Mail de départ : comment le rendre parfait ?

Publié le 25 septembre 2019 Mathilde Palfroy

Vous quittez votre emploi. Quels que soient les motifs ou les circonstances de votre départ (démission, rupture conventionnelle ou licenciement), il est d’usage lorsque l’on quitte son entreprise d’adresser un mail de départ aux autres salariés. Respecter cette convenance vous permettra d’informer tous vos collègues que vous êtes parti le jour J, mais également de les remercier et de leur laisser un bon souvenir des années passées à leurs côtés. Mail de départ : comment le rendre parfait ? Voici quelques conseils pour le rédiger et l’envoyer.
Mail de départ : comment le rendre parfait ?

Mail de départ : que contient-il pour être parfait ?

Il n’y a pas de règle précise à respecter pour écrire un mail de départ. Vous pouvez vous limiter à quelques formules usuelles de remerciement ou transmettre un message plus personnel. Dans tous les cas, restez bref et sympathique.

Saluez et remerciez vos collègues

Adaptez votre message de remerciements à la relation de travail que vous aviez avec vos collègues. Remerciez-les par exemple pour la qualité de vos échanges professionnels, la collaboration agréable, leur bonne humeur, l’ambiance au bureau, leur gentillesse, etc.

Important : un mail de départ ne doit en aucun cas servir à émettre des reproches ou à régler des comptes. Si vous n’avez pas apprécié le travail au sein de l’entreprise que vous quittez ou si vous étiez en froid avec certains de vos collègues ou supérieurs, restreignez votre message de départ à de simples politesses.

Rappelez votre parcours au sein de l’entreprise

Parlez de votre parcours au sein de l’entreprise et du travail que vous y avez accompli. Vous pouvez par exemple rappeler le poste que vous avez occupé, l’équipe dont vous faisiez partie ou le contexte de votre mission. Contentez-vous d’évoquer ce qui a été positif : ce que vous avez appris, ce que vous avez partagé, ce qui vous a plu dans cette entreprise.

Notre conseil : vous pouvez ajouter une petite touche d’humour mais gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un message général : restez sur des propos qui impliquent l’ensemble des salariés de l’entreprise et évitez les clins d’œil privés ou une recherche d’originalité trop marquée.

Laissez une porte ouverte pour garder le contact

Vous pouvez informer vos collègues de prochain poste, mais succinctement et de façon neutre, en restant purement informatif. N’indiquez les raisons de votre départ que si elles ne sont pas liées à l’entreprise ou à ses dirigeants (par exemple si vous quittez votre poste pour vous occuper de vos enfants ou parce que vous déménagez, vous pouvez le préciser).

Si vous connaissez les conséquences de votre départ, notamment la personne qui sera chargée de vous remplacer, précisez-le.

Terminez votre mail par une formule de politesse (vous pouvez par exemple souhaiter à vos collègues « une bonne continuation » ou « une agréable carrière » ou « espérer les revoir ») et n’oubliez pas de laisser vos coordonnées (téléphone et email personnels) au cas où des collègues souhaiteraient reprendre contact avec vous après votre départ.

Quand et à quels collègues envoyer votre mail de départ ?

Une fois que les modalités de votre démission, de votre rupture conventionnelle ou de votre licenciement seront fixées, vous aurez connaissance de la date de votre dernier jour de travail au sein de l’entreprise (en respect du délai légal de préavis) et vous pourrez préparer la diffusion de votre mail de départ.

Rédigez votre texte en avance

N’attendez pas le dernier moment pour rédiger votre mail de départ. Commencez à l’écrire environ 15 jours avant de quitter votre entreprise et vos collègues. Vous aurez ainsi le temps de le relire au calme et vous serez serein au moment de l’envoyer, ce qui vous permettra de bien profiter de vos derniers jours en poste pour échanger de vive voix avec vos collègues les plus proches.

Notre conseil : n’en faites pas trop et restez sincère. Un mail de départ sobre et poli laissera une meilleure image à vos collègues qu’un texte décalé ou mal interprété. Si vous étiez très proche de certains de vos collègues, vous pouvez rédiger un second mail moins formel et le réserver à ce cercle de destinataires plus restreint.

Ciblez vos destinataires

Si vous quittez une grande entreprise, veillez à trier vos relations et à ne pas envoyer votre message à tous les salariés et dirigeants. Adressez votre mail de départ à tous les collègues que vous avez fréquentés, de loin ou de près, ainsi qu’aux supérieurs avec lesquels vous étiez en relation :

  • Choisissez d’abord les collègues que vous connaissez, avec lesquelles vous étiez régulièrement en contact pour travailler ou échanger.
  • Élargissez ensuite à certains autres collègues ou supérieurs avec lesquels vous avez eu l’occasion de collaborer, qui vous connaissent ou que vous connaissez « de nom » même si vous ne vous croisiez pas tous les jours.

Notre conseil : pensez à inscrire certains de vos futurs-ex-collègues sur vos réseaux sociaux pour enrichir votre réseau professionnel.

Envoyez votre mail avant de quitter l’entreprise

Ne vous précipitez pas pour envoyer votre mail de départ. Faites-le durant votre dernier jour en poste, juste avant votre départ effectif.

Optez pour un intitulé simple et clair en objet du type « Au revoir » ou « Message de départ ».

Bon à savoir : vous pouvez organiser un pot de départ avant de quitter votre entreprise. Ce sera l’occasion de réunir les collègues que vous aimiez et de boire un verre avec eux. En ce cas, envoyez votre message après ce pot de départ.

Mathilde Palfroy
Mathilde Palfroy

Éditrice et rédactrice juridique, Mathilde Palfroy s’intéresse à tous les sujets pratiques du quotidien. Elle rédige pour Cadremploi des articles sur des thématiques liées à l’emploi et à la carrière. En plus de ses collaborations avec différents éditeurs spécialisés, elle assure également le suivi d’ouvrages de littérature générale aux éditions de la Rémanence dont elle est la fondatrice.

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