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Préparer une réunion

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Mathilde Hardy

Bien qu'indispensable, la réunion peut être vécue comme une perte de temps par les collaborateurs d’une entreprise. Pour la mener à bien, son organisateur doit la préparer et l’anticiper. Nous vous donnons quelques conseils à appliquer en amont, pendant la réunion et après pour la mener de main de maître. Avec Cadremploi, la préparation d’une réunion n’aura plus de secrets pour vous.

Le secret d'une réunion réussie : la préparation

Indispensables au management des équipes, les réunions peuvent s'avérer de véritables plaies lorsqu'elles ne sont pas suffisamment bien préparées. Contre-productives lorsqu'elles patinent et manquent leurs objectifs, elles sont trop fréquemment assimilées à une perte de temps. Inutile de dire que le « coupable », c'est-à-dire l'instigateur ou l'animateur de la séance, est alors regardé d'un très mauvais œil.

Une réunion réussie, celle qui fait gagner plus de temps qu'elle n'en gâche, se prépare bien en amont. En tant que maître de cérémonie, vous en cernerez avec précision les objectifs, que vous enverrez à chacun des participants quelques jours à l'avance, avec la liste des thèmes abordés et, si possible, les documents à potasser auparavant. Vos interlocuteurs n'en seront que plus réactifs.

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Réfléchissez au contenu et à l’ordre du jour de votre réunion

Le secret d’une réunion efficace : une bonne préparation. Définissez les différents sujets à traiter et prévoyez le découpage des horaires selon l'importance des sujets.

Préparez avant le jour J un bref texte d'introduction qui précédera la discussion. En résumant à cette occasion le contexte, le but et les enjeux de la réunion, vous commencerez à avoir une petite idée de ce qui pourra s'y dire. Mieux vaut également prévoir les éventuels points de divergence à apaiser. Un bon moyen d'anticiper les interventions, donc de conduire les échanges avec plus de répartie et de diplomatie. Entraînez-vous à animer votre réunion de travail.

En guise de conclusion, n'oubliez pas de rappeler à votre équipe les prochaines étapes suivant cette rencontre : autre réunion de travail à planifier, actions à engager, rapport à rédiger, informations essentielles... Élémentaire aussi, le compte-rendu de la séance, qui rappellera à chacun ses positions et déclarations, ainsi que les différents engagements pris, tant individuels que collectifs.

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Réservez une salle de réunion

Repérez les différentes salles de réunion dans votre entreprise et choisissez-en une qui convient à votre type de réunion :

  • le nombre de places assises pour votre équipe ;
  • l’accès à internet ;
  • la présence de matériel comme un vidéoprojecteur ou un paper board

Assurez-vous de sa disponibilité et réservez-la pour ne pas avoir de mauvaise surprise le jour J.

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Prévenez les participants par l’envoi d’un email

Quand vous en savez plus sur le format de votre réunion de travail, prévenez tous les participants par email en leur proposant de bloquer le créneau dans leur agenda. Indiquez-leur :

  • la date et le lieu de la réunion ;
  • l'heure de début et de fin de la réunion ;
  • un plan d'accès le cas échéant si la réunion ne se passe pas dans votre entreprise ;
  • un document de travail pour faciliter les échanges et aider les participants à préparer leur intervention.

Bien préparer une réunion de travail : limitez-la dans le temps

Fixez également une durée limite, moins de deux heures dans l'idéal, pour ne pas lasser les participants, bénéficier du maximum de leur attention et les obliger à la concision. Rappelez cette contrainte dans votre courrier d'information et en début de séance. Plus conviviale, vous pouvez également fixer votre réunion sur une pause déjeuner et prévoir des plateaux repas pour les salariés présents.

Notre conseil Cadremploi : pensez à arriver ½ heure avant les autres participants pour savoir si tout est bien en place (l'organisation de la salle, la logistique, le micro, la connexion Internet, le vidéoprojecteur).

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