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Entretien annuel d'évaluation : comment s'y préparer ?

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Tiphaine Réto

C'est la saison des entretiens annuels d'évaluation. Un outil de management majeur qui n'a aucun caractère légal ou conventionnel. Pourtant, il faut savoir le préparer. Conseils de Gautier Jardin, consultant en management pour Capital RH.

Quels sont les objectifs d'un entretien annuel d'évaluation ?

La tendance n'est plus de juger, de noter et d'aborder les augmentations salariales mais d'apprécier des réalisations professionnelles et de rechercher des axes de progrès quantitatifs ou qualitatifs. De nombreuses entreprises ont d'ailleurs renommé l'entretien d'évaluation pour parler d'entretien d'appréciation des compétences, de progrès ou de performance... Ces dénominations donnent une première idée des objectifs de l'entretien.

Ceux-ci varient d'une entreprise à une autre et sont fonction de l'emploi occupé par le collaborateur évalué. Pour un agent d'exécution, les objectifs de l'entretien seront davantage orientés vers l'activité, les procédures et les compétences. Pour d'autres collaborateurs l'évaluation sera essentiellement axée sur la performance, sur l'efficience des résultats, la conduite de projet, les relations internes et externes avec d'autres services.

 

Y a-t-il des « trucs » pour faciliter ces entretiens ?

La préparation de l'entretien est essentiel, tant pour le manager que pour le collaborateur. Il est donc nécessaire de prendre rendez-vous au moins 15 jours avant l'entretien et de fournir tous les éléments pour que chacun puisse préparer cet entretien dans les meilleures conditions. Le jour J, il faut savoir se préparer psychologiquement en prenant le temps de se « retrouver » quelques minutes avant le début de l'entretien. Il est donc important de ne pas enchaîner les entretiens les uns après les autres. La phase d'accueil est essentielle : il faut y montrer sa disponibilité et le plaisir que l'on a à vivre cet entretien, notamment en éteignant son téléphone (devant le collaborateur). Au cours de l'entretien, le manager doit sans cesse rechercher le dialogue en évitant les questions fermées ou inductives et en ne coupant pas la parole...

 

Beaucoup de managers utilisent des grilles d'évaluation pour cet entretien. Est-ce une bonne idée ? Quelles sont les erreurs à éviter ?

Effectivement, le support d'entretien joue un rôle important et en la matière il existe de tout ! Entre les grilles d'évaluation trop détaillées, qui peuvent comporter une vingtaine de critères et celles qui n'en comportent aucun, il y a un compromis à trouver. De plus, les critères d'évaluation ne sont que rarement définis. Prenons l'autonomie, l'esprit d'initiative, le leadership... quelles définitions en avons-nous ? Quels critères objectifs pour que le manager et son collaborateur évaluent sur les mêmes bases ?

 

 

Quels sont les sujets à aborder impérativement pendant l'entretien ?

Les sujets abordés doivent être en lien direct avec la mission et les activités du collaborateur. C'est pour cette raison, que dans la majorité des entreprises, vous trouvez des thèmes incontournables comme l'évaluation des objectifs de l'année passée, la définition des objectifs pour l'année à venir, l'appréciation des compétences ainsi qu'un point sur les formations suivies et la prise en compte des nouvelles demandes et enfin, les souhaits de mobilité. Au-delà d'être un outil de management, c'est un outil de gestion des ressources humaines qui permet de formaliser les demandes de formation, les souhaits d'évolution et de mobilité interne.

 

L'évaluation des objectifs semblent être un thème incontournable ?

Oui et souvent réducteur. Une année de travail ne s'apprécie pas uniquement sur l'atteinte des objectifs. D'ailleurs, nous conseillons aux managers de se limiter à quatre ou cinq objectifs par collaborateur. Ces objectifs doivent être clairs, précis, mesurables et délimités dans le temps. Dans nos formations, nous constations que 50% des objectifs n'en sont pas. Ils expriment davantage des ambitions, des intentions ou des buts dont l'appréciation ne peut être objective. La qualité de la définition de l'objectif influence à 90% la qualité de l'évaluation et permet d'aborder l'essentiel : « comment ». Comment est-on arrivé à ce résultat et comment le maintenir ou le faire progresser.

 

Y a t-il des registres à éviter, tel que le jugement de valeur ?

« Restez factuel » est le premier conseil que nous donnons aux managers. C'est le meilleur moyen d'éviter de tomber dans les jugements de valeurs. Un manager peut dire à un collaborateur qu'il ne s'implique pas assez (ce qui est un jugement de valeur) à condition de s'appuyer sur des faits (sur quoi je me base pour dire cela ?). D'autre part, il est assez fréquent que certains managers profitent de l'entretien annuel pour faire ce que l'on appelle du recadrage. L'entretien annuel est un outil de management, l'entretien de recadrage en est un autre. Et pourquoi attendre une année pour recadrer un collaborateur sur son comportement, son activité et ses méthodes de travail ?

 

 

Comment considérer que l'entretien d'évaluation est réussi ?

Aux solutions trouvées en commun, aux propositions apportées, aux accords trouvés concernant l'évaluation de la performance et des compétences et, enfin, aux appréciations générales que feront le collaborateur et le manager. En fin d'entretien, il est nécessaire de prendre le temps de faire une synthèse et de demander au collaborateur comment il a vécu cet entretien, son impression générale sur le fond et sur la forme. Chacun doit se demander à quoi a servi l'entretien, ce qu'il en a tiré et ce qu'il a pu apporter à son interlocuteur.

Le manager doit aussi se souvenir que l'entretien annuel n'est qu'un point de passage et non une finalité. Il doit donc prévoir les prochaines échéances pour faire le point sur les engagements pris.

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