Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Se fixer sur les raisons du déménagement de l’entreprise

On ne déménage pas toute une entreprise, et les collaborateurs avec, uniquement sur un coup de tête. Les raisons doivent être mûrement réfléchies et argumentées. Comprendre les choix du déménagement permettent de mieux l’appréhender dans son ensemble, de cibler les bons locaux et de le verbaliser de façon claire et précise aux salariés de la société.  

Choisir de nouveaux locaux avant tout déménagement d’entreprise

Cela va s’en dire, mais avant d’annoncer un déménagement d’entreprise, il est impératif d’avoir choisi en amont les futurs locaux. Il est plus constructif d’annoncer aux collaborateurs que l’entreprise va déménager dans un endroit précis plutôt que d’entretenir le flou autour de la nouvelle adresse. Ils pourront comme cela se projeter et par exemple avoir une idée plus précise du nouveau trajet pour s’y rendre.

Faites une liste de tout ce dont vous avez besoin. Taille des locaux, nombre de bureaux, localisation, et bien sûr budget : ne laissez rien au hasard.

Vous pouvez passer par une agence spécialisée pour votre déménagement professionnel, vous renseigner autour de vous (faire appel à votre réseau professionnel par exemple), ou faire des recherches sur Internet.

Sélectionnez 3 ou 4 adresses possibles et visitez-les avant de vous décider.  

Fixer une date pour le déménagement d’entreprise

Il est très important d’avoir une date de prévue pour le déménagement, ou du moins un trimestre en vue dans l’année. Elle permet de se fixer un rétro-planning et tous les événements qui le jalonneront jusqu’à la date butoir.

Prévoyez idéalement le déménagement de votre entreprise un week-end pour ne pas que l’activité soit impactée. Ou si vous n’avez pas d’autres choix que de le faire en semaine (en raison de la taille de l’entreprise à déménager par exemple), vous pouvez organiser une semaine de télétravail pour l’ensemble des collaborateurs.

Pensez à vous renseigner auprès de la mairie pour savoir si des événements pourraient perturber la circulation ce jour-là.

Notre conseil : prévoyez une marge de quelques jours. Il serait dangereux de rendre vos anciens locaux le vendredi 11 et de prendre les nouveaux le samedi 12.  

Définir un rétro-planning

Définir un rétro-planning, c’est le meilleur moyen de ne rien oublier : partez de la date du déménagement d’entreprise et remontez le temps en notant les différentes étapes clés : 

• J+15 : inauguration.
• Jour-J : nettoyage des anciens bureaux.
• J-7 : distribution des cartons et des étiquettes. Communication du plan des nouveaux locaux.
• J-15 : sauvegarde des données informatiques.
• J-20 : demander le transfert des lignes de téléphone et d’Internet.
• J-30 : organiser des visites sur le nouveau site pour permettre aux salariés de mieux appréhender les nouveaux bureaux.
• J-60 : faire effectuer les éventuels travaux.
• J-90 : communiquer en interne et récolter les éventuels souhaits pour les nouveaux locaux (salle de repos, cantine, salle de sport, local vélo…).
• J-180 : poser le préavis.  

Informer les collaborateurs du changement de bureaux

Tout le monde doit savoir à quoi s’attendre et connaître les raisons du déménagement d’entreprise. La transparence est de mise dans cet exercice délicat. Les collaborateurs de l’entreprise ne doivent pas être pris au dépourvu et chacun doit avoir le temps de préparer ce transfert et de l’organiser. Pour certains salariés, l’annonce d’un déménagement de l’entreprise peut représenter un véritable choc psychologique s’il bouleverse les habitudes du quotidien. Notamment, si le temps de trajet domicile - travail se trouve rallongé.

Pour renseigner au mieux ceux qui auraient des questions ou des inquiétudes, vous pouvez par exemple désigner un responsable du déménagement, par service ou par équipe. Vous pouvez aussi impliquer vos salariés en leur demandant leur avis sur l’aménagement des nouveaux locaux.  

Bon à savoir : si vous déménagez dans le même secteur géographique, les salariés n’ont pas à donner leur accord. En-dehors, si le contrat de travail prévoit une clause de mobilité, l’accord du salarié n’est pas nécessaire non plus. S’il refuse de suivre l’entreprise, il peut être licencié pour motif personnel. Si, en revanche, le contrat ne prévoit pas de clause de mobilité, l’accord du salarié est obligatoire. En cas de refus, il bénéficie d’une procédure de licenciement pour motif économique.  

Respecter le préavis de départ

Prévenez votre bailleur de votre intention de quitter les locaux par lettre recommandée avec accusé réception.

Un bail commercial impose généralement un préavis de six mois, mais il peut exister des particularités en fonction des contrats.

Cette étape est irréversible, la décision de déménager doit donc être clairement actée. 

Prévoir du nouveau mobilier pour un déménagement d’entreprise réussi

Le déménagement est l’occasion idéal de remeubler les locaux et de revoir la décoration de l’entreprise. Pour le bien-être des collaborateurs, vous pouvez acquérir du mobilier de bureau ergonomique : chaises spéciales, boules de yoga, bureaux qui montent et qui descendent…

Vous pouvez aussi faire appel à un architecte d’intérieur pour optimiser au mieux l’espace. 

Comparer les sociétés de déménagement

Si vous êtes une petite entreprise, moins d’une vingtaine de personnes, vous pouvez vous organiser pour déménager vous-même en louant des véhicules adaptés. Au-delà, il est conseillé de faire appel à des professionnels.

Ne vous précipitez pas sur l’offre la moins chère ! Étudiez bien les options proposées, notamment les assurances et les prestations comprises. 

Communiquer sur la nouvelle adresse de l’entreprise

Lorsque votre entreprise déménage, il est fondamental de communiquer l’adresse des nouveaux locaux à toute une liste de personnes.

En premier lieu, les clients de l’entreprise, prestataires, partenaires, prospects… Le déménagement ne doit pas entraîner une baisse de la productivité.

En second lieu, il faut communiquer auprès de différents services : URSSAF, sécurité sociale, EDF, opérateurs téléphoniques… Dressez une liste exhaustive pour être sûr de ne pas en oublier.

Enfin, vous pouvez demander à La Poste de faire suivre votre courrier à votre nouvelle adresse pendant un ou deux ans.

À noter : cartes de visite, documents officiels, brochures… Tout doit être mis à jour. Pensez au virtuel ! L’adresse doit être remplacée sur votre site internet, dans les signatures de mails et sur toutes les pages où elle apparaît. 

Profiter du déménagement pour faire du tri

Avec les années qui passent, les salariés de l’entreprise ont dû stocker un grand nombre de documents ou objets désormais inutiles. C’est l’occasion de jeter tout ce qui s’accumule depuis plusieurs années et qui prend la poussière. Bien sûr, assurez-vous bien qu’ils ne servent plus à l’activité et d’en avoir des copies digitales !

Et pour ce que vous gardez, étiquetez afin de faciliter l’emménagement.

À noter : si vous vous débarrassez de meubles encore en bon état, ne les jetez pas : vous pouvez les proposer à vos salariés, les vendre, ou les donner à des associations. 

Nettoyer les anciens locaux

Une fois le déménagement de l’entreprise réalisé, l’idéal est de faire appel à une société spécialisée dans le nettoyage afin de rendre vos locaux dans le meilleur état possible. 

Vous pouvez procéder en deux étapes : un premier nettoyage deux ou trois semaines avant le déménagement et un second plus en profondeur une fois que vous êtes parti. 

Organiser une soirée d’inauguration dans les nouveaux locaux de la société

Pour partir du bon pied à votre nouvelle adresse, rien de tel qu’une petite fête, ou une demi-journée de team building.

Pourquoi ne pas proposer à vos clients de participer ? Notamment, si la raison de votre déménagement est un agrandissement, ils seront ravis de vous voir aussi prospère dans des bureaux flambant neufs.