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Gagner une heure par jour au bureau grâce à la GTD

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Céline Chaudeau

Une bonne résolution pour ce début d’année ? La GTD, très à la mode outre-Atlantique, cette méthode séduit aussi les cadres français. Rencontre avec son créateur et quelques adeptes.

« Y a-t-il une personne dans cette pièce qui ne rapporte pas de travail à la maison ? » Dans la salle, personne ne moufte. Et pour cause : les participants à cette conférence sont précisément venus écouter cet expert pour cela : trouver des réponses. Auteur du guide "S'organiser pour réussir", David Allen était de passage à Paris fin 2015 pour promouvoir la réédition de son livre culte aux États-Unis. En version originale, cela s’appelle la méthode GTD, soit "Getting Things Done" ou "l'art de l'efficacité sans le stress". « Quand on y pense, c’est grisant d’imaginer tout ce que l'on peut faire en une journée, résume-t-il. Mais dès que l’on subit les événements, on est grillé. »

 

Des trucs pour soulager son cerveau

Plus facile à dire qu’à faire ? Nicolas Chartier dédramatise volontiers la démarche. « J'applique cette méthode depuis cinq ans après avoir découvert le livre dans un aéroport, témoigne le co-fondateur et directeur général d’Aramisauto. Le livre est rapide à lire. Après, le plus difficile est d'appliquer ses principes. » Cet entrepreneur détaille quelques-unes des idées phares de la méthode qui l’ont aidé gagner en efficacité : se libérer le cerveau, rédiger des listes et, surtout, transformer ses projets en actions. « Quand j’ai commencé à différencier projets et actions et à tirer des actions de mes projets, j’ai soudain vu que mes projets avançaient plus vite. C’est une forme de planification naturelle qui vient toute seule. »

« Cette méthode comprend quelques trucs simples comme la règle des deux minutes, poursuit Romain Bisseret, président d’In Excelsis et représentant de la formation GTD en France. En clair, tout ce qui vous tombe dessus et qui prend moins de deux minutes, il vaut mieux le faire tout de suite. Une autre astuce consiste à prendre l'habitude de toujours noter ce que l’on a à faire car notre cerveau n'est pas conçu pour stocker ce type d’information. Enfin, on peut aussi se prévoir un brief hebdomadaire pour passer en revue tout ce que l'on a à faire et transformer ses projets en actions. »

 

Testé et approuvé par les managers

La méthode GTD, proposée en France depuis 2014, séduit de plus en plus de cadres, et pas seulement les dirigeants. « Nos participants ont en moyenne entre 35 et 50 ans, constate Romain Bisseret. Il s’agit de profils en management intermédiaire avec beaucoup de tâches et de collaborateurs à gérer. » « Je m’aperçois effectivement que les plus en demande ne sont pas forcément les grands patrons mais les niveaux intermédiaires, abonde David Allen. Les managers sont généralement ceux en plus grande souffrance car ce sont eux qui doivent gérer et subir le plus de choses en même temps. » 

« C’est la principale demande que je reçois, confirme Nadia Boudjella, responsable formation et développement chez Samsung France. Nos cadres veulent apprendre à s’organiser pour être plus efficaces, surtout dans une entreprise comme la nôtre avec une culture de l’urgence. » Elle propose désormais cette formation, disponible entre un jour et demi et trois jours, à ses collègues. Non sans l’avoir elle-même testée. « Je propose aux sceptiques de suivre la formation pendant une journée et d’essayer d’appliquer ses principes pendant un mois, le temps d’habituer son cerveau. Aujourd’hui, je sais que cela fait rêver, mais je pars le soir avec zéro email dans ma boîte de réception. À force, on gagne une heure par jour. Un vrai luxe de nos jours ! » « Je me suis demandée si la méthode GTD pouvait aider nos avocats à reprendre le contrôle de leur vie, témoigne Anne De Wilde, directrice des ressources humaines du cabinet CMS-Francis Lefebvre. Je pense que c’est assez utile dans les professions où l’on a parfois l’impression de subir la "tyrannie du client".  En cela, c’est une méthode qui permet de reprendre le dessus et de redevenir maître de son organisation. »

 

Trouver un peu de temps pour jouer, aussi…

David Allen confirme mais propose de ne pas envisager la démarche d’un strict point de vue professionnel. « Ce à quoi sert ce temps gagné appartient à chacun. J'ai un ami musicien qui s'est servi de cette méthode pour finir toutes les chansons qu'il avait commencées. L’animateur américain Howard Stern s’est mis à la peinture grâce à la GTD. Ou encore, je coache le président de la Banque mondiale qui se sert de la méthode pour ne pas rapporter de travail à la maison et jouer avec ses enfants. L’idée générale est d’avoir un peu plus de place dans sa tête, d’être davantage engagé dans tous les aspects de sa vie, et ainsi d’être plus efficace… »

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Heyberger David

22/02/2016

à 11:58

Bonjour,
Je pense que cette méthode est éfficace et sans le savoir je l'adoptais déjà en partie. Mais rajouté l'enseignement de l'histoire ci-dessous et vous serez très proche de la perfection.

Il prit un grand bocal de verre et le remplit à ras bord de gros cailloux de la taille d’une balle de tennis. Puis il demanda à son public : « Est-ce que ce bocal est plein ? » Tout le monde répondit : « Oui ». « Bien », répondit-il « nous allons voir. »

C’est alors qu’il sortit un sac contenant des graviers et le versa dans le bocal. Les graviers se faufilèrent entre les cailloux et remplirent le bocal. À nouveau, il posa la question : « Est-ce que le bocal est plein ? ». Le public, commençant à comprendre, répondit : « Non. »

Il prit ensuite un sac de sable qu’il versa dans le bocal. Le sable, à son tour, se faufila entre les cailloux et les graviers jusqu’à remplir le bocal.
Il fit de même avec la bouteille d’eau qui était posée sur sa table et remplit à nouveau le bocal.

« Quel enseignement pouvons-nous tirer de cette expérience ? » demanda-t-il à son public. « Cette expérience montre que si l’on ne met pas les gros cailloux en premier dans le bocal, on ne pourra jamais les mettre tous. Il faut donc commencer par les gros cailloux avant de s’attaquer aux petits. »

Les gros cailloux sont nos priorités, les graviers, le sable et l’eau sont les tâches de moindre importance que nous avons tendance à faire passer en premier. Une fois la journée bien remplie de graviers, de sable et d’eau, impossible de faire rentrer nos gros cailloux.

Bien planifier sa journée de travail, c’est donc placer d’abord ses gros cailloux dans son planning.

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Romain

14/01/2016

à 10:55

Le temps dégagé, il n'appartient qu'à vous d'en faire ce que vous souhaitez. C'est rappelé en fin d'article, : dégager 1h pour continuer à faire la même chose peut ne servir à rien (pour certains), ou permettre d'en faire davantage (pour d'autres). C'est un choix personnel. Mais au moins, cette méthode vous redonne le choix. :-)

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Leodie

12/01/2016

à 11:20

Super, une méthode qui permet de se dégager du temps... disponible pour se mettre d'autres tâches sur le dos ?
Le problème, au-delà de l'organisation n'est -il pas aussi celui du toujours plus ? Si les journées duraient 48 h aurions-nous plus de temps libre ou trouverions nous de quoi être aussi occupés qu'aujourd'hui ?

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En réponse à Leodie

Sebastien

16/02/2016

à 10:31

Bonjour Leodie,
Je comprends votre remarque.
Je vous suggère de lire Léo Babauta - The Power of Less.
Cette personne associe efficacité, efficience et simplicité. En d'autres termes, il vous donnera des méthodes pour être plus efficace, mais pas pour en faire plus.
Je vous le recommande vivement.
Amicalement,

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