Budget annuel, comment le négocier ?

Budget annuel : argumentez-le pour bien le négocier

Être à l’aise avec le budget que vous présentez est la clé d’une négociation réussie. L’astuce gagnante : bien le travailler en amont pour présenter un ensemble cohérent. Vous êtes en concurrence avec les managers d’autres services, un budget argumenté aura plus de chance d’être validé par l’entreprise.

>> Présentez le bilan de l’année écoulée

Tout bon budget commence par un petit bilan de l’année écoulée : les actions menées, les objectifs atteints ou non, mais aussi l’argent non dépensé. Ce travail vous sera bénéfique pour la suite. Il s’agit d’être transparent avec votre interlocuteur sur ce qu’il s’est réellement passé. Si les résultats sont moins bons que prévus, ne cherchez pas à les camoufler, vous risqueriez d’être démasqué un jour ou l’autre. Mieux vaut jouer la carte de l’honnêteté, voire même reconnaître ses échecs que l’on peut voir comme un potentiel levier de réussite par la suite.

>> Présentez un solide projet pour l’année à venir

Le budget annuel est capital puisqu’il va déterminer dans quelles conditions, et avec quel confort financier, votre équipe travaillera au cours de l’année à venir. Lorsque vous présentez un budget de fonctionnement à votre employeur, ne perdez pas à l’esprit que vous devrez justifier chaque euro demandé. Vous demandez de l’argent oui, mais pour le bon fonctionnement de l’entreprise. C’est-à-dire dans le respect de la feuille de route (les grandes orientations prises par l’entreprise à court et moyen terme) et des valeurs défendues par l’entreprise. En somme, votre travail consiste à rassurer. Pour ce faire, vous devez présenter un solide projet, concret et argumenté. Il doit comprendre des objectifs clairs et chiffrés, mais aussi les éventuels recrutements pour les mener à bien, les dépenses (comme le salaire des membres de votre équipe et les éventuelles augmentations) mais aussi les recettes prévues. Détaillez au maximum chaque porte de dépense. Créer un bon budget qui tienne la route nécessite de bien analyser les dépenses passées et de bien anticiper celles à venir.

Travaillez la présentation de votre budget annuel pour bien le négocier

La clarté de la présentation de votre budget joue pour beaucoup. Quelle soit écrite ou orale, travaillez le support de votre travail.  

>> Présentez un budget annuel clair à l’écrit

Votre support de présentation ne doit pas être illisible ou rébarbatif. Inutile de prévoir 10 pages de calcul ou de tableaux Excel, qui n’auront d’effets que de décourager son lecteur. 5 pages est une bonne moyenne pour exposer votre budget.

Réfléchissez à une présentation originale, comme une infographie pour présenter le bilan de l’année écoulée par exemple, et veillez à faire parvenir le document en amont de la réunion de travail afin que les personnes présentes puissent en prendre connaissance avant le jour J.

>> Soyez convaincant à l’oral pour défendre votre budget annuel

Entraînez-vous avant la présentation prévue. Travaillez votre pitch pour convaincre votre supérieur hiérarchique et obtenir votre budget annuel. Vous devez être incollable sur tous les chiffres présentés.

Prévoyez des phrases courtes et déroulez point par point les grands axes de votre budget.

Utilisez le pronom « nous » plutôt que le « je ». Le projet que vous défendez n’est pas personnel, il n’existe que pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Anticipez les éventuelles négociation votre budget annuel

Un budget annuel est rarement négocié et validé du premier coup. N’arrivez jamais avec une proposition non-négociable. Avant d’être définitivement approuvé, certains de ses aspects seront débattus dans l’entreprise et un arbitrage sera fait entre les différents budgets de travail des services. Pour parer aux coups, anticipez en amont les points de votre budget qui risquent de cristalliser l’attention et envisagez plusieurs scénarios. Vous pouvez aussi prévoir un plan B, qui aura le mérite de montrer à votre supérieur que vous maîtrisez votre projet et que vous avez conscience que des arbitrages sont à faire dans l’entreprise.

Dernier petit conseil : pour négocier haut la main votre budget annuel, ne vous lancez pas dans sa préparation la veille de votre réunion de travail. Vous pouvez commencer à vous pencher sur la question 6 mois avant l’échéance de remise. Vous le modifierez, le peaufinerez et l’enrichirez au fur et à mesure de l’année.