1. Accueil >
  2. Conseils >
  3. Conseils carrière >
  4. Les 10 erreurs à éviter dans un mail professionnel

Les 10 erreurs à éviter dans un mail professionnel

les-10-erreurs-a-eviter-dans-un-mail-professionnel

Céline Chaudeau

Quelles sont les bourdes les plus courantes en matière de mail professionnel ? Objet bâclé, pièce jointe oubliée, faute de français caractérisée… Mémo des erreurs à proscrire pour rendre votre communication efficace.

- Bâcler l’objet du message

Il faut déjà savoir de quoi on parle. « Plus votre interlocuteur est occupé, plus il vous lira vite, explique Christian Malécot, formateur et consultant associé au cabinet Axessio. Mal ou ne pas remplir la case « objet » est une grosse erreur. » Pour vous faire remarquer : choisir un ou deux mots-clés incitatifs et informatifs.

- Rater votre entrée

Faut-il toujours dire « bonjour » au monsieur (ou à la dame) ? Pas forcément. « A l’écrit, je trouve la formule à la fois informelle et trop sèche, poursuit notre expert. Un petit effort sur la forme permet toujours de sortir du lot et je recommanderais plutôt un simple, mais poli, « Cher monsieur/ madame » quand on ne connaît pas bien son interlocuteur, ramené à son simple prénom quand il s’agit d’une personne plus proche. »

- Laisser des fautes

« Il y a des fautes dans tous les mails, y compris les miens parfois, confesse Christian Malécot. » Cependant, le seuil de tolérance reste bas. « Une faute de frappe passe. Une grossière erreur grammaticale, moins. » Si vous êtes fâché avec le Bescherelle , pourquoi ne pas rédiger vos mails sous Word ? Même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup… Vous pouvez aussi investir dans un logiciel professionnel de correction.

- Ne pas maîtriser le champ « Cci »

Que ce soit à ses clients ou à son carnet d’adresses tout entier, tout le monde envoie, ponctuellement, des mails collectifs. « En revanche, il est aujourd’hui impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Ecrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe d’une grave légèreté… »

- Se tromper de destinataire

Ce sont des choses qui arrivent. On tape la première lettre d’un nom et… on valide le mauvais destinataire. Pour notre consultant, cette erreur, banale, est à ranger au rang du « Oups, j’ai oublié la pièce jointe ! ». « Ce sont des erreurs que l’on vous pardonnera vite. A condition d’envoyer très vite un petit mot d’excuse derrière. »

- La ponctuation excessive

La ponctuation française a un sens. Aussi Christian Malécot invite-t-il chacun à la plus grande sobriété. « Des points d’exclamation à outrance, par exemple, peuvent être interprétés comme un signe d’agressivité. On ne sait pas toujours comment le ton du mail sera compris. »

- Le smiley qui tue

Sans être proscrit, le « smiley » reste réservé à des collègues proches. « Un faux pas est vite arrivé. On se permet souvent, par mail, une familiarité qu’on ne s’autoriserait jamais dans la vie. Un mail reste écrit et plus codifié qu’on ne le croit. Mieux vaut se rappeler à qui l’on s’adresse. » Selon notre expert, beaucoup trop confondent encore mails et SMS. « Or mieux vaut bannir les abréviations pour sortir du lot ! »

- Les mails « pavés »

Le saviez-vous ? Vous pouvez configurer la longueur des lignes de vos mails – entre 50 et 60 signes de préférence - sur votre ordinateur. « C’est une bonne idée car les lignes trop longues fatiguent l’œil. De même, il faut penser à aérer son message : sauter des lignes et écrire des phrases courtes pour le rendre plus lisible. »

- La formule de politesse finale qui fait flop

Entre une marque de familiarité excessive et une formule de politesse ampoulée, il faut trouver la bonne mesure. « Personnellement, je trouve le « Cordialement » un peu sec. Avec « Bien à vous » ou « Bien à toi », on se trompe rarement. »

- Et rater sa sortie !

Reste une ultime étape : la signature. On se trompe rarement sur son propre nom… « En revanche, on ne pense pas toujours à configurer sa « signature » sur son ordinateur, conclut Christian Malécot. Or cette carte de visite reste un gage de professionnalisme. Ne serait-ce que pour rappeler un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre… »

Céline Chaudeau © Cadremploi.fr

14

commentaires

Participez à la discussion

Réagir à cet article

jaclotte

02/12/2016

à 15:02

je trouve ça NUL NUL NUL

> Répondre

Ciro

09/08/2013

à 11:25

L'abus de points d'exclamation et d'interrogation frôle le narcissisme: c'est donner trop d'importance à ce que l'on ressent. On veut que le destinataire ressente une émotion la même intensité: c'est se prendre pour modèle. Une règle simple: on ne répète pas les signes de ponctuation. Vous viendrait-il à l'esprit de répéter des virgules ou des points-virgules?

Une autre erreur banale concerne l'inversion du sens dans les formules de politesse du genre "salutations ou sentiments distingués / respectueux". C'est le supérieur hiérarchique qui "distingue" son subordonné parmi les autres; celui-ci doit utiliser la formule "respectueux/respectueuse(s). Si l'on utilise "salutations distinguées", par exemple, cela veut dire qu'on se situe, hiérarchiquement parlant, comme "supérieur" à son destinataire, ce qui, dans certains cas, peut être un manque de… politesse, ou de savoir vivre.

> Répondre

Alf

05/08/2013

à 12:21

"Bien à vous" ne se dit pas, tout comme "Messieurs Dames" ou encore "Au plaisir".

> Répondre

En réponse à Alf

Abel Magwitch

13/01/2017

à 11:13

Ah ? Qu'en savez-vous ? Bien à vous.

> Répondre

En réponse à Abel Magwitch

Alf

14/01/2017

à 01:05

Drôle de question...
Je l'ai juste appris.
J'ai eu la chance d'avoir des parents qui m'ont appris ce qui ce dit et ce qui ne se dit pas, ce qui se fait et ce qui ne se fait pas.
"Bien à vous" sera considérée par une personne qui "sait" comme une faute de plouc.

> Répondre

Inconnu

04/08/2013

à 19:32

Un peu trop sévère, comme approche. Le cordialement est de rigueur car le plus commun, et n'est pas plus froid qu'un bien à vous.

De même l'objet peut être bâclé, dans un contexte où le mail joue le rôle d'un "tweet" dans le cadre d'un projet avec échanges réguliers.

En revanche un mail "pavé" est impardonnable, et de loin la principale chose à éviter.

Un oubli de taille, la POLICE DE CARACTERES. Avez vous lu un mail en Comic sans MS ? Verdana/Arial/Calibri obligatoire.

> Répondre

En réponse à Inconnu

Yoshimano

18/04/2017

à 13:20

À mon sens, la formule "cordialement" constitue un modèle de l'hypocrisie dans le monde du travail, tellement son usage systématique l'a rendue froide et dépourvue de toute cordialité.

Pour ma part, je fais un usage fréquent de "bien à toi"/"bien à vous" dans les correspondances à mes proches collaborateurs ou clients. Je serais heureux qu'on m'explique ce que la tournure a de plouc et en quoi elle déroge à l'étiquette...

> Répondre

Méthode

29/07/2013

à 10:25

En bon français, "Bonjour" ne se dit pas puisque c'est trop impersonnel et est pour certain très mal vu. Dans ce cas il faut préférer "Bonjour monsieur/madame" même si une fois de plus, pour beaucoup, un mail n'est pas une conversation orale et donc ne doit pas se dérouler de la mème manière.
Pour un premier contact il faut privilégier "Monsieur/Madame" et une fois le contact établi, la formule "Chère monsieur/chère madame" garde sa structure respectueuse tout en montrant au destinataire nous importe plus que d'autres.

> Répondre

Joe

17/07/2013

à 10:04

L'oubli de la pièce jointe n'est pas mal non plus

> Répondre

Olive

29/04/2013

à 17:09

En clair...chacun fait a sa sauce et selon ses "personnellement je"

> Répondre

RichardRoe

13/04/2013

à 22:50

1. Il n'était pas nécessaire de faire de la publicité pour un produit Microsoft. Libre Office est gratuit et tout aussi bon.
2. La copie en Cci sert exceptionnellement à mettre en copie cachée une ou deux personnes. Sinon, dans le cas d'email groupés réguliers, il vaut mieux se servir du "groupe de contact".

> Répondre

En réponse à RichardRoe

Trempass

08/02/2017

à 08:35

N'importe quoi.
Ne pas mettre en Cci, c'est comme laisser la clé de sa maison sous le paillasson !

> Répondre

Tara

20/03/2013

à 06:44

Je ne suis pas entièrement d'accord sur l'entrée de l'émail.
Personnellement, je préfère le Bonjour au prénom.
Sans doute parce que je déteste recevoir ces émails dont l'entête est mon prénom tout court.

C'est beaucoup trop sec et, paradoxalement, totalement dépersonnalisé.
par contre le Monsieur ou Madame, lorsqu'on écrit à un interlocuteur inconnu ou à la hiérarchie me paraît de mise.

Idem pour la sortie.
Le "bien à vous" est bien trop familier dans de nombreux cas.
j'imagine la tête de ma supérieure hiérarchique (directrice) si j'écrivais bien à vous.
Ou la tête d'un commercial.
Le "cordialement"a l'avantage d'être passe partotu (pour les mais, les formules font foison : amitiés, bises...)

Je suis en accord avecle reste de l'article, .

> Répondre

Boarisch

20/03/2013

à 00:23

Je ne suis pas du tout d'accord avec le CC/CCi, tout dépend du contexte. Dans mon cadre professionnel le CCi est totalement banni. On doit pouvoir toujours identifier que toutes les personnes qui doivent être informées le sont et identifier du premier coup d’œil qui a reçu l'information. Indispensable en cas d'audit. Dans un cadre privé c'est autre chose.

Pas d'accord non plus sur le "Bien à vous" que je trouve trop enfantin et proche. Le Cordialement reste standard.

Enfin l'erreur de destinataire est également dans mon cadre professionnel une très grave erreur vu que toutes nos communications sont faites dans un cadre "confidentiel".

Certaines généralités sont exactes, beaucoup d'autres le sont moins.

> Répondre

+