Démarches administratives : le retro-planning

Hervé Chanudet

Votre business plan est complet, la banque vous a accordé un crédit et vous avez éventuellement trouver des aides financières complémentaires. Le projet devient enfin réel. Restent, encore, quelques démarches administratives. Zoom sur les dernières formalités

Par Hervé Chanudet, Expert Création d'entreprise sur Wengo

 

J-3 mois : la création et le dépôt du nom de l'entreprise


Trouver le nom de son entreprise, c'est lui donner une âme ! Au-delà de l'originalité, il est primordial de veiller à sa signification et, par dessus tout, penser à le protéger dès le départ. Le nom est important car il active la notoriété de l'entreprise. Il doit être facile à comprendre, facile à dire, facile à retenir...

Les différents noms.
Il existe plusieurs noms pour l'entreprise et/ou la société :
- Le nom commercial est le nom sous lequel l'entreprise est connue de la clientèle et sous lequel elle exerce son activité.
- La raison sociale se compose du nom du ou des associés d'une société. Elle est généralement utilisée pour les sociétés civiles professionnelles.
- La dénomination sociale est utilisée pour toutes les sociétés et ne fait pas nécessairement référence à l'activité. Elle peut être identique au nom commercial.
- L'enseigne désigne le local, le lieu dans lequel l'entreprise vend. Elle peut être identique au nom commercial, mais aussi être un simple objet ou symbole.

Le dépôt du nom de l'entreprise. Avant de vous rendre au Centre des formalités des entreprises (CFE), il vous faut vérifier que le nom de votre entreprise n'existe pas déjà. Pour cela, procédez à une recherche sur Google, sur le site www.infogreffe.fr (il regroupe toutes les sociétés françaises existantes), sur celui de l'Institut national de la propriété industrielle (www.inpi.fr) et sur celui de l'Association française pour le nommage Internet en coopération (www.afnic.fr) pour les noms de domaines des sites web.
Cette vérification est importante : si le nom est déjà réservé, vous pouvez le déposer auprès de l'Inpi, mais vous ne serez pas protégé en cas de problème car l'antériorité prime. Sachez que le dépôt de votre nom peut être fait dans une ou plusieurs catégories d'activité.



J-2 mois : le choix de votre banque pour votre compte entreprise


Quelle que soit la forme juridique (auto-entreprise, entreprise individuelle, société), il est conseillé d'ouvrir un compte distinct de son compte personnel pour y déposer les recettes de votre activité et régler vos fournisseurs. Votre comptabilité sera plus précise et plus facile. Il n'y a aucune obligation à ouvrir un compte au sein de la banque qui vous a accordé un crédit.

Le droit au compte. Après plusieurs refus d'ouverture de compte par les banques, vous pouvez saisir la Banque de France qui désignera un établissement bancaire pour accueillir votre compte. Joignez à votre demande l'attestation de refus d'ouverture.

La caisse des dépôts et consignation. Si vous n'avez toujours pas de banque au moment du dépôt du dossier au CFE, vous avez la possibilité de déposer gratuitement le capital de votre société à la caisse des dépôts et consignations. L'argent est alors bloqué en attendant de trouver un établissement bancaire (impossible alors de retirer ou de faire fructifier cette somme). Les fonds seront disponibles sur présentation du certificat du greffier attestant de l'immatriculation de la société au RCS, ou en cas de renoncement, de l'original du mandat signé des associés. Autre alternative, plus coûteuse : le dépôt chez un notaire.

 


J- 1 mois : les formalités légales avant la création


Certaines démarches doivent être obligatoirement réalisées avant le passage au Centre des formalités des entreprises. Explications.

Les activités règlementées. Vous devez vérifier si l'activité dans laquelle vous souhaitez vous lancer, est règlementée. Vous pouvez obtenir ce type d'information auprès des chambres de commerce. De manière générale tout ce qui touche aux personnes, à la sécurité et aux fonds, nécessite des certificats de qualification professionnelle. Vous devez alors demander en mairie ou en Préfecture (du lieu de votre future entreprise) une autorisation d'exercice ou une inscription sur des registres professionnels. Vous devrez peut-être remplir un dossier.

Le stage d'initiation à la gestion de l'entreprise. Le lancement d'une activité rattachée à la Chambre des métiers (artisans), nécessite un stage d'initiation à la gestion de l'entreprise. Payant, il dure 30 heures (une prise en charge par le Pôle emploi est parfois possible). Ce stage offre une initiation à la comptabilité générale et à la comptabilité analytique, une information sur l'environnement économique, juridique et social de l'entreprise artisanale. Les anciens chefs d'entreprises et les personnes qui possèdent un diplôme ou une expérience dans la gestion/ comptabilité, sont dispensés de ce stage.

Le choix du local. Si votre activité nécessite un local, le moment est venu de le réserver et de régler les formalités avec le bailleur. Le local va déterminer l'adresse de l'entreprise, (le siège social). Ces données sont à intégrer au dossier destiné au CFE.
La loi vous autorise à domicilier votre activité à votre domicile. Si vous n'êtes pas propriétaire, vous devez prévenir votre bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception et en garder une copie pour la produire au CFE.

La rédaction et l'enregistrement des statuts. Si vous créez une société, et non une entreprise individuelle, vous devez rédiger ses statuts signés par les associées. Ils doivent ensuite être enregistrés au centre des impôts dont dépend l'entreprise. Cette formalité est généralement gratuite et peut être faite dans le mois qui suit la signature.

La nomination du gérant. Toujours pour les sociétés, formalisez dans un acte simple, le nom du gérant, ses pouvoirs, la durée de ses fonctions. Le représentant légal et les associés doivent signer ce document.

La publication d'une annonce légale. Cette formalité ne s'applique qu'aux sociétés. Une annonce concernant la création de la société doit être publiée dans un des journaux du département. Elle spécifie le nom, l'adresse, le capital, la gérant, l'activité et la date de création. Vous trouverez la liste des journaux habilités auprès de votre Préfecture. Comptez environ 170 euros. Le récépissé et l'annonce elle-même doivent être donnés au CFE.


Le jour J : l'enregistrement de l'activité au CFE


Votre dossier de création d'entreprise est complet. Il ne vous reste plus qu'à le déposer auprès du CFE compétent pour enregistrer votre activité.

Trouver le CFE. Il dépend du lieu du siège social, mais aussi de la nature de l'activité : rendez-vous à la chambre de commerce et de l'industrie pour les activités non artisanales, à la chambre de métiers et de l'artisanat pour les activités artisanales ou encore au Greffe du tribunal de commerce pour les sociétés civiles, les sociétés d'exercice libéral, les agents commerciaux ou les Groupements d'intérêt économique (GIE). Un document est à remplir contenant, entre autres, la date de début d'activité (elle peut être différence de la date de création), le régime fiscal choisi, la périodicité de la TVA...

Les meilleures périodes pour s'enregistrer. Deux périodes sont favorables à la création d'entreprise : Avril (avant la période creuse de l'été) et octobre (au moment de la rentrée et avant Noël). Ainsi vous démarrez votre activité à un moment faste pour le commerce, et les appels de cotisations (90 jours après le début de l'activité) se feront sur une trésorerie renforcée. Attention : ces conseils sur les dates d'ouverture optimales sont valables pour les activités les plus courantes. Et la saisonnalité peut changer selon le type d'entreprise lancée.


Les documents nécessaires. Pensez à apporter tous les papiers issus de vos démarches précédentes : les statuts, le document de nomination du gérant, le certificat de domiciliation de l'entreprise, une attestation sur l'honneur de non-condamnation du gérant et l'annonce légale (récépissé et/ou publication) pour les sociétés, l'attestation du stage d'initiation à la gestion pour les artisans, vos papiers d'identité, votre carte vitale et votre chéquier.

Le coût de l'enregistrement. Il s'agit des frais des greffes qu'il s'agisse d'une entreprise individuelle ou d'une société dépendante de la chambre de métiers ou de la chambre de commerce ou des deux. Certaines pratiquent la gratuité. Pour l'inscription au registre du commerce, au greffe du commerce, au bulletin des annonces légales, à l'Inpi et pour les autres redevances annexes, comptez entre 62 et 230 euros, que vous règlerez en globalité au CFE.

L'obtention des numéros SIREN et SIRET. La majorité des CFE vous donne les numéros quasi immédiatement. Le SIREN est attribué par l'INSEE ; le SIRET correspond à une identification géographique de l'entreprise. Les auto-entrepreneurs qui s'inscrivent en ligne obtiennent ces données en quelques jours. Après cette étape, la vie de l'entreprise a commencé. Mais pas forcément son activité.


J+8 les premières formalités après la création de l'entreprise


Après l'enregistrement des formalités au CFE, quelques démarches sont nécessaires avant de lancer l'activité.

Assurer l'activité. Si vous avez des stocks, un local, vous devez souscrire une assurance. Vous devez également assurer votre responsabilité civile professionnelle et, facultativement, les pertes d'exploitations. Une protection juridique est conseillée. Ces dépenses ont peut-être déjà été inscrites dans votre plan prévisionnel.

Acheter les livres et logiciels comptables. Certains registres sont obligatoires et même paraphés par le tribunal. De nombreux logiciels très faciles et pratiques peuvent vous aider à tenir la comptabilité de votre entreprise (Comptasso, Netexco, Assigets...). Là aussi faites le point sur vos besoins et réalisez un benchmark des différentes solutions. Selon le cas, il est parfois judicieux de souscrire un service de maintenance.

Adhérer à une caisse de retraite des salariés. Même si vous n'avez pas de salariés dans votre entreprise, vous êtes obligé d'adhérer, dans les trois mois qui suivent la création de l'entreprise, à la caisse de retraite des salariés. Elles sont différentes en fonction de l'activité (services à la personne, vente en ligne...). Cette formalité n'est pas obligatoire pour les micro-entreprises et les auto-entreprises.

Penser aux petits détails. Vous allez recevoir rapidement des courriers. N'oubliez donc pas de mettre le nom de votre entreprise sur la boîte aux lettres. Attribuez-vous un numéro de téléphone professionnel, afin de préserver votre vie personnelle.

Les principes de gestion au quotidien

Voici un "to do list" avec des conseils précieux pour bien démarrer et gérer son entreprise.

Tenez-vous le plus près possible de votre budget prévisionnel. Ne cédez pas à la tentation en dépensant plus.
Tenez votre comptabilité quotidiennement ou hebdomadairement. Un tableau de bord doit vous indiquer au jour le jour où vous en êtes (cahier ou logiciel).
Anticipez les résultats. Si vous n'avez pas réalisé le nombre de ventes escomptées, au vu des premiers résultats, posez-vous les bonnes questions : les prix sont-ils trop élevés ? Faut-il améliorer le plan de communication ?... N'oubliez pas qu'une fois ces plans d'action en place, il faudra attendre deux à trois mois pour voir les résultats.
Réduisez les coûts de fonctionnement. Il y a les charges liées à l'exploitation et celles liées à l'existence même de l'entreprise. Ces dernières peuvent être minimisées (téléphone fixe, banque, assurance...).
Méfiez-vous des arnaques. Il se peut que l'on vous envoie des courriers pour vous obliger à souscrire à telle ou telle caisse de retraite, à des annuaires etc. Faites attention, car il existe des démarches commerciales frauduleuses.

Hapsatou Sy, créatrice des centres de beauté Ethnicia

Après des études de commerce international et après avoir travaillé dans une société d'informatique, Hapsatou Sy a décidé de voler de ses propres ailes en créant son entreprise autour de la beauté.
Elle ouvre son premier salon de beauté destiné à toutes les femmes sous la marque Ethnicia (coiffure, esthétique, maquillage, bien-être et conseil en image). Une idée qui avait fait du chemin dans sa tête et qu'elle a confirmée lors de son séjour à New-York. À 29 ans, elle est aujourd'hui à la tête de cinq espaces de beauté parisiens, d'un centre de formation et gère soixante-dix salariés. Les banques ne l'ont pas beaucoup aidée. Et elle a dû faire preuve de conviction, de système D (fonds propres, emprunts à l'entourage...) et d'imagination. Pour attirer ses premières clientes, Hapsatou a ainsi fait distribuer, lors de grands événements, des flyers par des jeunes filles arborant la marque sur leur t-shirt. Cette démarche était en parfaite adéquation avec les valeurs qui guident Hapsatou : "la conviction, la prise de risque et la force de l'apprentissage sur le terrain". Hapsatou Sy nourrit de nombreux projets pour l'avenir, comme ouvrir une centaine de franchises Ethnicia dans toute la France.

 

Par Hervé Chanudet, expert en création d'entreprise

 

Hervé Chanudet
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