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Comment faire un rapport d’étonnement ?

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Parce que la première impression est souvent la bonne, de plus en plus d’entreprises demandent des rapports d’étonnement à leurs nouvelles recrues. Mode d’emploi.

Les rapports d’étonnement, Frédéric Marquette commence à en avoir l’habitude. « Même quand on ne m’en demandait pas, j’en ai toujours rédigé pour moi »,  confie le directeur associé du cabinet EIM (Excellence In Management). Pour ce spécialiste en solutions managériales, auteur du guide Cent jours pour réussir, il est toujours précieux de sonder un œil neuf avant qu’il ne s’habitue trop vite à son nouvel entourage. « Le rapport d'étonnement doit idéalement conclure une période d'observation de trois ou quatre semaines après l'arrivée d'un salarié. Ce sera un guide précieux pour la suite. »

Des enjeux différents selon les entreprises

D’un employeur à l’autre, l'enjeu et la méthode peuvent varier. Chez Norsys, c’est le PDG lui-même qui interroge les nouvelles recrues de façon un peu informelle. « Au bout de quelques mois, je passe une journée avec les derniers arrivés et on procède à un bilan d'étonnement, confie Sylvain Breuzard, président de cette société de services numériques. L’idée est de comparer ce qui a été perçu pendant le processus de recrutement et la réalité. »

Chez SALM, l’exercice peut se transformer en grand oral devant le comité de direction.  « Les encadrants ont un processus d’intégration très suivi, confie Patrice Casenave, directrice des ressources humaines dans ce groupe leader de l’aménagement de l’habitat sur mesure. On leur demande un rapport d'étonnement qu'ils présentent en comité de direction à l'issue de cette période. On tient à ce regard neuf. C'est notamment l'occasion de présenter de nouveaux projets qui seront parfois pilotés par la recrue. »

3 à 10 pages avec un cadre à définir

Mais quoi qu’il arrive, il faut savoir quoi dire et comment le formuler. « Le plus souvent, on vous demandera un rapport écrit, poursuit Frédéric Marquette. Sur la forme, il évoque un texte de trois à dix pages articulé en plusieurs points. « Cependant il peut être pertinent pour l’intéressé de préciser d'abord le cadre avec son manager, observe Pascal Christin, consultant et formateur chez CSP Formation. S'agit-il de juger et d'améliorer l'accueil au sein de l'entreprise ? De vérifier que les attentes du salarié ont été respectées ? De commenter des aspects organisationnels de la vie de bureau ? Ou de s'exprimer sur le métier lui-même et certains enjeux plus stratégiques ? »

D'aucuns se plaisent à rappeler les sept "s" variables chères au cabinet Mc Kinsey pour garantir pour une organisation efficace : stratégie, structure, systèmes (procédures), style, staff (salariés), skills (compétences) et « shared values » (valeurs). « L'important est de ne pas se retrouver devant une page blanche sans savoir comment hiérarchiser les informations selon les priorités de l'entreprise. »

Des critiques, oui, mais constructives

But de la manœuvre : émettre une critique... constructive. « Il ne faut surtout pas critiquer pour critiquer, poursuit Pascal Christin. Il faut avant tout positiver et, pour chaque problème, montrer ce que l’on propose comme solution. » Frédéric Marquette confirme qu'il faut soigner le ton employé et ne pas se lâcher. « Après avoir fait l' "éponge", l’idée est de prendre un peu de recul et de proposer une synthèse de certains dysfonctionnements et surtout de suggérer, avec diplomatie, des points d'amélioration. »

Si toutes les vérités ne sont pas bonnes à dire, elles ne sont pas perdues pour autant. « On peut aussi avoir des intuitions intéressantes sur certains comportements par exemple, comprendre qu'on pourra s'appuyer sur untel plus qu'un autre par exemple. » Or il serait dommage de ne pas les coucher sur papier... pour plus tard. « Il faut toujours rédiger une partie du rapport d'étonnement pour soi. Je sais d'expérience, quand j'ai pris des fonctions, que 80 % de mes intuitions sur des gens ou des situations se sont avérées exactes. »

Tendance : S'étonner... pour mieux s'intégrer

Il se définit comme un cabinet « d'acquisition et de développement de talents ». Ici, les consultants sont spécialisés dans l'intégration des salariés. « La réussite d'une embauche tient à une relation suivie, pendant un certain temps pour que la greffe prenne », explique Louis Grümmer, associé chez ABC for Value. À cet égard, il confirme que le rapport d'étonnement est un outil précieux de plus en plus utilisé car il invite les deux parties à discuter tôt et éventuellement identifier leur écart de perception par rapport à la future mission à mener. » Le rapport d'étonnement n'est pas forcément à sens unique. « Au bout d'un mois, on propose de soumettre un rapport d'étonnement pour faire remonter l'information auprès de la DRH. L'idée est de mesurer les points d'écart, de combler les faiblesses de chacun et de travailler à rapprocher les intéressés. »

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Vincent

10/05/2017

à 11:56

Bonjour
je me permets de réagir aux deux messages précédents qui me paraissent un peu trop défaitistes et emprunt d'une sur-réactivité. si réellement, c'est votre rapport s'étonnement qui a conduit à la rupture du contrat, il faut plutôt y voir une chance. cela veut dire que cette entreprise est dans l'incapacité d'écouter ses collaborateurs et de mettre en oeuvre leurs propositions. vous vous seriez donc ennuyé très rapidement. bien entendu, j'ai pris comme hypothèse que vous aviez réalisé un rapport pertinent et que dans votre attitude, au cours de votre période d'essai a démontré votre intérêt pour l'entreprise.

il serait dommage de fournir un rapport d'étonnement creux qui laisse penser que le collaborateur n'a pas compris les enjeux de l'entreprise ou ce qu'on attendait de lui. je suggère à Etienne, si ce n'est pas trop tard, qu'il questionne son n+1 sur ce qu'il attend d'un rapport d'étonnement et la manière dont il devrait aborder les critiques et points d'amélioration.

il me parait particulièrement utile de rester humble face aux axes d'amélioration que nous pouvons identifier et garder à l'esprit que si les changements n'ont pas encore été faits c'est qu'il existe des freins.

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Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 10:02

Bienvenus au monde des consultants Bisounours !!!

Mon plus beau rapport d'étonnement n'a pas plu au président et m'a couté ma place !

Et pourtant j'avais fais "assez soft" par rapport à ce que j'aurais vraiment pu écrire.

Je dois à nouveau faire un rapport d'étonnement dans ma nouvelle entreprise : je peux vous assurer qu'avec 8 mois de période d'essai je ne vais prendre aucun risque.
Ce rapport là va être biaisé, pipoté, truqué ... enfin un rapport complètement inutile.

Vous pouvez écrire tous les bouquins que vous voulez, faire des conférences, consulter. Le magnifique outil que pourrait-être le rapport d'étonnement ne l'est pas. Aucun patron, chef d'entreprise n'est prêt à lire, à entendre des vérités qui ne lui feront pas plaisir !

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pete

26/05/2017

à 12:38

Ca, c'est de la probabilité !

1 cas non favorable et on se donne le droit d'écrire "aucun patron, chef d'entreprise n'est prêt à lire ..."

Ne devenez pas chef d'entreprise ;-)

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Lisa

01/08/2016

à 18:06

Que c’est chouette de vivre dans les livres où tout le monde est si gentil,

Le rapport d’étonnement est malheureusement toujours biaisé par le fait que le répondant et le destinataire sont tous deux à la fois juges et parties.

En effet, les rapports d’étonnement sont demandés avant la fin de période d’essai. Quelle jeune recrue va sérieusement prendre le risque de dire ce qu’il pense de son entreprise si son avenir professionnel est dans la balance ?

De plus, loin du monde idéal décrit dans les articles RH, les personnes qui les mettent en place ont souvent des troubles narcissiques et détournent ce rapport afin d’en faire un faire-valoir.

Si le rapport d’étonnement est sincère sur tout ce qui ne va pas dans l’entreprise, n’ayons pas la naïveté de croire que la personne qui croyait pouvoir se flatter d’un tel rapport va remercier la nouvelle recrue avec des fleurs !

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nana

09/02/2017

à 11:33

Dans la communication il y a un emetteur et un recepteur.
Il se peut que certains personnes mettent en place cet outils sans vouloir recevoir du feed back negatif.

Il se peut aussi que la personne ait pris le rapport d'étonnement pour un listing de tout ce qui ne va pas dans l'entreprise. En France on est champions pour faire celà, sans apporter de critique constructive, ni retour positif. J'aurais bien aimé lire le rapport ecrit pas les personnes ayant fait les commentaires... Peut être que leur experience a été mauvaise une fois. Celà ne veut pas dire qu'aucun patron ne peut lire un rapport d'étonnement sans virer la nouvelle recrue. Que du négatif encore une fois dans ces écrits...

Personnellement j'ai toujours pu ecrire ce que j'avais à dire. on peut dire beaucoup de choses quand on les dit bien. Et je trouve que certaines entreprises on aussi su les prendre en considération et faire bouger les lignes. Donc cet outils est bon. Il ne doit juste pas être mis en place pour faire joli.

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Kingston

16/12/2016

à 16:48

Complètement d'accord avec Lisa ! On me demande un rapport d'étonnement, or si je dis tout ce qui ne va pas, c'est comme dire que les managers n'ont pas fait leur boulot ... Donc non, je dirai certaines choses certes, mais pas tout, loin de là

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EmmanuelB

04/12/2016

à 05:47

Je ne suis pas tout à fait d'accord... Par exemple, mon employeur m'a envoyé 4 semaines dans une annexe de l'entreprise qui vient d'ouvrir en qualité de formateur.

Au bout des ces 4 semaines il me demande de lui rédiger un rapport d'étonnement afin de pouvoir fixer les objectifs à court et moyen terme. en effet il a jugé qu'il était bon d'envoyer quelqu'un seulement 1 mois en qualité d'acteur de premier plan (la formation) et de finir par proposer des solutions suite aux situations observées.

C'est très intéressant et on apprend beaucoup sur soi-même en rédigeant ce rapport. je pense que la technique bien appliqué peut être un réel atout.

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Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 16:34

Vous étiez toujours en période d'essai ? Je ne crois pas !

Un rapport d'étonnement se fait souvent pendant la période d'essai et c'est là que tout est faussé !

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En réponse à EmmanuelB

Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 10:05

Vous étiez toujours en période d'essai ? Je ne crois pas !

Un rapport d'étonnement se fait souvent pendant la période d'essai et c'est là que tout est faussé !

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En réponse à Lisa

Leil

27/11/2016

à 15:04

Vous avez complètement raison :)

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En réponse à Lisa

Tom

06/09/2016

à 15:53

Je trouve qu'il est délicat de partir d'un ou quelques exemples d'entreprise, pour en faire une généralité et une règle absolue...

Les entreprises que nous accompagnons font parfois appel aux rapports d'étonnements pour en faire un levier d'amélioration continue et de progrès...
La critique, ou plus précisément "le regard extérieur", nous permet de nous rentre compte de ce qui va et ne va pas et ainsi d'évoluer ...

En général il faut tout de même 6 mois pour se rendre compte de comment fonctionne une entreprise réellement .. Pour dépasser le côté période d'essai et non objectivité d'un rapport d'étonnement, pourquoi ne pas négocier avec l'employeur la date de rendu d'un rapport d'étonnement et demander à la déposer après période d'essai validée ?

Je voulais ouvrir des pistes de réflexion aux commentaires laissés ici...
ce genre de commentaire qui selon moi fait que les entreprises n'évoluent pas et répètent inlassablement leurs erreurs... car certains ont tendance à se raconter des histoires pour se rassurer et ne pas oser dire de manière constructive ce qui pourrait évoluer dans leur environnement

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consterné

20/04/2015

à 23:48

P..... !
Dire que c'est ces gens la qui dirigent nos entreprises...
Ça explique bien mieux que les charges et les impôts leurs échecs.

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docroger

01/03/2015

à 16:12

taille du rapport d'etonnement 1 page

voir

http://docroger.over-blog.com/article-5340835.html

rédigé en janvier 2007
A+

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+