-Ne pas se justifier
Assumez votre retard. Contentez-vous d'un simple « je vous prie de m'excuser » sur le ton le plus neutre possible. Se justifier reviendrait à vous placer en situation d'infériorité.-
-Se fixer des délais
Lorsque vous avez un dossier à boucler, fixez-vous une heure butoir pour le terminer. « Grâce à ce délai non négociable, on oriente sa pensée sur l'essentiel et on est en général plus efficace », souligne Jean-Louis Muller directeur de l'unité RH et management de la Cegos. Parlez de ce délai à vos collègues, vous vous sentirez encore plus obligé de le respecter.
-Raisonner par « paquet »
Comme tous les cadres, vous pâtissez sans doute de la multiplication des petites tâches chronophages qui au final, vous mettent en retard. Pour parer à cela, regrouper vos activités de façon homogène. Par exemple, au lieu de consulter vos mails 50 fois dans la journée, déterminer à l'avance deux ou trois plages de lecture. 45 minutes le matin en arrivant, une demi-heure après le déjeuner et 30 minutes le soir avant de partir.
Idem pour les coups de fil. « En agissant de la sorte, on apprend à se désintoxiquer de tous ces modes de communication et on gagne ainsi de précieuses minutes pour effectuer des choses essentielles et dans les délais », insiste Jean-Louis Muller.
-Anticiper les interruptions
Le temps perdu à cause d'une interruption par un collègue, un mail, un coup de fil... est toujours supérieur au temps de l'interruption lui-même. Car il faut le temps de se re-concentrer sur le sujet. Anticipez donc au maximum. Par exemple, dès le matin, prévenir ses collègues qu'entre 15h et 16h, vous serez injoignable. Voire avec un peu d'humour afficher un « do not disturb » sur son bureau. Ou s'isoler dans une salle de réunion dépourvue de téléphone.
-Ralentir le rythme
« C'est paradoxal mais les retardataires sont en général des gens rapides toujours en mode réactif au point d'en oublier l'essentiel », observe notre expert. Pour eux, l'objectif est donc de ralentir le rythme pour ne pas passer à côté des choses importantes et être dans les temps. Pour y parvenir, plusieurs méthodes simples cohabitent : ralentir le débit de sa voix, respirer lentement et pourquoi pas pratiquer des sports de fond comme la course à pied ou la natation plutôt que le squash.
-Ne pas reporter au lendemain
Même pour un projet à rendre dans 6 mois, l'important est d'enclencher les premières actions dans les deux semaines suivant la commande. « C'est la théorie de l'engagement. Faire le premier pas dans un projet m'engage. Si j'attends trop, le premier pas à faire est trop important. Du coup, on hésite à le franchir, on attend, on reporte sine die et on est en retard », conclut Jean-Louis Muller.
Pour aller plus loin
Manager votre temps et vos priorités, Anne Launay-Duhautbout, Jean-Louis Muller, Jean-Pierre Testa, ESF, 2010
Comment ne plus être en retard, Jane-B Burka, Lenora-M Yuen, Petite Bibliothèque Payot, , 2010
Journaliste indépendante, je réalise des enquêtes, des portraits, des reportages, des podcasts... sur la vie des salariés en entreprise. Égalité femmes-hommes, diversité, management, inclusion, innovation font partie de mes sujets de prédilection.