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Comment préparer un déplacement professionnel ?

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Mathilde Palfroy

Votre employeur vous demande de partir quelques jours pour aller rencontrer des clients ? Vous devez effectuer un voyage d’affaires ? Pour aborder sereinement votre déplacement et passer un agréable séjour, organisez-vous en avance, surtout si vous devez vous rendre à l’étranger. Essayez de planifier ce que vous aurez à faire, ce dont vous aurez besoin et trouvez où séjourner confortablement. Comment préparer un déplacement professionnel ? Voici quelques conseils pratiques pour veiller à ne rien oublier.

Posez le cadre de votre déplacement professionnel 

Pour commencer à préparer votre voyage professionnel, faites le point sur les contraintes et les objectifs de votre déplacement.

  • Réfléchissez aux motifs de votre déplacement professionnel : pourquoi votre entreprise vous demande-t-elle d’effectuer ce voyage ? Formulez un ou plusieurs objectifs à accomplir.
  • Où allez-vous partir ? Ville ? Campagne ? Demandez-vous comment vous y rendre et où vous pourrez loger. S’il s’agit d’un déplacement à l’étranger, renseignez-vous dès que possible sur votre destination.
  • Commencez à préparer votre programme sur place. Listez les personnes que vous devrez rencontrer, ainsi que les lieux dans lesquels vous devrez vous rendre pour votre employeur.
  • Faites l’inventaire des documents et du matériel dont vous aurez besoin : voiture ? Ordinateur ? Contrats ?
  • Quand allez-vous partir ? Pour combien de temps ? Si votre employeur n’a pas prévu de date, proposez-lui-en une en tenant compte des impératifs de l’entreprise et de vos contraintes personnelles.
  • Un budget vous est-il alloué pour effectuer votre déplacement ? Si oui, cela pourra limiter les moyens dont vous disposerez sur place. Si la question n’a pas été abordée, renseignez-vous sur la prise en charge de frais professionnels dans votre entreprise et sur les modalités de remise des notes de frais.

Notre conseil Cadremploi : pensez à anticiper votre absence chez vous (courrier, plantes, enfants, animaux, personne de confiance) et au bureau (à qui déléguer vos tâches quotidiennes, comment boucler vos dossiers avant de partir, où renvoyer vos clients).

Bon à savoir : si vous pensez que vous pourrez bénéficier d’une journée ou de quelques heures librement, vous pouvez aussi vous renseigner concernant les lieux, sites et monuments touristiques à visiter sur place.

Établissez le planning de votre déplacement professionnel

Contactez toutes les personnes que vous avez prévu de rencontrer et fixez vos rendez-vous clients. Si possible, essayez de concentrer vos différentes entrevues au sein d’un même périmètre géographique (quartier, ville). Cela vous évitera de perdre du temps.

Ensuite, préparez-vous un planning avec la liste de vos rendez-vous avec la date, l’heure et le lieu pour chacun.

Vérifiez ce faisant que les délais sont cohérents, que vous pourrez facilement vous rendre d’un lieu à un autre, et que vos journées ne sont pas trop chargées.

Notre conseil Cadremploi : téléchargez sur votre smartphone des applications qui vous faciliteront vos déplacements.

Réservez votre trajet et votre hébergement

Si vous devez réserver un billet de train ou d’avion, commencez par étudier les horaires, les tarifs et les disponibilités. Si possible, prenez un billet pouvant être modifié ou annulé et remboursé.

Bon à savoir : n’oubliez pas de prévoir votre transport de l’aéroport ou de la gare à votre hôtel avant de valider votre réservation. En effet, certains aéroports peuvent être éloignés du centre-ville et il est important de vérifier que vous pourrez en partir et y accéder facilement.

Pour choisir la situation de votre logement, tenez compte de vos trajets ainsi que de vos rendez-vous sur place.

Exemple : si vous arrivez tard le soir, ou si repartez tôt le matin, privilégiez un hôtel situé près de la gare ou de l’aéroport.

Pour recenser les hôtels en accord avec vos exigences, vous pouvez contacter les offices de tourisme français (ou leurs équivalents étrangers). Il existe sinon de nombreux sites internet permettant de réserver un hôtel en ligne. Consultez les avis laissés par les précédents clients et vérifiez que vous pourrez disposer de ce dont vous avez besoin (WiFi, restauration).

Notre conseil Cadremploi : dans l’idéal, prenez vos réservations au moins 2 mois à l’avance. Si ces réservations sont couteuses, demandez à votre employeur une avance ou la prise en charge de vos frais.

Anticipez vos déplacements professionnels sur place

Pour un séjour en France ou dans une grande ville, l’utilisation des transports en commun peut être suffisante pour assurer vos déplacements.

Si vous avez une visite de prévue dans des régions peu ou pas desservie, il sera plus confortable pour vous de bénéficier d’une voiture, à moins que votre employeur ne vous permette de recourir à un service de taxi.

Dans le cadre d’un déplacement impliquant de nombreux rendez-vous dans des lieux éloignés, prévoyez impérativement la location d’une voiture.

À noter : votre employeur ne peut pas vous imposer d’utiliser votre voiture personnelle. Si vous acceptez de prendre votre voiture, vous pourrez demander le remboursement de vos frais kilométriques. Si vous n’êtes pas d’accord, il devra vous fournir un véhicule de fonction ou prendre en charge la location d’un véhicule sur place.

Préparez les documents nécessaires à votre déplacement professionnel

Lorsque vous avez réservé votre billet de transport et votre hôtel, imprimez vos reçus de réservation et placez-les dans une pochette destinée à réunir les documents liés à votre déplacement. Ajoutez-y le plan de la ville dans laquelle vous vous rendez ainsi que toute autre information pratique qui pourrait vous être utile.

Pensez à lister tous les documents professionnels dont vous aurez besoin : reportings, dossiers, notes de synthèse, documents d’entreprise (plaquettes, cartes de visite, organigrammes), contrats, etc. afin de ne rien oublier.

Enfin, veillez à ajouter votre planning assorti des coordonnées de tous vos interlocuteurs, hôtes et contacts sur place.

Conseil Cadremploi : préparez votre valise personnelle et vos affaires professionnelles quelques jours avant votre départ. Vous serez ainsi certain de ne rien oublier et vous aurez la possibilité, si nécessaire, d’effectuer un ajout ou un achat de dernière minute.

Comment préparer un déplacement professionnel à l’étranger ?

Il existe des métiers de cadres qui font voyager. Si votre déplacement professionnel vous amène à vous rendre à l’étranger, voici l’essentiel des choses auxquelles penser. Prenez-vous-y suffisamment tôt, car certaines démarches administratives peuvent prendre du temps.

  • Renseignez-vous concernant les formalités : avez-vous besoin de demander un visa, vos documents d’identité sont-ils encore valables ? Attention, certains pays exigent une validité très longue des passeports.
  • Des précautions en matière de santé sont-elles nécessaires (vaccins, traitement médical personnel) ?
  • Préparez vos moyens de paiement : votre carte bancaire ou celle de l’entreprise fonctionne-t-elle bien dans le pays où vous allez vous rendre ? Vérifiez sa date de validité, prévenez votre banque et questionnez-la concernant les frais bancaires que pourraient occasionner des paiements effectués à l’étranger.
  • Demandez à votre opérateur téléphonique si votre téléphone pourra vous permettre de passer des appels dans le pays, ou vers la France. Si nécessaire, vous pourrez modifier votre forfait téléphonique ou souscrire une option temporaire.
  • Informez-vous un minimum sur le pays (usages et coutumes professionnels, climat et températures, décalage horaire, prises électriques, etc.). Pensez à prévoir un dictionnaire de poche (et/ou une application de traduction pour mobile) qui vous sera certainement utile sur place si l’un de vos interlocuteurs ne parle pas anglais.

Bon à savoir : vous trouverez beaucoup d’informations utiles et notamment toutes les précautions à prendre et consignes de sécurité à respecter (selon votre destination) sur le site France diplomatie. Pour toutes les questions relatives aux recommandations sanitaires, vous pouvez aussi consulter le site de Santé publique France.

Notre conseil Cadremploi : pensez à emporter une copie de vos documents d’identité et notez-vous quelque part les coordonnées et l’adresse de l’ambassade de France de votre pays de destination.

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