Comment créer une routine de travail efficace ?

La routine du planning mensuel, hebdomadaire et quotidien

L’instauration d’une routine démarre avec la capacité à piloter sa propre activité.

Définissez l’ensemble des responsabilités qui vous incombent, établissez la liste de vos missions. Complétez ces informations avec les délais, niveaux de récurrence et durées requises pour leur réalisation. Vous obtiendrez ainsi l’ensemble des éléments à caler dans votre planning mensuel. À partir de là, vous pourrez organiser votre planning hebdomadaire et quotidien.  

Prévoir des plages de travail pour une routine efficace

Pour organiser votre emploi du temps quotidien, basez-vous sur des plages horaires : de 30 minutes, 1 heure ou 2 heures par exemple. Positionnez les typologies d’activité sur ces plages horaires.

Par exemple : élaboration de la stratégie commerciale du produit X / travail individuel nécessitant deux créneaux de 2 heures. Ou réunion d’équipe / 1h.

Notre conseil : quand vous prévoyez des activités nécessitant réflexion et concentration, prévenez vos collaborateurs de façon à ne pas être dérangé.  

Organiser votre journée de travail la veille

Si vous arrivez au bureau le matin sans connaître votre objectif et vos priorités de la journée, il y a de fortes chances pour que vous papillonniez d’une tâche à l’autre.

Au contraire, si votre to-do list a été pré-établie, votre journée sera structurée. L’élaboration de l’emploi du temps de la journée suivante vous permet ainsi d’être efficace dès votre arrivée.  

Prioriser pour une routine de travail efficace

Votre to-do list en main, vous devez définir l’ordre de priorité de chacune de vos missions. La tendance naturelle est de démarrer la journée avec les tâches les plus simples - répondre à ses mails par exemple. C’est justement le contraire qu’il convient de faire : commencer par le travail le plus difficile, le plus important et qui requiert le plus de concentration. Cela réduira considérablement votre niveau de stress : une fois cette mission remplie, vous aurez l’esprit libéré et pourrez consacrer le reste de votre journée à des tâches secondaires.  

Découvrez la Matrice Eisenhower pour prioriser efficacement ses tâches et gagner en productivité.

Respecter votre rythme biologique pour créer une routine de travail efficace

En plus de réduire votre stress, la réalisation des missions difficiles en début de journée relève d’un bon-sens biologique. En effet, les deux heures qui suivent le réveil correspondent au moment de la journée où la concentration est maximale. Plutôt que de la gâcher en épluchant vos mails, mettez ce niveau de concentration à profit.  

Prévoir des pauses dans votre routine de travail

Biologiquement, notre capacité de concentration maximale est de 90 minutes - cette durée pouvant légèrement varier d’une personne à l’autre. Alors pour booster votre efficacité, prévoyez des pauses de 5 à 10 mn dans votre routine de travail. 

Démarrer votre journée plus tôt : la routine des entrepreneurs à succès

Si vous voulez bénéficier d’un moment de calme et de solitude pour abattre le gros du travail dès votre arrivée au bureau, évitez l’heure de pointe des arrivées. En effet, difficile de refuser un café ou de ne pas saluer les collaborateurs qui arrivent en même temps que vous sur les coups de 9 heures.

En décalant vos horaires de travail d’une heure par exemple, vous gagnerez au final bien plus qu’une heure de travail ! Preuve de l’efficacité de cette routine : le nombre d’entrepreneurs faisant sonner leur réveil à 5 heures chaque matin.  

Adopter une Morning Routine

Nombreux sont les adeptes de la routine matinale d’avant travail, autrement connue sous le nom de Morning Routine. Le principe : se lever (plus) tôt pour commencer la journée par des activités ressourçantes. En disposant d’une heure supplémentaire avant de partir au travail, vous pouvez méditer, courir ou lire, en plus de prendre le temps d’un bon petit déjeuner. Cette Morning Routine, qui booste l’efficacité au travail, est complémentaire de la routine de travail.  

Définir la récurrence et les délais pour chaque tâche

Certaines tâches se répètent d’une journée à l’autre, ou de façon hebdomadaire. Pour ne pas leur consacrer plus de temps que nécessaire, planifiez ces tâches dans votre emploi du temps, et définissez la durée maximale que vous souhaitez leur accorder.

Par exemple : réunion d’équipe chaque lundi de 11h00 à 11h30 et point projet individuel chaque jour de 17 à 18h.  

Routine de travail : tout travail commencé doit être terminé

Évitez de reporter un travail qui n’est pas terminé. Deux solutions : soit vous avez mal estimé le temps requis, auquel cas vous devrez ajuster les fois suivantes. Soit vous y mettez trop de temps dans un souci de perfectionnisme.

Quoi qu’il en soit, finissez le travail initié, quitte à ce qu’il ne soit pas parfait. Cela évitera de devoir reporter à une date ultérieure la finalisation du projet, et de perdre du temps à vous y replonger.  

Éviter le multitâche pour créer une routine efficace

Pour une routine de travail efficace, prévoyez du temps pour chaque tâche et évitez le télescopage des activités. À tout vouloir faire en même temps, on s’éparpille, on s’épuise et on perd le sens des priorités. La routine de travail repose au contraire sur une gestion rationnelle et méthodique de vos différentes activités.

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Des créneaux dédiés à la gestion des mails et chats

Qu’il est aisé de passer une journée entière à guetter les messages et y répondre. En attendant, vous n’avancez pas sur vos dossiers et vous vous contentez de gérer le petit quotidien. Ce qui n’est probablement pas ce que votre manager attend de vous.

Pour adopter une routine de travail efficace, maîtrisez le temps consacré aux mails et messages instantanés en définissant les créneaux sur lesquels vous vous rendez disponible et joignable. Essayez de limiter la consultation de vos mails (3 fois par jour par exemple). Désactivez les alertes et notifications si vous avez besoin d’un moment de concentration absolue. Bref, apprenez à faire votre détox digitale professionnelle.  

La bonne routine de fin de journée au travail

En fin de journée, validez les tâches réalisées, reprogrammez celles que vous n’auriez pas eu le temps de traiter et actualisez votre planning du lendemain.

Pour être d’attaque dès votre arrivée au bureau le lendemain matin, faites place nette : jetez les vieux papiers, débarrassez vos tasses et verres sales, archivez les dossiers traités. Vous pouvez vous inspirer de la méthode japonaise des 5S pour créer un environnement de travail optimal.  

Laisser des créneaux vacants dans votre emploi du temps

Pour prendre du recul, développer votre pensée créative, gérer les imprévus, imaginer l’avenir et faire de la veille concurrentielle, ne surchargez pas votre planning. Votre routine de travail doit aussi inclure des moments non productifs, mais qui optimiseront au final votre performance et votre efficacité au travail.  

À intégrer dans votre routine de travail : bilans et KPIs

Bilans et KPIs ne sont pas réservés à la gestion de projet. Vous pouvez les appliquer à votre propre travail pour évaluer vos résultats et trouver des points d’optimisation. Ainsi, définissez les indicateurs permettant de mesurer l’atteinte de vos objectifs et intégrez la réalisation de bilans dans votre routine.