La note de cadrage : définition et intérêt

Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?

>> Définition

La note de cadrage est un document qui fixe les objectifs et le contour d’un projet. Elle est généralement rédigée par la ou les personnes chargées de mener le projet.

La note de cadrage permet d’expliquer et de présenter le projet de manière synthétique, tout en abordant pourtant de nombreux détails utiles. Elle décrit le plus souvent les différents moyens et étapes de réalisation du projet ainsi que l’ensemble des aspects et contraintes à considérer.

En entreprise, un employeur peut demander à ses salariés de rédiger ou d’utiliser une note de cadrage dans de nombreuses situations, qu’il s’agisse de mener :

• des projets internes à l’entreprise ;
• des projets d’entreprise ;
• des projets à effectuer pour le compte des clients de l’entreprise.

Exemples de projets pouvant nécessiter la rédaction d’une note de cadrage : projets de développement ou d’organisation, lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle marque ; modification d’un processus de fabrication ; programmation d’une campagne de publicité ciblée...

>> Quels sont les destinataires d’une note de cadrage ?

Le plus souvent, la note de cadrage est rédigée afin de préparer une réunion de cadrage regroupant le commanditaire du projet et la ou les personnes chargées d’assurer sa réalisation.

La note de cadrage sert alors de base à la discussion et aide les différentes parties au projet à s’accorder pour travailler ensemble selon des règles, une organisions et des objectifs communs.

Exemple : dans le cadre d’un projet à réaliser pour le compte d’un client de l’entreprise, la note de cadrage rédigée ou revue à la suite de la réunion de cadrage permettra de fixer avec ce client les objectifs primordiaux, la ou les priorités dans les différents aspects du projet et l’affectation du budget, l’organisation souhaitée par le client, et les risques à surveiller.

La note de cadrage peut aussi être utilisée dans l’entreprise pour communiquer autour d’un projet, le faire connaître ou solliciter des avis. Le plus souvent, une note de cadrage est diffusée afin de faire prendre connaissance aux salariés concernés d’un projet de l’entreprise.

Exemple : il est prévu au sein d’une entreprise réorganiser le service administratif et financier, une note de cadrage peut être remise aux salariés afin de leur expliquer en quoi va consister cette réorganisation et comment elle va être mise en œuvre.

Notre conseil Cadremploi : si vous préparez une note de cadrage en vue d’organiser une réunion de présentation du projet, essayez de trouver des idées pour proposer une présentation originale qui sera plus attrayante.

Pourquoi faire une note de cadrage ?

La note de cadrage sert à passer de l’idée ou de la discussion d’un projet à l’existence d’un cadre directeur pour celui-ci. Son objectif est aussi de permettre aux différents intervenants de s’accorder pour la réalisation du projet. De ce fait, la note de cadrage minimise le risque de problèmes ou de retards de rendu.

>> Présenter et cadrer un projet

La note de cadrage doit permettre de présenter une vision globale du projet. Elle précise les informations essentielles qu’il convient de connaître pour comprendre le projet.

Par exemple, on peut évoquer dans une note de cadrage :

• l’énoncé et le cadre du projet ;
• l’identité du client ou du commanditaire ;
• les aspects financiers : coût, rentabilité, budget alloué ;
• le calendrier, les délais ;
• les moyens à disposition, ou manquants ;
• les étapes de réalisation.

En principe, une note de cadrage ne détaille pas les points techniques, lesquels sont étudiés dans le cadre d’un cahier des charges ou de documents complémentaires. Le document de cadrage doit être accessible et compréhensible par le plus grand nombre de personnes possible, que ces dernières possèdent ou non les compétences et savoirs techniques utiles à la réalisation du projet.

>> Préparer la mise en œuvre du projet avec des objectifs et des engagements

Les commanditaires du projet et les salariés en charge de sa réalisation utilisent la note de cadrage pour échanger leurs idées et pour se mettre d’accord sur la façon dont sera initié et réalisé le projet.

C’est à partir des indications fournies dans la note de cadrage que seront précisés certains éléments directifs (pour un projet en interne) ou contractuels (dans le cas de la commande d’un client).

Voici les éléments sur lesquels doivent s’accorder les parties à l’issue de l’étude de la note de cadrage :

• les contours exacts du projet ;
• les objectifs à atteindre, ou à viser ;
• la délimitation du travail à accomplir ;
• les différentes étapes de réalisation ;
• les règles ou contraintes à respecter ;
• la synchronisation du travail et de l’organisation des différents intervenants.

Bon à savoir : selon la nature du projet, la commande du client et l’organisation de l’entreprise, la note de cadrage n’est pas toujours utilisée de la même manière et n’a pas exactement le même rôle. Elle peut être élaborée en concertation avec le client, au fils de plusieurs rendez-vous successifs et servir à informer les autres salariés, ou bien être préparée par une ou plusieurs personnes en amont d’une réunion de cadrage pour présenter une proposition de projet aux commanditaires et initier la signature d’un contrat plus officiel.

Avec notre article, la note de cadrage n'a plus aucun secret pour vous. Comment rédiger une note de cadrage ? C'est ce que nous vous proposons maintenant de découvrir.