Comment faire un benchmark ?

Les différentes étapes pour faire un benchmark

 Maintenant que vous maîtrisez la définition du benchmark sur le bout des doigts, il vous faut maintenant le réussir. Pour ce faire, il existe une méthodologie de travail inratable, en 4 étapes. 

1re étape de benchmarking : la planification

Pour faire un benchmark, il vous faut tout d’abord identifier votre besoin. Par exemple,

• S’agit-il d’optimiser le fonctionnement d’un département de l’entreprise ?
• De mettre en place un nouveau service ?
• De lancer un nouveau produit ?
• De vous améliorer sur l’existant ?

Par exemple : connaître les facteurs-clés de réussite dans le cadre du lancement d’une nouvelle gamme de confitures.

Définissez ensuite le profil des structures que vous voulez étudier.

Par exemple : si vous êtes sur un marché local, vous aurez à vous focaliser sur les producteurs locaux. Si vous vous positionnez au national et souhaitez être distribué en grande surface, vous ne couperez pas à l’analyse des gros acteurs de l’industrie agro-alimentaire.  

Identifiez 4 à 5 acteurs de référence sur ce marché. Vous opérerez alors un premier travail de sélection : important, dans le sens où une analyse de 20 structures est souvent difficile à mener. Au-delà de l’analyse, il faut également pouvoir tirer des conclusions applicables à l’entreprise.  

Enfin, établissez une grille d’analyse : pour recueillir les informations pertinentes par rapport à vos besoins et disposer d’éléments de comparaison des différentes pratiques selon les structures.  

Ainsi, votre benchmark sera bien structuré, plus facile à réaliser et vous permettra de récolter des résultats plus facilement exploitables.  

2e étape de benchmarking : l’analyse 

Critère par critère, structure par structure, pour faire votre benchmark, vous devrez recueillir les informations, les consigner et les analyser.

Cette étape requiert une bonne organisation de travail pour la recherche, une capacité à bien structurer les contenus et à les analyser (via l’interprétation de chiffres par exemple).  

3e étape de benchmarking : l’intégration et la synthèse

Pour faire votre benchmark, vous passerez nécessairement par une phase d’intégration. L’objectif est de compiler les résultats de l’analyse de façon synthétique.

SWOT des concurrents, synthèse des bonnes pratiques, tableau concurrentiel qui positionne les acteurs en fonction des critères sélectionnés.

La phase d’intégration a pour objectif de synthétiser pour pouvoir mieux restituer et communiquer les résultats. En effet, votre benchmark n’aura d’intérêt que s’il est connu de l’ensemble de l’équipe.  

4e étape de benchmarking : le plan action

Soyez pragmatique : après la phase d’étude, élaborez rapidement un plan d’action pour tirer les enseignements et bénéfices de votre benchmark.

Quelles sont les actions nécessaires pour réviser le management Top-Down de l’entreprise ? Quels sont les aménagements requis pour optimiser l’expérience client en magasin ou le SAV de l’entreprise ? Quelles sont les pistes de travail pour optimiser la gestion des stocks ?  

Pour être efficace, votre plan d’action doit définir des objectifs, des deadlines et des KPIs. À vous ensuite de le piloter pour l’ajuster si nécessaire et valider l’atteinte des objectifs.  

En appliquant cette méthodologie bien huilée, c’est peut-être votre entreprise qui sera prise comme modèle de référence pour les futurs benchmarks de votre secteur.  

Quels outils utiliser pour faire un benchmark ?

Pour réaliser un benchmark, plusieurs outils s’offrent à vous : le traditionnel tableau Excel ou des outils en ligne spécifiquement dédiés. 

Faire un benchmark sur Excel

Plusieurs options sont possibles.

Vous pouvez par exemple choisir de dédier une feuille à un concurrent, sur laquelle vous passerez au crible tous les critères d’analyse retenus. Votre document Excel comprendra alors autant d’onglets que de concurrents.

Ou au contraire opter pour une approche par critères. Dans ce cas, chaque feuille met en regard les pratiques concurrentes sur un critère donné, avec une colonne par concurrent, et une ligne par point d’analyse.

Par exemple : si vous réalisez un benchmark digital, vous pouvez consacrer la 1re feuille à la structuration des contenus, la 2e aux fonctionnalités, la 3e aux médias et la 4e à la ligne éditoriale.  

L’avantage : simple et gratuit, il permet d’effectuer des pondérations et des rendus graphiques.  

L’inconvénient : convient moins à des benchmarks visuels ou éditoriaux qui nécessitent l’intégration de saisies d’écran.  

Faire un benchmark en ligne

Puisque tout peut être benchmarké - des performances de vos ordinateurs aux stratégies réseaux sociaux -, le benchmarking est devenu une pratique courante bien au-delà des départements marketing. D’où la multiplication des outils en ligne pour en faciliter la réalisation.  

Gratuits ou payants, les templates permettant de réaliser un benchmark en ligne intègrent divers outils tels que les grilles de notation, le tri par catégories et la pondération des critères. La génération de graphiques et de modèles de présentation sont des fonctionnalités utiles pour synthétiser l’information et visualiser les données. Elles permettent notamment de générer des présentations CODIR claires et structurées. 

L’avantage : pas de perte de temps à la formalisation des résultats, tout est généré automatiquement.  

L’inconvénient : le besoin de benchmarker les outils de benchmark en ligne au préalable pour choisir celui qui vous convient le mieux !