6 conseils pour réussir (ou rater) sa visioconférence

Qu’est-ce qu’une visioconférence ?

La visioconférence est un moyen de communication. C’est une réunion de travail qui se déroule à distance entre plusieurs personnes. A minima, elle se tient entre deux personnes. Il n’y a pas de maximum. Elle est visuelle et sonore. Elle nécessite, pour les participants, d’être doté d’outils informatiques (un ordinateur, un smartphone ou une tablette), et d’installer une application permettant de diffuser la réunion. Le plus souvent, la visioconférence se tient lorsqu’un ou plusieurs salariés travaillent à distance, en télétravail ou en travail en remote. Pour être la plus efficace possible, ses participants doivent bénéficier d’un environnement favorable.

Des outils performants

Le premier conseil pour réussir sa visioconférence est de se doter d’un outil performant permettant sa diffusion. Il existe plusieurs applications sur le marché, payantes ou gratuites, compatibles sur téléphone ou ordinateur. L’offre est large et de qualité. Pour les plus courantes, on peut par exemple citer Skype, Teams Microsoft, Zoom, Google meet, ou encore Facetime ou WhatsApp.  

Une bonne connexion internet

Pour pouvoir bénéficier des meilleures performances proposées par l’application que vous aurez choisie pour diffuser votre visioconférence et convier les participants, votre connexion internet doit être de bonne qualité. Quel est le risque sinon ? Une pixellisation de l’image, un son haché, des coupures pendant que vous parlez. Au final, un auditoire qui perd le film et qui se désintéresse vite. Pour éviter cela et réussir votre visioconférence, votre Wi-Fi personnel doit être performant. Dans le cas inverse, vous avez toujours la possibilité de remplacer la connexion Wi-Fi de votre domicile par celle de votre smartphone, si vous recevez la 4G chez vous.

Une bonne qualité audio

La visioconférence, tout comme la réunion plus classique, a pour objectif de faire passer un message à ses participants (la réunion informative), ou de les faire réfléchir ou échanger sur une thématique définie (la réunion collaborative). La bonne qualité audio, mais également la qualité d’émission, sont primordiales. Pour réussir une visioconférence, il faut à tout prix éviter l’écho, le grésillement ou tout autre son polluant. Plusieurs astuces peuvent être mises en place pour garantir aux participants de la visioconférence une qualité audio optimale :

• Une pièce silencieuse : pas forcément évident lorsqu’on télétravail à plusieurs, dans de petits espaces.  
• Investir dans un casque ou des écouteurs : ils améliorent considérablement la qualité audio et la qualité d’émission.  
• Avoir un micro performant : certains mêmes ne prennent pas en compte les bruits environnants. Il est important de le tenir proche de sa bouche.
• Actionner le bouton « Mute » lorsque vous ne parlez pas : cela permet d’éviter à tous les participants d’entendre les bruits de chez vous. Un simple clavier tapé peut vite rendre la conversation inaudible.

Notre conseil Cadremploi : si vous êtes l’organisateur de la réunion, n’hésitez pas à rappeler les règles audio en début de réunion.

Une bonne qualité vidéo

La visioconférence, comme son nom l’indique, en plus d’être audio, peut également être visuelle. C’est une option proposée par presque toutes les applications du marché. Sachez que la vidéo est facultative, et que vous n’êtes pas contraint de vous montrer. Les applications permettent de couper la caméra, ce qui permet parfois d’éviter quelques déconvenues.

Pour avoir une bonne qualité vidéo, quelques astuces peuvent être mises en place :

• Faire attention à la lumière qui vous entoure : pour une vidéo optimale, il est important d’allumer toutes les lumières sauf celles qui sont situées juste au-dessus de vous. Si cela ne suffit pas, placez une lampe de chevet juste à côté de votre ordinateur.
• Vérifier l’écran qui apparaîtra : inutile de laisser traîner quelques affaires dans votre arrière-plan. Le mieux est de faire place net.
• Régler la caméra à hauteur des yeux : vous pouvez rehausser votre ordinateur si besoin.
• Soigner sa tenue vestimentaire : ce n’est pas parce que vous travaillez de chez vous que le relâchement doit être total de ce côté-là. Sans être tiré à quatre épingles, des vêtements confortables, mais soignés, feront parfaitement l’affaire.

Le respect de l’heure de réunion

Comme pour les réunions qui se tiennent physiquement, il est important de respecter les créneaux horaires proposés pour la visioconférence. Les autres participants ont peut-être plusieurs réunions qui s’enchaînent et le retard dans l’une provoque un jeu de dominos. Attention à ne pas - trop - déborder donc.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, mais également si vous êtes simple participant, veillez à bien tester vos outils un quart d’heure avant l’heure de réunion. Vous éviterez ainsi les problèmes de connexion et ne mettrez pas toute la réunion en retard.

Pour ce qui est du format de la visioconférence, 45 minutes à une heure est une bonne moyenne et permet de capter l’attention de tout le monde. Plus long, vous risqueriez d’en perdre quelques-uns en chemin.

La préparation de la réunion

Une bonne préparation de réunion, comme pour une réunion physique classique, est la garantie d’une visioconférence efficace. Rien ne vous empêche d’avoir des notes sous les yeux pendant la présentation, voir même de préparer des documents que vous partagerez au groupe. De nombreuses applications permettent le partage d’écran.

Deux conseils primordiaux pour une bonne visioconférence :

• pas de blabla, il faut aller à l’essentiel ;
• prévoir un ordre du jour et s’y tenir. Si d’autres sujets connexes sont abordés dans le temps imparti, mieux vaut prévoir une seconde réunion.