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Comment faire un reporting ?

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Mathilde Hardy

Très utilisé dans les entreprises, le reporting est un outil de communication qui permet de restituer des données collectées sur une période définie en amont. Le reporting met en scène les informations, sous la forme de courbe ou graphique par exemple, et donne à son destinataire des indicateurs de performance clés. L’exploitation de ces derniers permet notamment de suivre l’avancement d’un projet, l’évolution des objectifs financiers et éventuellement de prendre des décisions stratégiques. Comment faire un reporting ? Notre conseil répond à cette question.

Outil de communication très apprécié en entreprise, le reporting a un véritable intérêt car il permet de rendre compte périodiquement d'indicateurs de performance à son supérieur hiérarchique.

Quelles sont les étapes à suivre pour faire un bon reporting ?

Quelles sont les clés pour réussir son reporting ? Un bon reporting doit capter l’attention de son destinataire :  le rapport est pertinent, bien présenté et permet d’en tirer des conclusions. Voici toutes les étapes à suivre :

L’objectif du reporting : bien comprendre ce qui est demandé par la personne qui vous missionne de le préparer. Vous devez pouvoir répondre à la question suivante : quelles sont les informations devant figurer dans le reporting ? (par exemple, le trafic d’un article figurant sur un site internet).

La temporalité : ce sont les dates de début et de fin de récolte des données (par exemple, le trimestre).

La périodicité : la fréquence d’envoi du reporting (par exemple, tous les trimestres).

La collecte des données : la récolte peut se faire grâce à des outils que vous possédez dans l’entreprise (par exemple, un outil qui mesure le nombre de visites sur une page internet).

Le choix d’un support de reporting : il vous permettra de mettre en scène vos données. Manuels ou automatiques, testez en plusieurs et choisissez celui qui vous semble le mieux.

La visualisation des données : la manière dont vous allez matérialiser les résultats obtenus. Généralement, vous ne fournirez pas un fichier brut de données. Ces dernières devront être sélectionnées, triées puis reportées sur votre document (par exemple, une courbe ou un graphique).

Notre conseil Cadremploi : ne surchargez pas votre reporting au risque de fausser le message que vous souhaitez transmettre. Un bon rapport est un rapport simple qui n’a pas besoin d’un traitement supplémentaire des données pour être compris. Il doit aider à la prise de décision.

Quels sont les outils qui permettent de faire un reporting ?

Il est important de choisir le bon support  pour présenter votre reporting. Plusieurs outils existent, manuels ou automatiques. À vous de tester et de choisir celui qui vous semble le plus pertinent.

>> Les outils manuels de reporting

L'utilisation d'outils informatiques est indispensable pour réaliser un reporting. Ne serait-ce que par le volume de données présentées. Pour être digeste et utilisable immédiatement par les destinataires du reporting, sa présentation est capitale. Les données récoltées doivent figurer dans un document lisible. Interrogez-vous sur la manière dont vous souhaitez retranscrire vos chiffres. En fonction, un outil sera plus indiqué qu’un autre.

Par exemple :

  • Si vous souhaitez réaliser votre reporting sous forme d’infographie, vous pourrez utiliser Canva.
  • Si vous souhaitez utiliser des graphiques, vous pourrez utiliser PowerPoint (figurant dans le pack Office).
  • Si vous souhaitez organiser vos chiffres sous forme de tableau, vous pourrez utiliser Excel (figurant dans le pack Office). Cette option n’est pas à privilégier si vous avez un grand nombre de chiffres. Cet outil ne sera pas assez visuel.

Bon à savoir : il existe de nombreux logiciels, open source ou non, très efficaces.

>> Les outils automatiques de reporting

L’automatisation des reportings permet de produire plus rapidement les documents et de mettre rapidement les données à jour. Ils vous permettent de vous créer des tableaux de bord simples et efficaces. De nombreux outils existent qui vous permettront d’automatiser vos reportings après les avoir paramétrés. Par exemple, notons l’existence de MyReport, Power BI ou encore EMAsphere.

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