Comment faire un rapport d’étonnement ?

Publié le 10 avril 2019 Mathilde Hardy

Parce que la première impression est souvent la bonne, de plus en plus d’entreprises demandent des rapports d’étonnement à leurs nouvelles recrues. Son objectif est d’obtenir un retour du nouveau collaborateur sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. Votre nouvel employeur vous demande de faire un rapport d’étonnement et vous êtes perdu ? Cadremploi vous dit tout ce que vous devez savoir sur le sujet.
Comment faire un rapport d’étonnement ?

Pour qui faire un rapport d'étonnement ?

Le rapport d’étonnement, autrement appelé note d’observation critique, est destiné à tous ceux qui auront un intérêt à apprécier la capacité d’un nouvel arrivant (stagiaire ou salarié en contrat à durée déterminée ou indéterminée) à évaluer l’organisation interne de l’entreprise ou encore l’onboarding (c’est-à-dire l’intégration des nouveaux au sein de la société). Il est principalement destiné au manager direct du collaborateur, mais peut intéresser également la direction des ressources humaines ou à la direction générale.

Le rapport d’étonnement peut aussi vous profiter si vous le maniez avec habilité… Adopter une critique constructive et proposer de justes alternatives peut vous permettre de briller auprès de votre hiérarchie.

Rapport d’étonnement : quelle forme utiliser ?

D’un employeur à l’autre, la méthode peut varier. Dans certaines entreprises, les nouvelles recrues peuvent être interrogées de manière informelle. Dans d’autres, la restitution peut prendre la forme d’un grand oral. Mais dans la grande majorité des cas, vous devrez faire parvenir un rapport écrit par email ou remplir un questionnaire en ligne préparé par les RH.

L'important est de ne pas se retrouver devant une page blanche sans savoir comment hiérarchiser les informations selon les priorités de l'entreprise.

Notre conseil : si la forme est libre, rédigez un écrit de 2/3 pages maximum dans lequel vous listez ce qui vous étonne, ce que vous observez, ce qui fonctionne, ce qui semble dysfonctionner, ce que vous ne comprenez pas bien et ce que vous suggérez.

Exemple de trame :

Recrutement =>

  • Qu’avez-vous pensé du processus de recrutement ?
  • Combien de temps a duré le processus de recrutement ?

Intégration =>

  • Jour d’arrivée
  • Équipe
  • Matériel
  • Locaux

Périmètre du poste et organisation =>

  • Ce qui vous a étonné, surpris
  • Ce que vous avez appris
  • Les suggestions et points à améliorer

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Des critiques, oui, mais constructives

But de la manœuvre : émettre une critique... constructive. Il faut avant tout positiver et, pour chaque problème, montrer ce que l’on propose comme solution

Quelle méthode utiliser pour récupérer vos informations ? Observer bien sûr, mais aussi poser des questions à vos collègues directs et à ceux des autres services. Dans ce cas, il faut être transparent en expliquant la finalité de vos interrogations : la rédaction d’un rapport d’étonnement. Vous n’êtes pas là pour faire un rapport d’audit mais bien d’étonnement.

Prenez des notes au fur-et-à-mesure que vous glanez des informations. À défaut, il sera plus difficile de rassembler vos souvenirs de manière objective.

Notre conseil : un rapport d’étonnement ne doit nommer personne. Et encore moins juger tel ou tel dysfonctionnement. Au bout de 3 mois à peine, personne ne vous reconnaîtrait la légitimité nécessaire pour critiquer de manière négative les systèmes mis en place. Sur les points épineux, il faut donc prendre des gants : souligner que vous ne comprenez pas telle situation semble ainsi plus habile que de la juger de but en blanc.

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Dans quel délai votre employeur peut-il vous demander de faire un rapport d’étonnement ?

Le rapport d'étonnement doit idéalement conclure une période d'observation d’environ 3 mois après l'arrivée d'un salarié ou du stagiaire. Pour qu’il y ait encore étonnement, il ne faut pas que la date de rendu soit trop lointaine. Plus tard, c’est le formatage assuré.

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Mathilde Hardy
Mathilde Hardy

Diplômée avocat, Mathilde Hardy est ensuite formée à l’édition et à la production de contenus print et web pour différents Médias. Elle rédige des articles pour Cadremploi afin d'accompagner les candidats à l'embauche et leur permettre de décrocher l'emploi de leurs rêves, mais informe aussi les cadres sur tout ce qui touche de près ou de loin au monde du travail.

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