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Comment faire un rapport d’étonnement ?

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Mathilde Hardy

Parce que la première impression est souvent la bonne, de plus en plus d’entreprises demandent des rapports d’étonnement à leurs nouvelles recrues. Son objectif est d’obtenir un retour du nouveau collaborateur sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. Votre nouvel employeur vous demande de faire un rapport d’étonnement et vous êtes perdu ? Cadremploi vous dit tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

Pour qui faire un rapport d'étonnement ?

Le rapport d’étonnement, autrement appelé note d’observation critique, est destiné à tous ceux qui auront un intérêt à apprécier la capacité d’un nouvel arrivant (stagiaire ou salarié en contrat à durée déterminée ou indéterminée) à évaluer l’organisation interne de l’entreprise ou encore l’onboarding (c’est-à-dire l’intégration des nouveaux au sein de la société). Il est principalement destiné au manager direct du collaborateur, mais peut intéresser également la direction des ressources humaines ou à la direction générale.

Le rapport d’étonnement peut aussi vous profiter si vous le maniez avec habilité… Adopter une critique constructive et proposer de justes alternatives peut vous permettre de briller auprès de votre hiérarchie.

Rapport d’étonnement : quelle forme utiliser ?

D’un employeur à l’autre, la méthode peut varier. Dans certaines entreprises, les nouvelles recrues peuvent être interrogées de manière informelle. Dans d’autres, la restitution peut prendre la forme d’un grand oral. Mais dans la grande majorité des cas, vous devrez faire parvenir un rapport écrit par email ou remplir un questionnaire en ligne préparé par les RH.

L'important est de ne pas se retrouver devant une page blanche sans savoir comment hiérarchiser les informations selon les priorités de l'entreprise.

Notre conseil : si la forme est libre, rédigez un écrit de 2/3 pages maximum dans lequel vous listez ce qui vous étonne, ce que vous observez, ce qui fonctionne, ce qui semble dysfonctionner, ce que vous ne comprenez pas bien et ce que vous suggérez.

Exemple de trame :

Recrutement =>

  • Qu’avez-vous pensé du processus de recrutement ?
  • Combien de temps a duré le processus de recrutement ?

Intégration =>

  • Jour d’arrivée
  • Équipe
  • Matériel
  • Locaux

Périmètre du poste et organisation =>

  • Ce qui vous a étonné, surpris
  • Ce que vous avez appris
  • Les suggestions et points à améliorer

À lire aussi >> Que demander dans un rapport d’étonnement ?

Des critiques, oui, mais constructives

But de la manœuvre : émettre une critique... constructive. Il faut avant tout positiver et, pour chaque problème, montrer ce que l’on propose comme solution

Quelle méthode utiliser pour récupérer vos informations ? Observer bien sûr, mais aussi poser des questions à vos collègues directs et à ceux des autres services. Dans ce cas, il faut être transparent en expliquant la finalité de vos interrogations : la rédaction d’un rapport d’étonnement. Vous n’êtes pas là pour faire un rapport d’audit mais bien d’étonnement.

Prenez des notes au fur-et-à-mesure que vous glanez des informations. À défaut, il sera plus difficile de rassembler vos souvenirs de manière objective.

Notre conseil : un rapport d’étonnement ne doit nommer personne. Et encore moins juger tel ou tel dysfonctionnement. Au bout de 3 mois à peine, personne ne vous reconnaîtrait la légitimité nécessaire pour critiquer de manière négative les systèmes mis en place. Sur les points épineux, il faut donc prendre des gants : souligner que vous ne comprenez pas telle situation semble ainsi plus habile que de la juger de but en blanc.

À lire aussi >> Les 4 principes de la critique constructive

Dans quel délai votre employeur peut-il vous demander de faire un rapport d’étonnement ?

Le rapport d'étonnement doit idéalement conclure une période d'observation d’environ 3 mois après l'arrivée d'un salarié ou du stagiaire. Pour qu’il y ait encore étonnement, il ne faut pas que la date de rendu soit trop lointaine. Plus tard, c’est le formatage assuré.

À lire aussi >> Période d’essai renouvelée : 3 leçons à en tirer

17

commentaires

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Vincent

10/05/2017

à 11:56

Bonjour
je me permets de réagir aux deux messages précédents qui me paraissent un peu trop défaitistes et emprunt d'une sur-réactivité. si réellement, c'est votre rapport s'étonnement qui a conduit à la rupture du contrat, il faut plutôt y voir une chance. cela veut dire que cette entreprise est dans l'incapacité d'écouter ses collaborateurs et de mettre en oeuvre leurs propositions. vous vous seriez donc ennuyé très rapidement. bien entendu, j'ai pris comme hypothèse que vous aviez réalisé un rapport pertinent et que dans votre attitude, au cours de votre période d'essai a démontré votre intérêt pour l'entreprise.

il serait dommage de fournir un rapport d'étonnement creux qui laisse penser que le collaborateur n'a pas compris les enjeux de l'entreprise ou ce qu'on attendait de lui. je suggère à Etienne, si ce n'est pas trop tard, qu'il questionne son n+1 sur ce qu'il attend d'un rapport d'étonnement et la manière dont il devrait aborder les critiques et points d'amélioration.

il me parait particulièrement utile de rester humble face aux axes d'amélioration que nous pouvons identifier et garder à l'esprit que si les changements n'ont pas encore été faits c'est qu'il existe des freins.

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Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 10:02

Bienvenus au monde des consultants Bisounours !!!

Mon plus beau rapport d'étonnement n'a pas plu au président et m'a couté ma place !

Et pourtant j'avais fais "assez soft" par rapport à ce que j'aurais vraiment pu écrire.

Je dois à nouveau faire un rapport d'étonnement dans ma nouvelle entreprise : je peux vous assurer qu'avec 8 mois de période d'essai je ne vais prendre aucun risque.
Ce rapport là va être biaisé, pipoté, truqué ... enfin un rapport complètement inutile.

Vous pouvez écrire tous les bouquins que vous voulez, faire des conférences, consulter. Le magnifique outil que pourrait-être le rapport d'étonnement ne l'est pas. Aucun patron, chef d'entreprise n'est prêt à lire, à entendre des vérités qui ne lui feront pas plaisir !

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Thomas

15/02/2018

à 08:45

Tout à fait de cet avis....

La direction générale me le demande. J'ai fait lire en diagonale mon document au statut de brouillon par un ancien DG... Même retour : bien trop dangereux pour être lu par la cour du Roi Soleil

Conclusion : je vais fournir un rapport biaisé où je me rangerai au coté "réaliste" des objectifs fixés. J'ai quant à moi 7 mois de période d'essai.

> Répondre

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nico

08/02/2018

à 20:22

je suis en train d'écrire mon premier rapport d'étonnement, je ne vais rien taire! mais une critique positive pour moi c'est relever un problème et commencer à apporter une solution. Dire qu'il pleut ne sert à rien si on ne propose pas un parapluie.
bon courage j'espère vous avoir apporter un angle de vue différant

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Ludo

05/11/2017

à 11:08

Bonjour
je dois réaliser un rapport d'étonnement, je travaille en tant qu'infirmier dans un hôpital psychiatrique.
Je n'ai aucune idée sur ce à quoi peut ressembler un rapport d'étonnement. Malgré des recherches, je ne trouve pas de méthodologie claire.
Quelqu'un pourrait-il m'envoyer son rapport d'étonnement...en espérant que cela puisse m'aider.
Merci

> Répondre

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pete

26/05/2017

à 12:38

Ca, c'est de la probabilité !

1 cas non favorable et on se donne le droit d'écrire "aucun patron, chef d'entreprise n'est prêt à lire ..."

Ne devenez pas chef d'entreprise ;-)

> Répondre

Lisa

01/08/2016

à 18:06

Que c’est chouette de vivre dans les livres où tout le monde est si gentil,

Le rapport d’étonnement est malheureusement toujours biaisé par le fait que le répondant et le destinataire sont tous deux à la fois juges et parties.

En effet, les rapports d’étonnement sont demandés avant la fin de période d’essai. Quelle jeune recrue va sérieusement prendre le risque de dire ce qu’il pense de son entreprise si son avenir professionnel est dans la balance ?

De plus, loin du monde idéal décrit dans les articles RH, les personnes qui les mettent en place ont souvent des troubles narcissiques et détournent ce rapport afin d’en faire un faire-valoir.

Si le rapport d’étonnement est sincère sur tout ce qui ne va pas dans l’entreprise, n’ayons pas la naïveté de croire que la personne qui croyait pouvoir se flatter d’un tel rapport va remercier la nouvelle recrue avec des fleurs !

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nana

09/02/2017

à 11:33

Dans la communication il y a un emetteur et un recepteur.
Il se peut que certains personnes mettent en place cet outils sans vouloir recevoir du feed back negatif.

Il se peut aussi que la personne ait pris le rapport d'étonnement pour un listing de tout ce qui ne va pas dans l'entreprise. En France on est champions pour faire celà, sans apporter de critique constructive, ni retour positif. J'aurais bien aimé lire le rapport ecrit pas les personnes ayant fait les commentaires... Peut être que leur experience a été mauvaise une fois. Celà ne veut pas dire qu'aucun patron ne peut lire un rapport d'étonnement sans virer la nouvelle recrue. Que du négatif encore une fois dans ces écrits...

Personnellement j'ai toujours pu ecrire ce que j'avais à dire. on peut dire beaucoup de choses quand on les dit bien. Et je trouve que certaines entreprises on aussi su les prendre en considération et faire bouger les lignes. Donc cet outils est bon. Il ne doit juste pas être mis en place pour faire joli.

> Répondre

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Thierry

25/10/2018

à 14:51

Egalement d'accord avec Louisa, en règle général le fait de s'étonner de ce qui pourrait passer pour un dysfonctionnement ou à tout le moins comme une pratique peu orthodoxe peut laisser à attendre que l'on découvre un monde pour le moins en déficit de compétence.

Quid de l'ego du lecteur ?

> Répondre

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Kingston

16/12/2016

à 16:48

Complètement d'accord avec Lisa ! On me demande un rapport d'étonnement, or si je dis tout ce qui ne va pas, c'est comme dire que les managers n'ont pas fait leur boulot ... Donc non, je dirai certaines choses certes, mais pas tout, loin de là

> Répondre

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EmmanuelB

04/12/2016

à 05:47

Je ne suis pas tout à fait d'accord... Par exemple, mon employeur m'a envoyé 4 semaines dans une annexe de l'entreprise qui vient d'ouvrir en qualité de formateur.

Au bout des ces 4 semaines il me demande de lui rédiger un rapport d'étonnement afin de pouvoir fixer les objectifs à court et moyen terme. en effet il a jugé qu'il était bon d'envoyer quelqu'un seulement 1 mois en qualité d'acteur de premier plan (la formation) et de finir par proposer des solutions suite aux situations observées.

C'est très intéressant et on apprend beaucoup sur soi-même en rédigeant ce rapport. je pense que la technique bien appliqué peut être un réel atout.

> Répondre

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Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 16:34

Vous étiez toujours en période d'essai ? Je ne crois pas !

Un rapport d'étonnement se fait souvent pendant la période d'essai et c'est là que tout est faussé !

> Répondre

En réponse à EmmanuelB

Leroy,Etienne,Etienne

05/01/2017

à 10:05

Vous étiez toujours en période d'essai ? Je ne crois pas !

Un rapport d'étonnement se fait souvent pendant la période d'essai et c'est là que tout est faussé !

> Répondre

En réponse à Lisa

Leil

27/11/2016

à 15:04

Vous avez complètement raison :)

> Répondre

En réponse à Lisa

Tom

06/09/2016

à 15:53

Je trouve qu'il est délicat de partir d'un ou quelques exemples d'entreprise, pour en faire une généralité et une règle absolue...

Les entreprises que nous accompagnons font parfois appel aux rapports d'étonnements pour en faire un levier d'amélioration continue et de progrès...
La critique, ou plus précisément "le regard extérieur", nous permet de nous rentre compte de ce qui va et ne va pas et ainsi d'évoluer ...

En général il faut tout de même 6 mois pour se rendre compte de comment fonctionne une entreprise réellement .. Pour dépasser le côté période d'essai et non objectivité d'un rapport d'étonnement, pourquoi ne pas négocier avec l'employeur la date de rendu d'un rapport d'étonnement et demander à la déposer après période d'essai validée ?

Je voulais ouvrir des pistes de réflexion aux commentaires laissés ici...
ce genre de commentaire qui selon moi fait que les entreprises n'évoluent pas et répètent inlassablement leurs erreurs... car certains ont tendance à se raconter des histoires pour se rassurer et ne pas oser dire de manière constructive ce qui pourrait évoluer dans leur environnement

> Répondre

consterné

20/04/2015

à 23:48

P..... !
Dire que c'est ces gens la qui dirigent nos entreprises...
Ça explique bien mieux que les charges et les impôts leurs échecs.

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docroger

01/03/2015

à 16:12

taille du rapport d'etonnement 1 page

voir

http://docroger.over-blog.com/article-5340835.html

rédigé en janvier 2007
A+

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+