Gestion des priorités : il y a urgence !

Sylvie Laidet

Les salariés croulent sous les sollicitations et la multiplication des données, selon l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises ? Pas de panique ! Briefons-nous vite fait bien fait sur l'optimisation du temps au travail avec Marco Bertolini, formateur et expert de la célèbre méthode Getting Things Done (GTD).

Comme près de six salariés sur dix, vous consacrez deux heures par jour à gérer votre boîte mail ? Vous recevez plus de 100 messages par jour ? Vous êtes assaillis d'informations téléphoniques, blackberriennes et des piles de photocopies s'entassent sur votre bureau ? L'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE) s'en inquiétait et publiait, fin octobre, un guide « pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises ». Heureusement, des solutions existent pour optimiser la gestion de votre organisation. Et l'une des plus fameuses reste la méthode Getting Things Done (GTD) de l'américain David Allen, dont ce dernier a fait un best-seller.

Prioriser les actions

Le principe ? « C'est pas l'homme qui prend la mer, c'est la mer qui prend l'homme », chantait Renaud. Le GTD, c'est pareil. « Cette méthode nous apprend qu'on ne peut pas gérer son temps, c'est le temps qui nous gère », explique sans ambages Marco Bertolini, formateur au sein de Lingua Franca Academy et expert en gestion du temps. Mais pas de découragement : pendant ce laps de temps, à nous de tout mettre en œuvre pour s'assurer que les choses soient faites à point. Pour les adeptes de la GTD, tout passe par une priorisation des actions.

Partant du principe que l'on passe plus de temps à se préoccuper des choses qu'à s'en occuper, la GTD propose de traduire en action le flot d'informations matérielles et immatérielles reçu chaque jour. De deux choses l'une : ou ces données sont transposables en actions immédiates, ou elles ne le sont pas. « Dans ce dernier cas, il existe trois moyens de les traiter : un classement vertical (de la main de l'homme... à la poubelle) ; un classement dans un dossier de messagerie ou une bannette, si l'info est importante et que vous pourriez avoir besoin de remettre la main dessus ; ou enfin un classement dans un échéancier, si la donnée nécessite une action ultérieure », détaille Marco Bertolini.

Traiter les actions immédiates

Restent donc les informations qui impliquent des actions, disons, plus ou moins immédiates. Première question à se poser : combien d'actions sont nécessaires pour traiter cette information ? Si par exemple vous recevez un mail vous demandant de mettre en place une réunion, vous devez : réfléchir aux participants, caler une date, trouver un lieu, faire des slides... « Si cela nécessite plus d'une action, en GTD, on parle alors de projet. Il faut donc se constituer un dossier « projet » », détaille notre expert.

Quand l'action est unique et ne prend pas plus de deux minutes, passez immédiatement à l'action. « Pour les actions plus chronophages, le cadre doit d'abord se demander s'il est la meilleure personne pour effectuer cette tâche. Si la réponse est non, alors il doit déléguer. Si la réponse est affirmative, à lui de différer à plus ou moins longue échéance, la tâche à effectuer. Pour cela, il doit se créer un dossier « prochaines actions » », insiste Marco Bertolini.

Réviser sa todo list

Ce rituel de classement des tâches par degré d'urgence et d'importance doit au final permettre de libérer du temps et de réduire le stress liées aux actions non faites et pour lesquelles on culpabilise à mort. Il est évident que la gestion du dossier « prochaines actions » doit être dynamique. C'est-à-dire révisée au moins une fois par semaine (de préférence le vendredi) afin de ne pas laisser les tâches s'accumuler et de les planifier la semaine suivante selon l'échéance.

Résultat ? Les accros à la GTD - présentée comme une méthode d'organisation et non une méthode de gestion du temps proprement dite - rechignent un peu à parler gain de temps. Marco Bertolini estime qu'il économise 30% de son temps grâce à la GTD. « Le fait de tout mettre sur un 'disque dur externe virtuel' libère du stress et permet donc d'être plus productif », ajoute-t-il. Cela permet aussi de laisser plus de place à l'imprévu sans se retrouver complètement débordé.

Sylvie Laidet © Cadremploi.fr

Sylvie Laidet
Sylvie Laidet

Journaliste indépendante, je réalise des enquêtes, des portraits, des reportages, des podcasts... sur la vie des salariés en entreprise. Égalité femmes-hommes, diversité, management, inclusion, innovation font partie de mes sujets de prédilection.

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