Comment rédiger une note de cadrage ?

Faites le point sur votre projet avant de rédiger votre note de cadrage

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre note de cadrage, commencez par faire le point concernant votre projet. En effet, peut-être aurez-vous besoin de quelques renseignements ou précisions pour pouvoir bien cerner ses enjeux et les attentes de votre employeur et/ou de votre client avant de vous attaquer à la rédaction proprement dite.  

Formulez clairement votre projet au brouillon, son titre et inscrivez ensuite, en quelques lignes, en quoi consiste celui-ci. Cet exercice tout simple vous amènera automatiquement à mettre l’accent sur les consignes ou les contraintes les plus importantes.

Exemples de titre de projet : mise en place d’un système automatique de gestion de la présence du personnel, création d’un nouveau format de contenu.

Exemple de formulation : le projet consiste à organiser l’installation et l’utilisation de badgeuse à puces par les XX salariés de l’entreprise XX avec une utilisation prévue pour le XX/XX/XX et un budget de XX euros.

Notre conseil Cadremploi : ces quelques éléments préliminaires de préparation pourront être réutilisés ensuite, lorsque vous aurez achevé votre note de cadrage, afin de vous aider à en rédiger l’introduction.

Détaillez les éléments à étudier dans votre note de cadrage

Il n’existe pas de modèle de note de cadrage pouvant correspondre à tous les types de projets. L’important, c’est que vous soyez en mesure d’identifier, pour votre projet, ce qu’il sera essentiel de préciser.

Réalisez une to do list  simple dans un premier temps. Vous verrez ensuite si certains aspects peuvent être abordés de front, et si les autres méritent une attention fouillée ou plus succincte.

Exemple : pour notre projet d’installation d’un système de badgeuse, il conviendra de se demander pourquoi l’entreprise souhaite installer ce dispositif et quels sont ses objectifs, de relever les principales contraintes (lieu d’installation, systèmes, budget, législation) et les directives existantes (délai).

Notre conseil Cadremploi : procurez-vous tous les documents utiles en amont. Vous n’aurez pas à aller les chercher un par un lorsque vous aurez commencé à travailler votre note de cadrage, et le fait de les parcourir pourra aussi vous aider à ne rien oublier. Exemples de documents : études préalablement réalisées, droit applicable, brief technique, documentation...

Précisez les contours de votre projet

La note de cadrage doit permettre de savoir précisément ce qui fait partie du projet. Certaines tâches ou services connexes peuvent en effet s’avérer nécessaires, mais ne pas rentrer dans le cadre de ce qui a été prévu. Listez ce que vous allez réaliser dans le cadre de ce projet, et précisez éventuellement, dans une note de bas de page ou en annexe, ce que vous ne prendrez pas en charge.

Notre conseil Cadremploi : n’oubliez pas que la note de cadrage doit être synthétique et facilement compréhensible pour toute personne même si celle-ci ne dispose pas des compétences techniques nécessaires. Si vous avez besoin de vous référer à du vocabulaire technique ou à des informations plus denses, prévoyez un glossaire et/ou des documents annexes.

Fixez les objectifs du projet

Partez de la demande ou des consignes que vous avez reçues et précisez le but général du projet, ainsi que ses objectifs.

Les objectifs sont généralement d’abord des objectifs concrets ou techniques, mais peuvent s’y ajouter des objectifs issus des contraintes comme des objectifs financiers ou des objectifs de délai lorsque ceux-ci sont primordiaux.

Bon à savoir : si le projet vise plusieurs objectifs, ou si vous pensez pertinent de scinder l’objectif principal en plusieurs sous-objectifs, vous pouvez indiquer les objectifs par ordre hiérarchique d’importance, de priorité, ou les regrouper en cas de lien entre eux.

Notre conseil Cadremploi : fixez de préférence des objectifs qui peuvent être mesurés. Vous pouvez par exemple donner des chiffres.

Planifiez les étapes du projet pour rédiger votre note de cadrage

Une note de cadrage doit comprendre les différentes étapes de réalisation du projet : proposez un planning ou un rétroplanning.

Planifiez les étapes successives à réaliser, avant et après l’élaboration du cahier des charges s’il est prévu d’en élaborer un.

Bon à savoir : si vous n’avez pas eu le temps de réaliser toutes les recherches nécessaires, tel ou tel point à résoudre peut constituer une des étapes du projet. La note de cadrage n’a pas vocation à tout parfaitement préciser, mais à cadrer le projet.

Listez les moyens et les ressources pour réaliser votre projet

La note de cadrage doit comporter la liste des moyens à mobiliser (finances, matériel, personnel, compétences) pour réaliser le projet.

Ces ressources  nécessaires doivent être confrontées aux éventuelles contraintes afin de trouver des solutions.

Organisez le projet

La partie organisation doit prévoir qui va diriger la réalisation du projet, et les salariés ou services qui seront amenés à intervenir.

Si vous les connaissez, vous pouvez préciser les salariés mobilisés à temps plein (période, agenda, équipes) et les salariés chargés d’une mission ponctuelle (descriptif de leur rôle, dates et modalités prévues). Si les personnes n’ont pas encore été désignées, ou si les compétences nécessaires sont extérieures à l’entreprise, indiquez simplement les besoins en personnel dans votre projet d’organisation.

Notre conseil Cadremploi : pensez à prévoir comment va fonctionner la communication dans le cadre de l’organisation générale du projet : qui sera chargé de synchroniser le travail des intervenants, qui fera le lien avec le commanditaire, qui va préparer les documents utiles de présentation ou du cahier des charges...

Faites figurer les éventuels risques lors de la rédaction de votre note de cadrage

Si votre projet comporte quelques risques, ou si les délais vous semblent trop courts, il est important de le signaler dans la note de cadrage.

Soulignez également les manques possibles si le budget vous apparaît trop faible, ou si les compétences de l’entreprise nécessitent le recours à un personnel extérieur.

Bon à savoir : si vous disposez de documents utiles comme des études ayant préalablement été réalisées, vous pouvez vous y référer.