Messages d'absence du bureau : ce qu'ils disent de vous

9 janvier 2020 Céline Chaudeau

Bientôt en vacances ? Ou vous quittez définitivement votre entreprise ? Pensez à rédiger un message d’absence pour congés ou à configurer une réponse automatique dans votre boîte mail professionnelle afin d’alerter vos contacts de votre départ en vacances ou de votre départ définitif. Ce rituel n’est pas à prendre à la légère. À chacun sa formule (et sa personnalité…). Petit tour d'horizon des messages d'absence du bureau et décryptage de ce qu'ils disent de vous.
Messages d'absence du bureau : ce qu'ils disent de vous
  1. Ne rien mettre : négligent (ou accro)
  2. « Bonjour, Je suis absent du bureau du 15 juillet au 8 août. Mais en cas d’urgence, vous pouvez joindre etc. » : déconnecté (et corporate)
  3. « J’ai un accès restreint à mes mails… » : surmené (ou stressé)
  4. « Après avoir été essoré toute l’année par ma boîte, j’essaie enfin d’oublier mon patron » : sur le départ
  5. « Quoi ? Vous êtes encore là ? Vous n'allez tout de même pas rester planté devant votre ordi tout l'été ! Allez ouste, partez en vacances, et on se parlera à mon retour le xx/xx. » : drôle et décalé…
  6. « J'ai quitté l'entreprise le XXX. Je vous invite à contacter XXX par téléphone (XXX) ou par email (XXX) qui prend la suite de mes dossiers. Bien à vous » : vous quittez définitivement l’entreprise avec classe

Ne rien mettre : négligent (ou accro)

« Tiens, vous me faites penser que je dois encore rédiger le mien ! », plaisante-t-elle. Cueillie à la veille de son départ en congés, Catherine Oberlé confirme que ce n’est pas un sujet anodin. « Le salarié qui oublie de paramétrer sa messagerie avec un message d’absence risque des ennuis, souligne cette coach en développement personnel. S’il a vraiment déconnecté, il risque d’énerver quelques interlocuteurs, surpris de ne pas recevoir de réponse sans explication, et de passer pour très négligent. Sans compter le nombre de messages, de relances, et donc d’excuses à gérer à la rentrée ! » Mais celui qui se dispense d’un message peut tout aussi bien trahir exactement l’inverse… quand il répond à ses mails pendant ses vacances (sur ce sujet, vous pouvez lire notre article Peut-on travailler pendant ses congés payés ?). « Pour ma part, je ne mets rien », confesse Pascale Joly. À ceci près que cette consultante en recrutement adopte une riposte sur mesure en fonction de ses interlocuteurs. « Si cela peut attendre, j’ai une formule sur mon ordinateur et j’envoie un mot pour dire que je suis en congé. Mais je suis aussi passionnée par mon travail et je reconnais que je ne veux pas prendre le risque de perdre un prospect… ».

« Bonjour, Je suis absent du bureau du 15 juillet au 8 août. Mais en cas d’urgence, vous pouvez joindre etc. » : déconnecté (et corporate)

Pour annoncer son départ en vacances, pas besoin non plus de grande littérature. « Le message vacances le plus classique en entreprise est celui qui dit "Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant la période du tant à tant, je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour", tout en donnant un contact rassurant pour toute question urgente, poursuit Pascale Joly. C’est le message le plus courant et le plus carré. » Pour cette consultante, rien à redire ici. « C’est le signe qu’un salarié a les moyens de déconnecter et qu’il en use. C’est aussi le signe et qu’il travaille dans un service suffisamment grand et organisé, avec des collègues de confiance à qui il peut transférer certaines prérogatives en cas de besoin. »

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« J’ai un accès restreint à mes mails… » : surmené (ou stressé)

« Mais tout le monde ne veut pas, ou ne peut pas, déléguer », nuance Catherine Oberlé. Et la coach de citer une formule courante durant l’année mais qui ne fleure pas trop le repos pendant la trêve estivale. « Toute personne qui écrit qu’elle a un accès restreint à ses mails n’assume pas tout à fait d’être en congé et ne déconnecte pas complètement. » Cette formule trahirait donc un besoin de rester en prise avec son travail (Comment lâcher prise au travail ? notre article vous répond). « Soit le salarié est dans une petite structure où il pense, à tort ou à raison, ne pas avoir d’autre choix que de surveiller ses mails à distance, soit il pourrait déléguer mais ne veut pas laisser la main, et il risque le burn-out… »

« Après avoir été essoré toute l’année par ma boîte, j’essaie enfin d’oublier mon patron » : sur le départ

Si Pascale Joly reconnaît n’avoir jamais reçu ce genre de message d’absence - qui pourrait se décliner dans des versions plus fleuries, on s’en doute - elle rappelle au passage quelques règles à respecter. « Un message d’absence, même s’il est personnel, reste une vitrine de l’entreprise. À ce titre, il n’est pas trop conseillé de déraper et de dénigrer son employeur sous peine de risquer un avertissement ou un licenciement pour faute grave, l’un des motifs de licenciement ! » Autrement dit, à moins d’être extraordinairement imprudent, mieux vaut avoir une idée derrière la tête avant de laisser un message d’absence ironique ou cinglant. « Un lecteur se dira que le salarié veut être viré ou alors que la rupture est déjà consommée et qu’il est sur le départ. » Ambiance…

« Quoi ? Vous êtes encore là ? Vous n'allez tout de même pas rester planté devant votre ordi tout l'été ! Allez ouste, partez en vacances, et on se parlera à mon retour le xx/xx. » : drôle et décalé…

Depuis quelques années, le bien nommé fil tumblr "Absent du bureau" s’amuse à compiler les messages automatiques les plus décalés reçus par ses internautes. « Je suis tentée d’essayer à l’occasion, confie Catherine Oberlé. Les Français restent terriblement conventionnels et ce pourrait être l’occasion d’un peu d’air frais. » Pourquoi ne pas offrir un peu d’évasion à ses contacts ? Heureux qui comme ce salarié a fait un beau voyage et configuré sa messagerie ainsi : « Je suis perdu le long des Fjords entre Bergen et les Lofoten. Si je retrouve mon chemin, je prendrai connaissance de votre message à mon retour, le 18 août (« À la Sainte Hélène, traite tes mails… »). »

« J'ai quitté l'entreprise le XXX. Je vous invite à contacter XXX par téléphone (XXX) ou par email (XXX) qui prend la suite de mes dossiers. Bien à vous » : vous quittez définitivement l’entreprise avec classe

Le jour de son départ définitif de l’entreprise, outre le traditionnel pot de départ, il est important d’informer ses contacts professionnels en rédigeant un message d'absence sur sa messagerie professionnelle. Par exemple, la messagerie Outlook permet de paramétrer très simplement un mail automatique de réponse, personnalisable, afin d’informer de votre absence ou de votre impossibilité de réponse.

Le maître-mot est la neutralité. Ne dénigrez sous aucun prétexte l’entreprise et donnez le contact de la personne qui reprend vos différents dossiers.

Céline Chaudeau
Céline Chaudeau

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