8 outils pour mieux manager au quotidien

1. La méthode des 5, 10, 15, 30

Il s’agit en fait du temps (minimum) que vous avez intérêt à accorder à vos collaborateurs. 5 minutes par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par mois, 30 minutes par trimestre. « Cet outil donne des repères au manager et sécurise le collaborateur qui se sent pris en charge. Il peut s’agir d’échanges plus ou moins formels selon la durée », recommande Rémi Juët, consultant formateur en management du cabinet Imago Management, auteur du guide La boîte à outils du manager, (Dunod, 2017). Ces échanges doivent être l’occasion de valoriser, d’encourager, d’accompagner et de débriefer avec vos équipes.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tout le temps, mais cela paraît indispensable si vous pilotez une équipe à distance.

2. Une grille socio dynamique, la « carte des acteurs »

Ce type de diagramme est très utile car il permet d’avoir une vision synthétique de l’engagement de chacun, du plus engagé au plus révolté. « Sur cette carte des acteurs, le manager positionne les membres de son équipe et, en fonction de leur place, peut voir le chemin qu’ils ont à faire pour devenir positifs », détaille Bertrand Duséhu, consultant et formateur en management, auteur du livre Le manager de proximité. À vous de les manager au mieux pour qu’ils rejoignent le plus rapidement possible le clan des fidèles ou des engagés.

Dans quelle situation l’utiliser ? Si vous reprenez la gestion d’une équipe et/ou si vous sentez monter la formation de clans en interne. Cela vous permettra d’avoir une vision claire des forces en présence.

3. Une écoute active

Cette méthode repose sur l’idée que votre interlocuteur à quelque chose à vous dire qu’il ne vous confiera que si vous êtes attentionné envers lui et pas uniquement envers son message. Pour résumer, sachez que l’écoute active comporte 4 étapes. La première, l’écoute. Vous laissez l’autre parler en ponctuant par exemple son discours de "oui, je comprends". Vous créez de l’empathie et montrez votre attention. Deuxième étape : la clarification. Cette fois, vous demandez des précisions sur les propos énoncés en posant des questions ouvertes sur des points sujets à interprétation. Par exemple, "que signifie pour toi le terme… ?". Arrive ensuite l’investigation qui, comme son nom l’indique, consiste à creuser la pensée de votre interlocuteur. Enfin, vous reformulez pour vérifier que vous êtes bien tous les deux sur la même longueur d’onde.

Dans quelle situation l’utiliser ? Lorsqu’un membre de votre équipe rencontre une difficulté (sur un projet par exemple), formule une nouvelle demande ou tout simplement en réunion, notamment lorsque l'on est amené à manager une équipe projet.

4. Un tableau de bord 

Cet outil s’avère indispensable pour piloter la performance d’une équipe. À condition de respecter certaines règles. D’abord sur le fond, 10 à 15 indicateurs à suivre sont largement suffisants. « Ils doivent être reliés aux objectifs stratégiques de l’entreprise mais déclinés au niveau du service concerné », plaide Christophe Germain, professeur de finances chez Audencia Business School. Prévoir un historique s’impose afin de pouvoir comparer avec des situations antérieures. « Le tableau doit-il être renseigné quotidiennement, de façon hebdomadaire ou mensuelle ? La régularité dépend de l’activité concernée. Un reporting trop rapproché crée plus de stress », résume Arnaud Hautesserres, directeur des opérations et de la pédagogie au sein du cabinet de conseil en management Meltis. Sur la forme, préférez également les couleurs et les graphiques afin que les résultats sautent aux yeux.

Dans quelle situation l’utiliser ? En permanence afin d’avoir une vision au plus juste des réussites de l’équipe mais aussi pour anticiper d’éventuels dérapages. Et donc rectifier le tir à temps.

5. Un baromètre d’engagement express 

N’attendez plus le feedback annuel (voire plus) pour mesurer l’engagement et la motivation de votre équipe. « Des outils comme Bleexo permettent de prendre le pouls de son équipe très rapidement par l’envoi d’une question simple ("Sur une échelle de 1 à 10, comment vous sentez-vous dans votre boulot actuellement"). Vous obtenez une note moyenne, le nombre de répondants et l’évolution de ces indicateurs. « Ces data RH instantanées transposées en chiffres et graphiques donnent une vision quanti et quali de l’état d’esprit d’une équipe à un instant T », précise Arnaud Hautesserres.

Dans quelle situation l’utiliser ? Quand le turn-over de l’équipe augmente, que les absences se multiplient, ou suite à un élément réputé fédérateur, afin de tester en quasi live l’humeur des troupes.

6. L’entretien annuel professionnel

Ce rendez-vous (annuel donc) avec les collaborateurs est l’occasion de fixer les objectifs à vos collaborateurs et leurs besoins en formation qui seront ensuite, validés ou pas, par les RH. « Cet EAP est ma feuille de route de manager et celle de mes équipes. Je la déplie régulièrement pour éventuellement l’ajuster au cours d’entretien annuel à mi-parcours », illustre Martial Delpuech, directeur communication externe et marketing opérationnel chez HubOne.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tous les ans avec éventuellement des étapes à mi-parcours.

7. Une carte d’identité de l’équipe 

Cet outil s’assimile en fait à un mini 360° d’un service réalisé par un autre service. « L’objectif est de comprendre les qualités que l’autre service prête au vôtre ainsi que les attentes qui ne sont pas comblées », commente Arnaud Hautesserres. Et évidemment, dans la foulée de mettre en place des plans d’action.

Dans quelle situation l’utiliser ? Si le dialogue est rompu (ou en passe de l’être) entre 2 business unit. Ou lorsque des services sensés travailler de concert, se contentent de bosser cote à cote car ils ne se comprennent pas.

8. Du visual management

Cette méthode "out of techno" consiste à faire avancer des post-it de couleurs sur un grand tableau blanc au fur et à mesure de la progression d’un projet. « C’est sûr que l’info est moins vite partagée que sur un outil en ligne mais cela force les rencontres de visu », souligne le formateur de Meltis.

Dans quelle situation l’utiliser ? Sur les gros projets privilégiant le partage de connaissances et de bonnes pratiques de vive voix.