4 conseils pour réussir son kick-off meeting

Le kick-off marque le lancement d’un évènement d’entreprise : un projet, une stratégie, ou une nouvelle organisation de travail... Préparé bien en amont par le porteur du projet, le kick-off meeting est l’occasion de le présenter à l’ensemble de l’entreprise. Le succès du projet dépend donc beaucoup du succès du kick-off meeting. 

Préparer minutieusement l’avant kick-off meeting

Pour une réunion de lancement de projet réussie, il ne suffit pas d’improviser le jour-J. Il y a des éléments à préparer en amont.  

Commencez par le contenu de la réunion en lui-même :

• Faites le point sur ce qui a été décidé pour le projet afin d’avoir tous les détails à l’esprit. Vous pouvez par exemple relire la note de cadrage qui avait été rédigée à cette occasion. 
• Prenez des notes, sous forme de fiches par exemple, auxquelles vous pourrez vous reporter pendant le kick-off meeting.
• Préparez un support, comme un Powerpoint illustrant les principaux points. Il doit être assez généraliste, tous les participants ne maîtrisant pas les aspects les plus techniques, et visuel pour faciliter la mémorisation. Vous pouvez aussi opter pour une présentation originale pour mieux capter l’attention de tous les participants.
• Organisez la réunion. Fixez un déroulé, en pensant à prévoir des temps de pauses.

Ensuite, vous devez penser aux aspects purement pratiques :

• Les personnes à inviter : dressez la liste pour n’oublier personne. Envoyez aux participants les informations par e-mail en avance, notamment les sujets sur lesquels ils devront intervenir et à quel moment.
• Le lieu : de préférence en-dehors de l’entreprise. Comme la réunion de coup d’envoi a notamment pour but de mobiliser l’équipe, n’hésitez pas à opter pour un lieu atypique.
• L’heure : préférez le matin. L’après-midi, la concentration des participants est plus difficile à mobiliser.

Le jour-J : exposer l’ordre du jour du kick-off meeting

Idéalement, vous aurez envoyé l’ordre du jour de la réunion de lancement du projet aux participants avec les invitations, mais mieux vaut prévoir de le fournir de nouveau le jour-J. Les participants qui ont vu le déroulé du kick-off meeting seront plus concentrés et attentifs à ce qui se dit.

Vous pouvez l’imprimer pour le distribuer ou l’afficher à l’écran, puis reprendre les points un par un à l’oral.  

Un bon ordre du jour doit être clair et simple et prévoir plusieurs points :

• Présentation des participants, leur identité, rôle et responsabilités dans le projet.
• Présentation du projet.
• Présentation du calendrier : à la fois le calendrier projet et l’organisation des réunions suivantes, prévoyant par exemple un point par semaine.
• Point sur les outils qui seront utilisés, comme les moyens de communication ou le logiciel de gestion de projet.
• Identification des risques potentiels et de leurs solutions.
• Séance de questions/réponses.
• Préparation de la suite.

Présenter clairement le cœur du projet lors de sa journée de lancement

Les personnes présentes lors d’un kick-off meeting sont plus ou moins familières avec les différents aspects du projet. Le client par exemple connaît les objectifs mais pas le côté technique alors que les membres de l’équipe connaissent leur rôle mais pas la vision d’ensemble… Il est important que tout le monde dispose des mêmes informations. Votre présentation doit aborder les grandes phases du projet, et notamment :

• L’historique : dans quel contexte le projet est-il lancé, aussi bien du côté de l’entreprise que du client.
• Le contenu : ce qui doit être fait pour mener le projet à bien. Attention, dans cette catégorie, à ne pas négliger les fonctions annexes, comme la communication et le marketing.
• Les échéances : à la fois la deadline de rendu final, mais aussi les étapes intermédiaires, qui permettront d’éviter de prendre un retard impossible à rattraper.
• Les résultats attendus : à quoi ce projet doit-il mener, quels sont les objectifs visés ? À la fois pour le projet en lui-même et pour ses répercussions. Par exemple, dans le cas de la création d’un nouveau produit, le produit final est un objectif en lui-même, mais dans quel but est-il créé ? S’agit-il d’en remplacer un ancien, de conquérir de nouveaux marchés, de fidéliser une clientèle existante ? 

Détailler les prochaines étapes pour un kick-off meeting réussi

Le kick-off meeting n’est pas une fin en soi. Pour qu’il soit efficace, il faut assurer un suivi. Prévoyez :

• Un débriefing à froid afin de vous assurer que tout le monde a retenu l’essentiel.
• Un compte-rendu qui pourra servir de tableau de bord auquel se reporter pour la suite, à envoyer à toutes les personnes concernées (rédiger un compte rendu de réunion).
• La prochaine réunion pour vous assurer que le projet est bien lancé et se déroule comme prévu.
• Un suivi régulier à partager avec les participants. Dans l’idéal, il contient le planning avec ce qui est fait, ce qui est en cours et ce qui reste à faire, un point sur le budget, les problèmes rencontrés et réglés et ceux qui se posent encore et, en conclusion, l’état d’avancement du projet afin de vérifier que tout est dans les temps.