5 recettes pour une réunion efficace

Publié le 26 mai 2020 Mathilde Hardy

Manager, vous ne pourrez passer à côté de l’organisation de multiples réunions. L’épidémie de Coronavirus et la popularisation du télétravail ont créé un véritable boom des visioconférences. Que vos réunions soient physiques ou dorénavant virtuelles, elles doivent être efficaces. Aucun collaborateur n’a envie de passer du temps inutile. Découvrez dans cet article 5 recettes pour une réunion efficace.
Réunion efficace

Réunion efficace : suivre la méthodologie TOP

L’une des clés d’une réunion efficace réside dans l’acronyme suivant : TOP. Cette méthodologie s’adresse à l’organisateur de la réunion. Il s’agit pour lui de répondre à trois questions, avant de se lancer dans sa préparation (pour savoir comment préparer une réunion, notre article vous informe).

  • T : Thème : de quoi allons-nous parler pendant la réunion ? La réunion ne doit pas multiplier les thématiques pour être efficace. Dessiner un thème de réunion vous permettra également d’évaluer le temps nécessaire pour le traiter.
  • O : Objectif : quel est l’objectif de cette réunion ? Ce peut être trouver une solution à un problème, prendre une décision, informer, récolter des avis… Sans objectif clairement défini, votre réunion sera sans aucun doute contre-productive et inefficace.
  • P : Plan : dans quel ordre va-t-elle se dérouler ? Comment allez-vous articuler les différents sujets, qui va prendre la parole, comment le temps va-t-il être découpé. Bien ficelé, l’efficacité de votre meeting est garantie.

Pourquoi la méthode TOP est-elle synonyme d’efficacité ? Car en répondant à ces trois questions, la réunion dispose d’un cadre. Bien évidemment, pour lui permettre de déployer tout son intérêt, il serait contre-productif que ce dernier ne soit pas connu des collaborateurs. D’où l’intérêt de communiquer avant le jour J.

Fixer un ordre du jour pour garantir l’efficacité de la réunion

Il est fortement de faire parvenir un ordre du jour de la réunion, par mail. Le plus souvent dans le corps du mail contenant l’invitation à la réunion. Il reprend les différents points qui seront abordés le jour J. Communiqué aux participants en amont de la réunion, il leur permet de savoir de quoi on va parler. Car personne ne doit arriver le jour J en ignorant de quoi il retourne et les enjeux qui seront traités. Il en va de son efficacité. 

Pour être utile, l’ordre du jour doit comprendre :

  • Les trois réponses au TOP.
  • La liste des participants.
  • Le lieu de la réunion.
  • L’horaire de la réunion et sa durée.

Si des informations doivent être présentées ou communiquées le jour J, il est également nécessaire d’avertir les personnes concernées à ce moment-là. À l’inverse, il est également possible de joindre à l’ordre du jour des éléments de préparation (dossier, synthèse, tableau…).

Une astuce pour une réunion efficace ? Fournir à chaque participant une note de cadrage, en pièce jointe de l’ordre du jour.

Limiter le nombre de participants lors de la réunion

Une réunion efficace se déroule en petit comité. Inutile de convier la terre entière, ça serait même contre-productif. Pas de surplus, seules les personnes qui ont une utilité et un réel intérêt à participer à la réunion doivent être présentes. Pour une meilleure efficacité lors de votre réunion, nous vous conseillons de respecter une limite de 8 participants.

Pour impliquer les collaborateurs le jour de la réunion, il est important de faire figurer le rôle de chacun et la raison de sa présence lors de l’envoi du mail d’invitation. Vos invités se sentiront mieux concernés.

Le jour J, respectez bien les temps de parole entre les interlocuteurs. Pour ne pas que ce soit la cacophonie, surtout en visioconférence, veillez à ce que les participants ne parlent pas tous en même temps. Vous voulez en savoir plus sur la visioconférence ? Découvrez 6 conseils pour réussir (ou rater) sa visioconférence.

Réunion efficace et respect du temps prévu

Pour une réunion efficace, il est capital de respecter 3 règles liées à sa durée :

  • Elle doit avoir un début et une fin prévue.
  • Elle ne doit pas être trop longue. Il est important de ne pas dépasser une heure de réunion, au risque sinon que les membres décrochent. La concentration tend à diminuer au bout de 60 minutes.
  • Bannir les réunions qui s’éternisent.

Le temps de la réunion est écoulé et vous n’avez pas abordé tous les points prévus à l’ordre du jour ? Pour une réunion efficace, ne soyez pas tenté de déborder. Mieux vaut continuer les échanges par mail ou prévoir une seconde réunion.

Tous les invités ne sont pas à l’heure ? Inutile d’attendre les retardataires, vous êtes sinon certain de ne pas respecter le temps de réunion prévu.

Conclure précisément pour une réunion efficace

Rien de pire que de sortir d’une réunion et de n’avoir rien compris. Ni sur les échanges ni sur ce qu’il faut faire a posteriori. Pour parer l’éventualité, la solution réside dans une conclusion de réunion précise.

Une idée est de synthétiser verbalement dans le dernier quart d’heure de réunion les échanges et de résumer les objectifs à poursuivre. Une autre également, tout aussi efficace et qui peut se cumuler avec la première, est d’envoyer par mail à chaque participant un compte rendu de réunion.

Mathilde Hardy
Mathilde Hardy

Après l'obtention du diplôme d'avocat, je me suis tournée vers l’édition et la production de contenus print et web pour différents Médias. Je suis aujourd'hui en charge de la rubrique Conseils du site Cadremploi. À ce titre, je rédige des articles afin d'accompagner les candidats à l'embauche et leur permettre de décrocher l'emploi de leurs rêves. J'informe également les cadres sur tout ce qui touche de près ou de loin au monde du travail.

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