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Mail de motivation : gare à la mise en page !

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La rédaction

Il faut toujours veiller en amont à l'état de réception de son mail. Opter pour le courrier enregistré en PDF en pièce jointe peut s'avérer primordial.

Une page sous format Word est la solution la plus couramment adoptée. Car le logiciel de Microsoft est le plus unanimement reconnu par les ordinateurs de la planète, qu'ils fonctionnent sous le système Windows ou Macintosh. Évidemment, on peut se risquer à transférer son texte sous format PDF, encore plus unanimement reconnu. Ce logiciel transforme un texte en image ce qui présente l'avantage de créer des documents avec des mises en scène plus élaborées sous n'importe quel logiciel de mise en page, puis de les envoyer sans risque de distorsion graphique à l'arrivée. Si le logiciel permettant de lire les PDF est téléchargeable gratuitement sur l'Internet, il faut en revanche acheter la licence du logiciel permettant de générer un PDF à partir d'un document texte et/ou image.

« C'est une précaution minimale : vérifier que le message est bien arrivé dans la boîte aux lettres permet d'être sûr que l'adresse n'était pas erronée. C'est une simple option à cocher sur le logiciel de gestion de messagerie. En général on reçoit en plus un mail de confirmation de réception. C'est vrai dans les grandes entreprises, pas dans les PME. » Yves R., chef de produit moyennes surfaces dans l'industrie.

« Ce qui me facilite la vie ? C'est de recevoir un mail très court dont l'objet signale le numéro de l'annonce à laquelle le candidat répond ainsi que le titre du poste. Ou l'intitulé "candidature spontanée" le cas échéant. En pièces jointes, la lettre et le CV sur deux documents séparés car c'est plus facile à archiver pour moi. Le CV part dans une base commune au groupe puis je copie les deux pièces jointes dans un dossier sur mon disque dur qui porte le nom du poste à pourvoir. Chaque candidature est archivée un an. Parallèlement, j'établis un document Excel pour récapituler les courriers reçus. J'indique les noms et prénoms du candidat, et le sort de sa candidature : + pour "peut-être en 2e sélection", - pour non, ++ pour "à recevoir en entretien". » M.-C. G., responsable du recrutement chez un fabricant de produits de grande consommation.

13

commentaires

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Mike

22/06/2012

à 17:49

Concernant le fait de s'assurer de la remise du mail :
Il y a 2 cas.
- Le fait que le courrier a été lu par quelqu'un
- l'accusé réception qui suppose que le destinataire accepte de vous l'envoyer.

Dans les 2 cas, vous pouvez ne jamais rien recevoir (filtrage ou autres impossibilité).
Dans le cas de la non-remise, vous recevez rapidement un message de votre serveur de courrier.
Dans le deuxième cas, je ne voudrais pas être le recruteur qui activera sa souris 100 à 200 par jour si ce n'est pas plus. A méditer.

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Mike

22/06/2012

à 17:40

Je ne sais pas pour vous mais pour moi je peux générer un fichier .pdf depuis Word 2007 et depuis OpenOffice ou LibreOffice. De plus, il existe un générateur gratuit de fichiers PDF . (voir votre browser : générateur gratuit pdf).

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Greg

30/05/2012

à 09:05

Conseil exactement contraire à celui qui est donné sur ce même site : le mail remplace la lettre, qui ne doit pas être attachée en PJ sans quoi les recruteurs ne prennent pas la peine d'ouvrir... C'est dire si tout cela n'est pas une science exacte !

PS : de fait j'attachais à l'origine mes lettres PDF en PJ... jamais de réponse...

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Sylvain

01/09/2011

à 15:03

Je pense qu' il y a plus de logiciels de génération de PDF gratuits que payants...

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St

27/10/2010

à 10:41

Le pdf est pour moi le format idéal, et contrairement à ce qu'a écrit l'auteur, il ne transforme pas le texte en image, si c'est le cas le plugin n'est pas bon.

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Jean-Claude

16/03/2010

à 11:17

D'accord sur le fond de l'article. Ce qui m'intéresse dans l'usage du format pdf c'est que le document ne peut plus être modifié, sauf à être équipé de logiciels appropriés. Par contre la 1ière phrase de votre article me trouble. "Il faut toujours veiller en amont à l'état de réception de son mail". J'ai dû relire pour être sûr de comprendre.La réception est située en "aval" de l'acte d'envoi du courriel. Je vous propose la rédaction qui suit:" Il faut toujours veiller en amont à préparer l'état de réception de son mail". C'est un peu un détail, mais enfin! Cordialement.

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mechkour

23/02/2010

à 14:57

merci de vos bons conseils ils sont toujours les bienvenus. !
Bonjour à toute l\'équipe

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agnes

19/02/2010

à 22:33

Eh bien Olivier merci pour l'astuce!! je viens de découvrir cette fonction!!! Merci

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fabrice lefebvre

20/01/2010

à 19:17

Il est inexact d'affirmer devoir acheter un logiciel pour faire des pdf, l'imprimante PDF gratuite PDF maker s'en charge très bien depuis n'importe quel logiciel de mise en page.

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Nat

14/01/2010

à 16:31

Autre avantage du PDF, il évite les problèmes de comptabilité entre .doc et .docx pour des destinataires non pourvus des derières versions MS Office

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halilou

08/12/2009

à 16:39

bonne appreciation

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olivier

06/10/2009

à 00:03

Et j'ajouterais que produire un document PDF ne se fait pas que de logiciels payant, ainsi, open office ou la dernière version de word permettent tout deux de générer un fichier PDF.

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Delphine GUILLAUME

01/10/2009

à 12:37

Je pense qu'il faut rectifier une info erronée sur cette page : le pdf ne transforme pas les textes en images, c'est tout l'avantage de ce format!! Il transforme un word en pdf mais conserve les textes en textes, il ne les pixelise pas. Ce qui signifie que l'on peut faire une recherche de textes dans un fichier pdf avec la fonction "rechercher" (CTRL + F). L'autre avantage est que la mise en page d'un fichier transformé en pdf est fixe, comme "encapsulée" dans la page et il n'y a donc aucun risque de modification des tabulations... J'espère que j'ai été claire ! Pas facile d'expliquer ça par écrit!!

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