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8 outils pour mieux manager au quotidien

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Sylvie Laidet

Pris dans un rythme effréné, les managers manquent parfois de méthode dans l’encadrement de leur équipe. Voici 8 outils parmi les meilleurs pour faciliter le management au quotidien.

1. La méthode des 5, 10, 15, 30

Il s’agit en fait du temps (minimum) que vous avez intérêt à accorder à vos collaborateurs. 5 minutes par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par mois, 30 minutes par trimestre. « Cet outil donne des repères au manager et sécurise le collaborateur qui se sent pris en charge. Il peut s’agir d’échanges plus ou moins formels selon la durée », recommande Rémi Juët, consultant formateur en management du cabinet Imago Management, auteur du guide La boîte à outils du manager, (Dunod, 2017). Ces échanges doivent être l’occasion de valoriser, d’encourager, d’accompagner et de débriefer avec vos équipes.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tout le temps, mais cela paraît indispensable si vous pilotez une équipe à distance.

 

2. Une grille socio dynamique, la « carte des acteurs »

Ce type de diagramme est très utile car il permet d’avoir une vision synthétique de l’engagement de chacun, du plus engagé au plus révolté. « Sur cette carte des acteurs, le manager positionne les membres de son équipe et, en fonction de leur place, peut voir le chemin qu’ils ont à faire pour devenir positifs », détaille Bertrand Duséhu, consultant et formateur en management, auteur du livre Le manager de proximité. À vous de les manager au mieux pour qu’ils rejoignent le plus rapidement possible le clan des fidèles ou des engagés.

Dans quelle situation l’utiliser ? Si vous reprenez la gestion d’une équipe et/ou si vous sentez monter la formation de clans en interne. Cela vous permettra d’avoir une vision claire des forces en présence.

 

3. Une écoute active

Cette méthode repose sur l’idée que votre interlocuteur à quelque chose à vous dire qu’il ne vous confiera que si vous êtes attentionné envers lui et pas uniquement envers son message. Pour résumer, sachez que l’écoute active comporte 4 étapes. La première, l’écoute. Vous laissez l’autre parler en ponctuant par exemple son discours de "oui, je comprends". Vous créez de l’empathie et montrez votre attention. Deuxième étape : la clarification. Cette fois, vous demandez des précisions sur les propos énoncés en posant des questions ouvertes sur des points sujets à interprétation. Par exemple, "que signifie pour toi le terme… ?". Arrive ensuite l’investigation qui, comme son nom l’indique, consiste à creuser la pensée de votre interlocuteur. Enfin, vous reformulez pour vérifier que vous êtes bien tous les deux sur la même longueur d’onde.

Dans quelle situation l’utiliser ? Lorsqu’un membre de votre équipe rencontre une difficulté (sur un projet par exemple), formule une nouvelle demande ou tout simplement en réunion.

 

4. Un tableau de bord 

Cet outil s’avère indispensable pour piloter la performance d’une équipe. À condition de respecter certaines règles. D’abord sur le fond, 10 à 15 indicateurs à suivre sont largement suffisants. « Ils doivent être reliés aux objectifs stratégiques de l’entreprise mais déclinés au niveau du service concerné », plaide Christophe Germain, professeur de finances chez Audencia Business School. Prévoir un historique s’impose afin de pouvoir comparer avec des situations antérieures. « Le tableau doit-il être renseigné quotidiennement, de façon hebdomadaire ou mensuelle ? La régularité dépend de l’activité concernée. Un reporting trop rapproché crée plus de stress », résume Arnaud Hautesserres, directeur des opérations et de la pédagogie au sein du cabinet de conseil en management Meltis. Sur la forme, préférez également les couleurs et les graphiques afin que les résultats sautent aux yeux.

Dans quelle situation l’utiliser ? En permanence afin d’avoir une vision au plus juste des réussites de l’équipe mais aussi pour anticiper d’éventuels dérapages. Et donc rectifier le tir à temps.

 

5. Un baromètre d’engagement express 

N’attendez plus le feedback annuel (voire plus) pour mesurer l’engagement et la motivation de votre équipe. « Des outils comme Bleexo permettent de prendre le pouls de son équipe très rapidement par l’envoi d’une question simple ("Sur une échelle de 1 à 10, comment vous sentez-vous dans votre boulot actuellement"). Vous obtenez une note moyenne, le nombre de répondants et l’évolution de ces indicateurs. « Ces data RH instantanées transposées en chiffres et graphiques donnent une vision quanti et quali de l’état d’esprit d’une équipe à un instant T », précise Arnaud Hautesserres.

Dans quelle situation l’utiliser ? Quand le turn-over de l’équipe augmente, que les absences se multiplient, ou suite à un élément réputé fédérateur, afin de tester en quasi live l’humeur des troupes.

 

6. L’entretien annuel professionnel

Ce rendez-vous (annuel donc) avec les collaborateurs est l’occasion de fixer les objectifs à vos collaborateurs et leurs besoins en formation qui seront ensuite, validés ou pas, par les RH. « Cet EAP est ma feuille de route de manager et celle de mes équipes. Je la déplie régulièrement pour éventuellement l’ajuster au cours d’entretien annuel à mi-parcours », illustre Martial Delpuech, directeur communication externe et marketing opérationnel chez HubOne.

Dans quelle situation l’utiliser ? Tous les ans avec éventuellement des étapes à mi-parcours.

 

7. Une carte d’identité de l’équipe 

Cet outil s’assimile en fait à un mini 360° d’un service réalisé par un autre service. « L’objectif est de comprendre les qualités que l’autre service prête au vôtre ainsi que les attentes qui ne sont pas comblées », commente Arnaud Hautesserres. Et évidemment, dans la foulée de mettre en place des plans d’action.

Dans quelle situation l’utiliser ? Si le dialogue est rompu (ou en passe de l’être) entre 2 business unit. Ou lorsque des services sensés travailler de concert, se contentent de bosser cote à cote car ils ne se comprennent pas.

 

8. Du visual management

Cette méthode "out of techno" consiste à faire avancer des post-it de couleurs sur un grand tableau blanc au fur et à mesure de la progression d’un projet. « C’est sûr que l’info est moins vite partagée que sur un outil en ligne mais cela force les rencontres de visu », souligne le formateur de Meltis.

Dans quelle situation l’utiliser ? Sur les gros projets privilégiant le partage de connaissances et de bonnes pratiques de vive voix.

 

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commentaires

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Philippe

29/11/2017

à 16:04

Désolé de jouer le rabat joie, il me semble qu'avant tout cela être un "manager" c'est :

- positionner l'équipe dans le cadre stratégique de l'entreprise c'est à dire analyser trés exactement son objectif, c'est enjeux, ses contraintes et les risques opérationnels qu'elles doit défendre.
Une politique opérationnelle validée avec le n+1 puis découpées et remise en main de chaque collaborateurs
- de m^me qui sont les clients, qu'elle cartographie, qui prend quoi, pourquoi, comment en charge ...
- et l'installation des tableaux de bord et indicatuers
- et leur intégration dans le SI de l'entreprise
- et la validation des moyens et budgets alloués
- ensuite il y a le quotidien mais il peut y avoir aussi des projets internes à l'équipe et externes transverses. Ils sont de 3 natures : passés, présents, avenir.
Un projet ancré dans le passé s'appelle un projet de redressement d'anomalie, le manager doit mettre en place des outils de recherche de cause, d'analyse puis des méthodes de correction
Un projet futur : bâti le futur une nouvelle cible, il faut donc agir avec des outils de prospective ( et non d'analyse du passé !)
Un projet présent : rien du passé, rien à changer, mais il faut veiller aux éventuels nids de poule et instituer le progrès permanentes proactif dans l'équipe

J'ai moi même longuement été manager dans les Grand Groupe, et dans des métiers exigeants, j'ai ensuite enseigné en Entreprise et exercé le métier de conseil, le "Management opérationnel"
J'y ai moi aussi éclairé les aspects comportementaux (un master de PNL sert beaucoup dans ces cas là),mais trés sincèrement POUR les collaborateurs avant la valeur du comportement dans un manager, il y a sa capacité à créer la systémique parfaite : les savoir-faires métiers et processus.

Ainsi être manager c'est d'abord posséder une batterie de savoir-faires terrains concrets : les capacités de créations "Systémiques" ( savoir écrire une Politique, stratégie, les tactiques, méthodes, sous ISO 9001/14001 voir HSE, avec un système d'Infos enrichi et pertinent,les outils justement créés pour le besoin opérationnel, les bonnes pratiques enregistrées et partagées, ...) , l'intelligence opérationnelle, l'implication dans les difficultés, l'aide apportée à chacun dans ses difficultés quotidienne ( ce n'est pas remplacer ...) , c'est montrer l'exemple, c'est mettre les mains dans le cambouis, ne jamais demander plus au autres qu'à soi, c'est faire grandir ses collaborateurs, ..........

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DAIRI Dahmane

28/11/2017

à 17:19

On dit souvent que le 1er outil du manager c'est sa personnalité, laquelle,va influencer sa personnalité.Viendrait ensuite, l'écoute, les collaborateurs se sentent pas toujours reconnu, valorisés, et, pour cela cela suppose de laes connaitre à minima !
2 outils qui ne coutent rien, et qui peuvent ...beaucoup !
Sous résevrve de s'en servir.

> Répondre

ALEX RITEL

28/11/2017

à 15:58

Bonjour
Les outils évoqués sont une petite sélection. Soit.
Il serait qd même utile (correct même) de donner des références et de citer correctement les données. A défaut, il y a risque de faire de l'approximation et dé l'inexactitude. c est le cas pour la grille sociodynamique (Fauvet). Vous donnez des noms aux différents profils qui ne sont pas exacts. Pourquoi les "trivialiser" ? ( Fauvet ne parle pas de "révoltés" mais "d irréductibles", pas de "fidèles" mais de "militants"...
Et SURTOUT vous oubliez!!!! La catégorie des SOUTIENS CRTIQUES... élément essentiel de l'outil! Quelle rigueur....

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