ou du CSE est-il nécessaire pour valider un accord ou une charte de mise en place du télétravail ?

Si l’employeur désire mettre en place le télétravail par un accord collectif, il doit d’abord essayer de le négocier avec les délégués syndicaux de l’entreprise.

En l’absence d’accord avec les délégués, ou si l’entreprise ne comporte pas de délégués syndicaux, l’employeur peut mettre en place le télétravail à l’aide d’une charte d’entreprise, après avoir consulté pour avis le Comité Social et Economique (CSE).

Bon à savoir : ni les délégués syndicaux ni le CSE ne peuvent s’opposer à la mise en place du télétravail au sein de l’entreprise par l’employeur dès lors que les salariés sont d’accord pour télétravailler selon les modalités prévues dans la charte. Par contre, même si une charte prévoit le télétravail au sein de l’entreprise, le refus d’un salarié de télétravailler ne constitue par une faute. L’employeur ne peut contraindre un salarié à télétravailler qu’ « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure », car la mise en œuvre du télétravail peut alors être considérée « comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés » (C. trav., L. 1222-11).

Définissez vos besoins et objectifs en matière de télétravail

La première étape pour mettre en place le télétravail, c’est de réfléchir aux besoins et aux objectifs de l’entreprise comme des salariés.

• Les salariés ont-ils émis des demandes de télétravail ? Devez-vous encadrer une pratique du télétravail déjà existante dans l’entreprise ou anticiper cette nouvelle organisation ?
• Souhaitez-vous instaurer un télétravail occasionnel ou régulier ?
• Quels seront les salariés concernés par le télétravail au sein de l’entreprise ? Si le télétravail ne concerne pas tous les salariés, quels seront les statuts et conditions permettant aux salariés d’exercer en télétravail ?
• Le télétravail sera-t-il possible tous les jours de la semaine à la convenance des salariés, ou souhaitez-vous installer une rotation dans vos locaux ?

Notre conseil : essayez de vous poser le maximum de questions pratiques. Si vous avez déjà une expérience de télétravail avec certains salariés, étudiez les problèmes et les solutions que cette expérience a permis de mettre à jour et tenez-en compte. N’hésitez pas à questionner vos salariés pour connaître leurs attentes.

Posez un cadre à vos salariés lors de la mise en place du télétravail

Si vous souhaitez mettre en place le télétravail de manière collective au sein de votre entreprise, la conclusion d’un accord ou la rédaction d’une charte est nettement préférable.

En effet, en anticipant le maximum de questions pratiques et en fixant des règles communes, vous limiterez le risque de conflit et/ou de problèmes susceptibles de survenir lors de la mise en place du télétravail.

Réglementez les conditions de recours au télétravail

Les conditions de recours au télétravail permettent à vos salariés de savoir dans quelles circonstances et sous quelles conditions ils peuvent demander à exercer en télétravail.

Votre accord ou votre charte doit définir :

• les salariés concernés par le télétravail ou susceptibles d’être concernés ;
• les conditions de passage en télétravail et de fin du télétravail ;
• la manière dont les salariés formaliseront leur accord.

Posez des règles claires et objectives : les conditions de recours au télétravail doivent être les mêmes pour tous les salariés ou catégories de salariés exerçant des fonctions similaires.

Réglementez les modalités d’exercice du télétravail

 Les modalités d’exercice du télétravail visent à préciser l’organisation du travail à distance et de son contrôle par l’employeur.

Vous pouvez par exemple prévoir :

• la nature des tâches que les salariés pourront effectuer à distance ou qu’ils devront au contraire effectuer sur place ;
• la manière dont les supérieurs pourront opérer un contrôle sur le travail réalisé (compte-rendu hebdomadaire, échange téléphonique quotidien, etc.) ;
• les horaires de travail des salariés en télétravail si ceux-ci sont modifiés par rapport aux horaires de présence habituelle dans les bureaux, durant lesquels les salariés doivent être joignables et disponibles ;
• le rythme de télétravail (un jour par semaine, une semaine sur deux, etc.).

Mise en place du télétravail et management

Suite à l’existence d’une réglementation posée, il vous reste à prévoir comment manager en télétravail. Dans ce cadre, une bonne communication et une bonne organisation sont indispensables, tout comme de prévoir des échanges et rencontres réguliers pour éviter toute sensation d’isolement de vos salariés exerçant depuis leur domicile.

Créez des plages horaires destinées aux échanges et réunions

Les salariés doivent savoir quand ils peuvent se joindre entre eux ou vous contacter, mais aussi disposer de moment d’échanges réguliers en équipe.

• Définissez des plages horaires de travail communes ou installez un planning partagé en ligne afin que chacun puisse y renseigner ses disponibilités pour échanger par téléphone ou visioconférence. Les salariés pourront indiquer sur ce même document quand ils sont en réunion avec un interlocuteur externe ou les tâches qu’ils ont prévu de réaliser chaque jour.
• Instaurez une réunion quotidienne ou hebdomadaire pour faire le point et discuter entre vous des priorités ou problèmes rencontrés au travail. Ce peut être une réunion à distance les jours de télétravail et/ou présentielle lorsque les salariés sont présents ensemble dans l’entreprise.

Bon à savoir : au-delà des échanges liés au travail, il existe aussi des possibilités de garder le lien entre collègues en instaurant une e-convivialité qui s’avère particulièrement importante en situation de confinement ou pour les télétravailleurs à temps plein qui fréquentent peu l’entreprise.

Utilisez des outils collaboratifs adaptés au travail à distance

Faites le point sur les outils collaboratifs que vous utilisez avec vos salariés. Vérifiez que ceux-ci sont suffisants, ou, si vous identifiez de nouveaux besoins, anticipez.

En situation de télétravail, il est essentiel que l’information circule afin que chacun puisse établir son planning et ses priorités sans risquer de faire le même travail que son collègue… Idéalement, les salariés doivent pouvoir visionner en ligne l’avancée d’un projet ou les différentes tâches à accomplir pour sa finalisation.

Notre conseil : que vos salariés soient autonomes ou que vous préfériez leur confier des missions précises, chacun doit savoir qui contacter en cas de problème et où trouver les informations ou consignes nécessaires à son travail sans perte de temps. La plateforme Trello est par exemple très pratique pour la gestion de projet à plusieurs et pour laisser des documents en libre accès.