Pourquoi rédiger un brief est-il indispensable à la réussite de votre projet ?

Qu'est-ce qu'un brief ? 

Comment définir un brief ? Au sens large, le brief est l’exposé d’informations utiles à la réalisation d’une ou plusieurs tâches. Un brief peut donc être envisagé oralement, lorsque par exemple un supérieur convoque des salariés pour donner des consignes de travail ou motiver son équipe.

Au sens plus restreint et ici considéré, un brief est un document de synthèse visant à délimiter les objectifs d’un projet professionnel sous-traité et à prévoir les différentes étapes de sa réalisation.

Le brief permet aux différents acteurs impliqués de réfléchir ou de considérer tous les points importants du projet et d’en tenir compte. Il est généralement rédigé pour clarifier une mission, soit en amont d’une réunion de travail, soit à l’issue de celle-ci.

À qui est destiné le brief ?

Le plus souvent destiné à des prestataires ou à des salariés chargés de mettre en œuvre le projet, le brief écrit s’apparente à une forme de cahier des charges allégé.

Il peut aussi s’avérer utile pour informer des salariés, des supérieurs ou des clients du travail qui sera mené.

Que contient un brief ? 

L’objectif du brief, qu’il s’agisse de directives orales ou d’un guide imprimé, est de bien préparer un projet et de favoriser sa réussite.

Un brief doit revenir sur les besoins de l’entreprise à la source du projet, préciser le ou les des objectif(s) visé(s) et lister les actions à mener. On y retrouve généralement les informations suivantes :

• la définition du projet (nature du projet, contexte, enjeux) ;
• la stratégie à adopter (principaux axes de travail, équipes ou personnes mobilisées, moyens à disposition et/ou à mettre en œuvre) ;
• les contraintes à respecter (consignes, budget, délais) ;
• des éléments de suivi du projet (étapes de réalisation, résultats escomptés, analyse des retombées).

Bon à savoir : un brief contient de nombreux éléments présents dans une note de cadrage.   

Pourquoi faire un brief ? 

Le brief permet de communiquer des pistes de travail claires aux personnes qui seront en charge d’intervenir ou auxquelles va être confiée la réalisation de tout ou partie du projet. Rédiger un brief en amont présente donc de nombreux avantages quand des salariés sont amenés à travailler « en mode projet » et s’avère souvent indispensable :

Pour définir des objectifs précis et réalisables

La rédaction d’un brief permet au décideur, au commanditaire ou au responsable du projet de canaliser ses idées et de définir des objectifs de travail précis et réalisables aux personnes qui seront en charge de la réalisation concrète des opérations.

Le rédacteur du brief identifie les besoins auxquels le projet doit répondre, et réfléchit aux modalités de travail possibles. Parfois, cette étape permet de réaliser que les objectifs ne sont pas cohérents, ou trop vagues, et il convient alors de les revoir ou de les préciser.

Les personnes en charge du projet, grâce au brief, sauront comment travailler. Le brief sert de cadre et minimise le risque d’éparpillement ou d’égarements.

Pour favoriser le bon déroulement du projet

Le brief permet de vérifier que le projet est réalisable en anticipant les éventuelles questions et problèmes susceptibles de se présenter. Il organise les différentes étapes de réalisation, ce qui permettra aux responsables de suivre plus aisément l’avancement des travaux et aux acteurs opérationnels de s’organiser correctement.

Ainsi, le brief facilite grandement la relation entre les décisionnaires et les exécutants du projet qui disposent d’une ligne de conduite commune à laquelle se référer.

Quels sont les inconvénients du brief ?

Le brief demande du temps, une prise de recul, et il n’est pas toujours aisé de le réaliser correctement. Prévoir un brief en amont d’un projet ne comporte pas réellement d’inconvénients. Mais, quelques précautions méritent d’être prises pour rédiger un bon brief : 

• Éviter le brief trop directif : un bon brief doit développer les points essentiels à considérer, mais il ne doit pas tout préciser, au risque de freiner la créativité de la ou des personnes en charge d’accomplir le projet. Laisser une part de réflexion personnelle au prestataire ou aux salariés peut permettre d’enrichir le projet et un brief trop strict ou trop détaillé risquerait de les enfermer dans un cadre trop rigide.
• Accepter de ne pas tout prévoir : tout ne peut pas toujours être réfléchi en amont, et un brief doit parfois rester vague ou devoir être adapté au contexte pratique en cours de route. Si le brief limite le risque de surprises en cours de projet, il ne saurait constituer une garantie à 100 % de son bon déroulement. 

En effet, lorsqu’un brief a été mal conçu, trop rapidement, ou qu’il entre trop profondément dans les détails, il peut s’avérer difficile à suivre, voire induire les intervenants en erreur. Pour faire un bon brief, le responsable d’un projet doit être en mesure d’identifier les éléments qu’il est essentiel de préciser et les distinguer de ceux qui pourront être étudiés en cours de route ou être laissés à la libre appréciation des personnes opérationnelles. 

Notre conseil : faites relire votre brief par d’autres personnes impliquées dans la gestion de votre projet et tenez compte de leur avis avant de finaliser et partager votre document.