1. Ne pas créer l’urgence soi-même
« Il faut distinguer deux types d’urgences : celles inhérentes au métier et celles liées à l’humain », pose la coach Bérangère Touchemann. Dans le premier cas, il peut s’agir d’un appel d’offre qui vous arrive d’un client au dernier moment et qui nécessite d’y consacrer un temps non prévu dans votre planning initial. Dans le second cas, il s’agit de l’urgence subie, « celle provoquée par les procrastinateurs, qui ne peuvent pas s’empêcher de remettre au lendemain ce qu’ils pourraient faire le jour même et qui se retrouvent fatalement dans des situations de rush », constate Yasmina Hardi, consultante au cabinet HaY Coaching. C’est cette somme de travail accumulée faute de rigueur qu’il faut faire en sorte de supprimer pour ne pas rajouter de l’urgence à l’urgence.
2. Distinguer les vraies urgences des fausses
Pour organiser au mieux son temps de travail, Bérangère Touchemann recommande un outil : « La matrice d’Eisenhower. Elle consiste à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. » Elle se présente sous la forme d’un tableau à double entrée : le degré d’urgence sur l’axe horizontale, le degré d’importance sur l’axe vertical. « La priorité étant bien sûr de traiter les tâches se trouvant dans la partie urgente et importante », explique la coach. Par exemple finaliser un rapport que vous aviez promis de rendre à l’heure à votre DRH. Pour les tâches urgentes mais moins importantes, vous pouvez envisager de les déléguer efficacement, tandis que les tâches importantes mais pas urgentes peuvent être planifiées.
3. Ne pas céder à la panique
« Quand vous avez à traiter une situation d’urgence, il ne faut pas vous précipiter dans l’action mais vous centrer sur le sujet », estime Yasmina Hardi, qui recommande de « s’abstraire de son environnement de travail : refuser les visites impromptues, demander au secrétariat d’intercepter les coups de fil… » En clair : s’isoler pour mieux se concentrer et garder son sang-froid.
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4. Conserver sa position de leader
Un manager est amené à assumer les urgences, constate aussi Bérangère Touchemann. « Avec ses équipes, il est en position du parent avec ses enfants : s’il a peur, ces derniers le ressentiront et vont paniquer. Il doit au contraire susciter la confiance, être un guide rassurant qu’on suit. » Exemple : s’il vous reste deux jours pour terminer une mission, vous devez être l’inspirateur de votre équipe, celui qui va les motiver plutôt que les stresser encore plus, trouver le bon ton pour leur permettre de se surpasser sans les déstabiliser.
5. Gérer l’équation temps/exigence
Dernière recommandation signée Yasmina Hardi : « Lorsqu’on doit faire face à une urgence, il faut savoir mettre de côté son perfectionnisme. » C’est comme à l’école : mieux vaut rendre sa copie à l’heure, quitte à être passé un peu vite sur certains exercices, plutôt que de ne pas la rendre du tout. « Il est également important pour un cadre de savoir dire non au travail, estime la consultante. Ça fait partie des options possibles pour ne pas se trouver tout le temps avec un emploi du temps surchargé et accumuler les situations de rush. »
Après un Master obtenu à l’Institut d’études politiques de Rennes, Régis Delanoë s’est mis à son compte en tant que journaliste indépendant. Multitâche, il travaille depuis plus de dix ans dans le vaste domaine de la presse écrite et web. Enquêtes, reportages, interviews et veille de l’actualité : il s’est notamment spécialisé dans le secteur de l’emploi et de la formation, s’intéressant de très près aux nouvelles tendances et aux évolutions à venir en la matière.