Voici 5 outils qui vous permettront de travailler en mode projet.
Speachme
Voilà une utilisatrice satisfaite. « Grâce à ces capsules, on rafraîchit les savoirs », témoigne Nadine Coedel, responsable compétences management chez Airbus. Parmi les derniers-nés des logiciels collaboratifs sur le marché, Speachme est une plateforme de microlearning qui permet de capter les savoir-faire de n’importe quel salarié pour les transformer en "speachs", c’est-à-dire en tutoriels professionnels interactifs. « Cela vient en complément de la formation et permet de valoriser les personnes qui réalisent ces capsules, car il ne s’agit pas d’une équipe de communication inconnue, poursuit-elle. Elles sont faites par le terrain et cela nous invite à transmettre et à former autrement. » Concrètement, un opérateur sur l’A380 peut ainsi se faire filmer pour expliquer un geste technique à des collègues ou des sous-traitants. « C'est un outil qui permet une formation peer-to-peer, précise fondatrice Najette Fellache, fondatrice et utilisatrice de la plateforme. Cela permet de casser les schémas traditionnels de formation. On crée des tutoriels sous forme de textes ou de vidéos que tout le monde peut utiliser. Grâce à une fonction de captation de son écran d’ordinateur, on peut aussi expliquer par exemple comment marche un logiciel. Et chacun peut ensuite ajouter des commentaires écrits ou audio. C'est vraiment collaboratif. »
Slack
À la tête d’une équipe de 40 salariés, Najette Fellache cite volontiers Slack comme son modèle de logiciel indispensable de référence. Cette plate-forme de communication collaborative a en effet facilité son quotidien ainsi que beaucoup d’autres. « Chez nous, d’abord, c'est vraiment un moyen d'informer collectivement l’entreprise. Notre département marketing s'en sert pour poster les dernières infos sur son domaine d'activité par exemple. Mais c'est aussi un outil de communication one-to-one, quand on a un besoin particulier, en temps réel. » « C’est un outil plus puissant que l'email car transparent, confirme Benjamin Jarry, chef de projet engagé dans la promotion du territoire autour de la ville du Mans. Tout est échangé à la vue de tout le monde. J’ai créé un slack pour chacun des projets perso dans lesquels je m’implique. Ensuite viennent les channels, qui permettent de ne pas mélanger tous les sujets, et là encore de faire participer tout le monde. Plus besoin des longues listes de diffusion, ou de se poser la question de qui doit recevoir l’info : elle est disponible. » Parmi les avantages de ce logiciel, Erwann Pemptroad cite lui aussi la fonctionnalité en channels, l'aisance de partage de tout type d'infos et de documents grâce à l’intégration Google Docs, ou encore la possibilité d'usage en mobilité à partir d’un smartphone. « Slack me permet d'échanger et interagir, commente ce chef de produit logiciel chez Document Media System. Je peux ainsi donner des consignes aux trois pôles d’activité en temps réel, et diffuser facilement un message de façon partagée entre l'ensemble des membres d'une même équipe. »
Trello
Un peu plus ancien, Trello reste aussi prisé par les cadres. Lancé en 2011, cet outil de gestion de projet en ligne est fondé sur une organisation très visuelle de projets en planches, listant des cartes qui représentent des tâches à accomplir. Si les cartes sont assignées à un utilisateur, elles peuvent aussi varier d’un collaborateur à un autre. « C’est vraiment parfait pour partager et suivre les tâches, reconnaît Benjamin Jarry. Il s'adapte facilement à n'importe quel projet. Cet utilisateur salue une esthétique et une ergonomie soignées et des fonctionnalités gratuites satisfaisantes. « On peut voir rapidement les tâches à terminer au plus tôt, même si l'on fait partie de plusieurs tableaux. » « Trello me permet de gérer le projet d'édition en mode scrum, abonde Erwann Pemptroad. Une carte renvoie à une user-story qui se détaille et s'enrichit au fur et à mesure de son changement de statut, des prémices de l'idée, à la description fonctionnelle puis à la prise en charge par le développement, et ce jusqu'au merging dans le projet. »
Dropbox
Mais pas besoin de travailler dans le numérique pour que de nouveaux outils collaboratifs deviennent indispensables. Chasseur de têtes chez Elysée Consultants, Thibaud Chalmin ne jure que par Dropbox. Ce service de stockage et de partage des documents en cloud a complètement changé sa façon de travailler. « On stocke et on partage ainsi les CV de nos candidats dans nos fichiers, explique ce recruteur. On partage et on enrichit en temps réel nos tableaux Excel quand on chasse certains profils. Cela permet d’éviter les doublons et de stipuler, par exemple, si on a déjà eu tel candidat en ligne et comment il a réagi. » Sans compter que cette valeur sûre ne cesse de s’enrichir de nouvelles fonctionnalités collaboratives. De simple outil de stockage, Dropbox s’impose dans le travail en équipe grâce notamment, à des commentaires que l’on peut aujourd’hui ajouter à n’importe quel endroit d’un fichier par exemple.
Solid
Ultime exercice incontournable en entreprise : la prise de notes en réunion. Pour s’en sortir le mieux possible, Erwann Pemptroad cite ici Solid qui rend un exercice rébarbatif plus collaboratif. Outre le partage d’infos pratiques utiles comme l’heure et l’ordre du jour de la réunion à préparer, ce logiciel permet de partager les notes des participants. « Il est très optimisé pour structurer et rédiger en temps réel un compte-rendu, avec des notions de section, titre, sous-titre et texte, témoigne notre chef de projet. Il permet en outre de tagger un item de liste comme prise de décision ou comme action à réaliser avec affectation à une personne et une échéance. » Mais Erwann Pemptroad va encore plus loin en combinant plusieurs logiciels collaboratifs comme l'intégration de Solid avec Slack par exemple. « Je diffuse directement une version vers Slack, sur le channel auquel sont rattachés les collaborateurs concernés. Cela leur permet de pouvoir avoir facilement accès à leurs tâches et décision prises. »
Et vous, quel est l'outil qui a changé votre quotidien ? Dites-nous en commentaires.
