Comment manager une équipe projet ?

Connaître les spécificités d’une équipe projet pour bien la manager

Contrairement à une équipe traditionnelle qui apprend à travailler ensemble au fil du temps, une équipe projet réunit des collaborateurs d’horizons variés, pour une durée limitée.

Caractérisée par sa dimension transversale, une équipe projet peut être constituée de personnes géographiquement éloignées qui ne se connaissent pas. Sa raison d’être : répondre aux besoins d’un projet spécifique en réunissant des compétences précises et complémentaires.

Votre challenge pour manager une équipe projet :

• Si vous devez constituer l’équipe projet, votre défi sera d’identifier des compétences complémentaires pour constituer votre équipe de choc, et de vous assurer de la possible adéquation entre les différents collaborateurs. La collaboration et l’esprit d’équipe seront en effet essentiels pour la réussite du projet.
• Si vous récupérez une équipe déjà constituée, votre défi sera de savoir insuffler un esprit d’équipe en très peu de temps. Le fonctionnement en mode projet étant souvent régi par des contraintes de timing, il est important de trouver rapidement une vitesse de croisière pour cette équipe nouvellement constituée. D’où la nécessité d’identifier clairement les compétences et personnalités présentes au sein de l’équipe. La méthode DISC peut dans ce cas être d’une aide précieuse.

En terme de Soft Skills, manager une équipe projet nécessite donc d’excellentes capacités de communication, d’écoute, d’adaptabilité, un esprit synthétique et une certaine dose de leadership.

Comment initier le travail avec une équipe projet ?

Apprendre à se connaître est la première étape qui permet à des personnes de bien travailler ensemble. En tant que manager, vous devrez faire l’effort de connaître individuellement chaque membre de l’équipe projet.
C'est au manager de l'équipe projet de favoriser l’échange et l’esprit d’équipe. Une rencontre physique, une réunion de démarrage de projet ou une demi-journée de Team Building peuvent permettre de lever des barrières et d’instaurer les bases d’une future relation de travail.

Confiance, motivation et implication sont en effet clés dans la réussite d’un projet.

Cadrer le projet est la deuxième étape. Qui dit équipe projet dit souvent objectifs, deadlines, budget. En tant que manager, il est de votre responsabilité de définir l’ensemble de ces éléments et de les communiquer clairement aux collaborateurs de l’équipe projet.
Leur donner la vision d’ensemble du projet est un moyen efficace de les impliquer et de les motiver.

• Fixez des objectifs SMART : réalistes, mesurables et définis dans le temps.
• Etablissez des étapes de travail intermédiaires : réunions de lancement, de brainstorming, de débrief, point projet intermédiaire…
• Rappelez les deadlines et autres contraintes (budget, moyens alloués…). L’idéal : partager le cahier des charges du projet, document de référence durant toute la durée du projet pour l’ensemble de l'équipe.
• Mettez en place les indicateurs de suivi permettant de valider le bon déroulé du projet : les KPIs doivent être connus et consultables par les personnes de l’équipe projet.

Manager une équipe projet c'est définir le rôle de chacun
Qui est en charge de quoi ? Quels sont les objectifs assignés à chaque collaborateur ? Comment les membres de l’équipe doivent-ils interagir dans leur travail ?
Pour fonctionner efficacement, chaque collaborateur de l’équipe projet doit savoir où aller, et dans quel objectif. Il doit également pouvoir accéder à l’ensemble des outils lui permettant de bien travailler. Les outils collaboratifs (gestion de projet, to-do lists, plannings partagés) sont incontournables pour un travail en mode projet, plus spécifiquement si l’équipe projet travaille à distance.

Comment animer et manager une équipe projet ?

Veiller à l'avancement du projet

Un projet comporte différentes phases durant lesquelles votre intervention de manager est cruciale : à l’étape de lancement qui nécessite structuration et organisation, succède l’étape opérationnelle. Une fois dans le vif du sujet, le manager de l’équipe projet doit vérifier l’état d’avancement du projet : deadlines respectées, KPIs intermédiaires atteints, prochaines étapes bien identifiées. Pour cela, les outils de suivi partagés permettent de disposer d’un même niveau d’information au sein de l’équipe projet. Les réunions (collectives, en petits groupes et individuelles) et les rencontres informelles permettent de valider l’évolution du projet, mais aussi de prendre le pouls de l’équipe projet. Ces échanges peuvent en effet mettre en lumière des blocages, difficultés ou tensions relationnelles : autant de petits obstacles à identifier rapidement pour favoriser un déroulé de projet fluide.

Motiver l'équipe projet

Animer une équipe projet, c’est aussi savoir remotiver les troupes dans les périodes de creux. Retards sur le planning, difficultés techniques ou obligation de fonctionner en effectif restreint peuvent affecter le moral de l'équipe.

Un manager doit alors savoir redonner des perspectives, féliciter pour le travail déjà accompli et remettre l’équipe projet en ordre de marche. Des rituels pour décompresser (les croissants du vendredi matin par exemple), un coaching personnalisé ou un dîner au restaurant figurent au rang des solutions qui permettent de relancer la motivation d’une équipe ou d’un collaborateur.

Communiquer sur les résultats

Autre élément déterminant pour réussir à manager une équipe projet : le feed-back. Savoir féliciter pour les bons résultats, identifier les points d’amélioration, valoriser les best-practices et reconnaître les efforts fournis, inscrit le travail de l’équipe projet dans un process d’amélioration continue. L’intention n’étant pas de pointer les erreurs, mais au contraire d’accompagner l’équipe avec bienveillance dans une progression collective.

Assumer les responsabilités

Enfin, savoir manager une équipe projet, c’est également assumer la responsabilité d’éventuels erreurs, retards ou dysfonctionnements. Le manager de l’équipe projet doit faire écran avec le N+1 pour garantir le meilleur contexte de travail possible à son équipe. Evitez de relayer un fort niveau de stress ou de pression (même si vous le subissez) pour permettre à l’équipe projet d’avancer dans des conditions de travail optimales.