Comment clore un entretien annuel ?

Mathilde Palfroy

Vous allez bientôt organiser les entretiens annuels avec les collabotateurs de votre équpe ? Et vous vous demandez comment les clore ? Initier la fin de l'échange présente un double avantage en tant que manager : vérifier que tous les points importants ont été abordés et discutés, mais également s'assurer que votre interlocuteur a bien tout compris. Dans cet article, nous vous proposons 5 exemples pour vous permettre de conclure efficacement vos entretiens individuels de fin d'année.
Comment clore un entretien annuel ?

Insister sur un point positif pour conclure un entretien annuel

« Pour conclure, je suis très satisfait que tu ais pu mener à terme ce projet et qu’il ait été une vraie réussite pour l’entreprise. Toutes mes félicitations, continue dans cette voie. »

L’entretien annuel, également appelé entretien individuel, est pratiqué dans la majorité des entreprises, car il permet de mesurer la performance des salariés, d’évaluer leurs résultats, et de leur fixer des objectifs de travail. Une fois tous ces aspects abordés, la conclusion est à l'initiative du manager. Vous devez annoncer au salarié que l’entretien va prendre fin, et trouver comment conclure efficacement et poliment. Si différentes manières peuvent permettre d’amorcer la fin de la conversation, veillez à ce que l’échange s’achève sur une note positive, surtout si des problèmes ont été soulevés.

Pour clore l’entretien annuel sur une note positive, vous pouvez par exemple :

  • revenir sur les bonnes performances de l’année du salarié ou de l’entreprise ;
  • rappeler les points positifs relevés concernant le travail ou les compétences du salarié ;
  • résumer les engagements pris pour l’année à venir ;
  • lui demander son avis concernant l’entretien et les objectifs définis ensemble ;
  • placer quelques conseils concrets et rassurer le salarié sur sa capacité à facilement mettre en œuvre ce qui a été prévu.

Notre conseil : ce qui compte, lorsque des critiques ont été émises, c’est que le salarié ne reparte pas froissé ou contrarié, mais reboosté pour la période professionnelle à venir. Pour cela, lorsque vous savez que vous aurez des remarques à établir, aidez votre salarié à préparer l’entretien annuel en amont, afin que celui-ci commence à s’autoévaluer et à prendre du recul sur son travail et ses résultats. Il se sentira plus détendu le jour J.

Proposer au collaborateur de résumer l’échange pour clore l’entretien

« Maintenant que nous avons fait le tour/évoqué cela, si on essayait de résumer ? »

Lorsque vous sentez qu’il est temps de mettre fin à l’entretien annuel, vous pouvez proposer au salarié de résumer avec vous ce qui a été dit et décidé durant votre discussion. Cette fin d’entrevue est intéressante, car vous pourrez vous assurer que votre message est bien passé, et avoir également un aperçu de son ressenti personnel.

Laissez d’abord le salarié s’exprimer, et complétez ou reformulez ses propos en adoptant la pratique de l’écoute active. Même si l’entretien a permis de conforter le salarié dans son travail, la conclusion ne compte pas pour du beurre : votre collègue doit ressentir que vous prenez en compte ses capacités, avec de nouveaux objectifs à la hauteur de ses attentes professionnelles. C’est ainsi que vous garderez des collaborateurs épanouis et motivés.

Ouvrir la discussion en guise de conclusion de l’entretien annuel

« Au-delà des aspects évoqués ensemble durant l’entretien annuel, est-ce que tu verrais autre chose à voir ? »

Une autre possibilité pour mettre fin à l’entretien consiste à ouvrir la discussion au-delà du cadre prévu ou du modèle d’entretien individuel réalisé. C’est une solution judicieuse lorsque l’entretien s’est avéré un peu difficile ou déstabilisant pour la personne évaluée, mais également lorsque tout se passe bien, pour créer un moment d’échange moins formel.

Proposer au salarié de s’exprimer lui laisse la possibilité de soulever un problème qui ne l’aurait pas été, de partager son ressenti, de poser d’autres questions ou de formuler une demande.

Ce mode de conclusion peut permettre de minimiser le risque que le salarié vous quitte sans avoir osé exprimer ou demander quelque chose. Si ses résultats sont bons, vous pouvez vous attendre à ce que ce dernier profite de votre perche pour aborder le sujet d’une éventuelle prime ou promotion que vous n’auriez pas proposée. Anticipez, et réfléchissez à ce que vous allez lui répondre !

Proposer un entretien de mi-parcours

« Nous pourrions fixer un point d'étape en cours d'année, qu'en penses-tu ? »

Avant le prochain entretien l’année suivante, vous pouvez proposer à votre collaborateur un rendez-vous d’étape ou de mi-parcours. Il peut être prévu 3, 6, 9 mois plus tard… Vous pouvez proposer de fixer une date dès à présent. Ou demander à votre interlocuteur à quel moment il lui semble approprié de refaire le point avec vous.

En suggérant simplement de se revoir à une prochaine échéance, vous pouvez en effet mettre poliment fin à l’échange, mais aussi, selon le ton utilisé et les circonstances, vous montrer sécurisant. Le collaborateur peut se sentir rassuré de faire le point avec vous si ses résultats sont mitigés et que vous le sentez en perte de confiance. Dans cette dernière hypothèse, n’hésitez pas à afficher votre disponibilité, en proposant par exemple à votre collaborateur de venir vous trouver s’il rencontre une difficulté, ou s’il ressent le besoin de faire le point avec vous avant la date prévue.

À noter : le rendez-vous de mi-parcours est idéal pour vérifier que vous avez fixé des objectifs atteignables et/ou réadapter ceux-ci aux circonstances concrètes si cela s’avère nécessaire.

Réaliser une synthèse des points abordés en conclusion de l’entretien annuel

« Nous arrivons au terme de notre échange, je te propose de t’envoyer par email une synthèse des principaux points que nous avons abordé ensemble au cours de cet entretien annuel. Je te propose de la lire à tête reposée et de me la retourner signée si tu es d’accord avec. N’hésite pas également à me faire des propositions d’ajout ou de modification si tu le souhaites. »

Si vous préférez aborder la conclusion de l’entretien de façon plus protocolaire, et/ou pour bien cadrer les objectifs de vos échanges, vous pouvez clore l’entretien annuel en réalisant seul, ou avec votre collaborateur, le compte-rendu écrit de votre échange.

Une synthèse est établie en deux exemplaires. En général, le manager s’en charge seul et remet un exemplaire au salarié. Vous proposez à votre interlocuteur de faire des modifications s’il le souhaite. Lorsque le document convient, n’hésitez pas à lui proposer d’apposer sa signature pour formaliser le document.

Comme dans le cadre d’un échange oral, cette façon de conclure vous permet de vous assurer que le salarié a bien compris son évaluation, les éventuelles remarques, et les nouveaux objectifs ou priorités qu’il doit donner à son travail.

Notre conseil : dans le contexte épidémique actuel lié au Covid-19, et dans l’objectif de limiter les contacts physiques, il se peut que vous ayez à mener un entretien annuel digital. En ce cas, réfléchissez bien en amont à vos outils et grilles d’évaluations pour administrer facilement les résultats et rédiger votre document de synthèse. Votre salarié et vous serez chacun derrière un ordinateur, sans pouvoir manipuler ensemble des documents imprimés…

Mathilde Palfroy
Mathilde Palfroy

Éditrice et rédactrice juridique, Mathilde Palfroy s’intéresse à tous les sujets pratiques du quotidien. Elle rédige pour Cadremploi des articles sur des thématiques liées à l’emploi et à la carrière. En plus de ses collaborations avec différents éditeurs spécialisés, elle assure également le suivi d’ouvrages de littérature générale aux éditions de la Rémanence dont elle est la fondatrice.

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