Comment déléguer efficacement ?

Se convaincre des avantages de la délégation

Pour une délégation efficace et réussie, vous êtes le principal acteur à convaincre. Si vous êtes du genre à vous dire « j’irai plus vite en faisant tout seul », c’est cette pensée que vous devrez combattre en priorité. Vous devez vous persuader que la délégation, bien menée, vous fera gagner du temps. Mais pas que ! Bien d’autres avantages sont à tirer d’une délégation efficace :

• Vous responsabiliserez les membres de votre équipe. Et une équipe responsable est motivée, impliquée et valorisée.
• Vous vous focaliserez sur vos objectifs principaux. En déléguant certaines tâches non stratégiques, votre attention sera centrée sur vos responsabilités les plus importantes, qui vous ont motivées à accéder à ce poste.

Vous êtes à l’opposé du manager « frileux » et ne jurez que par la délégation car comme cela c’est une autre personne qui prend les risques à votre place ? Vous avez basculé dans le travers inverse. Vous êtes manager, ne perdez pas de vue que la responsabilité du travail bien fait vous incombe toujours.

Bien identifier la mission pour déléguer efficacement

Vous frôlez le burn-out au travail ? Constater que l’on a trop de travail et que l’on est incapable de tout gérer est souvent le point de départ pour prendre la décision de déléguer. Pour autant, ce constat ne suffit pas à engendrer un processus de délégation efficace.

Commencez par lister l’ensemble des missions et des tâches que vous avez à réaliser. Ensuite, hiérarchisez-les : à vous de distinguer les tâches importantes, urgentes, celles qui sont secondaires et celles qui peuvent attendre. Gardez sous votre responsabilité les missions que vous considérez à la fois urgentes et importantes. Évaluez la possibilité de déléguer celles qui sont seulement urgentes, en identifiant les collaborateurs qui pourraient les prendre en charge.

Trouver les bonnes compétences au sein de votre équipe pour déléguer efficacement

Pour déléguer avec efficacité, il ne suffit pas de lister les tâches dont vous souhaitez vous décharger : vous devrez vous assurer qu’un de vos collaborateurs aura la capacité à les prendre en charge. Ce qui entre en ligne de compte : ses compétences, son niveau de disponibilité, et aussi son envie de gérer la mission que vous prévoyez de lui confier. Évitez d’imposer à quelqu’un les tâches que vous ne voulez pas gérer. Le risque : obtenir un travail pas ou mal réalisé. En d’autres termes, même si vous êtes manager et avez autorité pour désigner l’un des membres de votre équipe pour absorber une partie de votre activité, il est toujours préférable de le faire avec son consentement. 

Comment mettre en place la délégation de tâche ?

Pour une délégation efficace et réussie, certaines étapes sont à respecter, avec pour maître-mot : la communication.

• Effectuez un brief en bonne et due forme : quelle est la mission ? Quels sont les objectifs, les délais ? Quel est le périmètre exact du projet ? Qui en est responsable ?
  Rassemblez l’ensemble des informations et documents qui permettront une passation de dossier optimale.
• Préparez une réunion avec le collaborateur que vous aurez choisi pour vous seconder. Il est important d’expliquer le projet, de vous assurer que la personne accepte la mission et de prendre le temps de répondre à toutes les questions qu’elle pourrait se poser.
• Planifiez des dates intermédiaires avant le rendu final pour valider l’avancée de la mission, réorienter si nécessaire, lever les points de blocage. Si c’est la première fois que vous déléguez à cette personne, votre disponibilité et votre capacité à bien l’accompagner seront déterminantes dans la réussite du projet.
• Fixez des KPIs, expliquez à la personne choisie l’intérêt du reporting et proposez-lui d’en faire un régulièrement. Dressez un bilan une fois la mission terminée. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels points peuvent être améliorés ? Même si vous ne réalisez pas directement la tâche, vous êtes responsable de sa réussite. Adopter une démarche d’amélioration continue permet de valoriser les points positifs et d’ajuster le reste.
• Valorisez la mission et la personne, pour que votre collaborateur n’ait pas l’impression de « faire le travail à votre place ». Cela passe notamment par la responsabilisation du collaborateur et par une bonne communication au sein de l’équipe sur ce que vous avez délégué, et à qui.

Quelle posture pour déléguer efficacement ?

S’il est facile de se délester d’une partie de son travail quand on en a trop, il est parfois moins évident d’accorder sa confiance. Or, confiance et lâcher-prise sont les pré-requis implicites pour garantir la réussite du projet que vous aurez décidé de déléguer. Exercez des petits contrôles quand c’est nécessaire mais évitez un style de management directif et autoritaire, au risque de ne plus pouvoir déléguer les fois suivantes. Au contraire, c’est une bonne occasion d’être reconnaissant pour le soutien reçu.