Pas de panique, c'est une urgence

Publié le 01 mai 2006 La rédaction Cadremploi

Tout est planifié : les réunions à animer, les rendez-vous à assurer, les reportings à effectuer, les affaires à mener. Tout est parfaitement coordonné tout au long des semaines à venir. Jusqu'au grain de sable : l'imprévu qui fait s'écrouler le bel édifice.

L'urgence est un facteur de stress

Et vous voilà obligé de travailler dans l'urgence, d'achever un dossier pour hier, de mener à bien un appel d'offres pour tout de suite. Ce rythme de travail qui consiste à gérer l'inopiné, quelques professionnels de l'urgence (médecins, pompiers, policiers) y sont confrontés chaque jour, mais la plupart des salariés ne le pratiquent que rarement. De là, leur difficulté de gérer efficacement ces situations exceptionnelles. De là, également, un surcroît de stress que l'Ifas (Institut français d'action sur le stress) a évalué au cours de son dernier baromètre réalisé pour le magazine Enjeux-Les Echos (1). L'organisme a identifié les périodes de stress dans l'entreprise, et elles correspondent précisément aux pics d'activité et aux actions menées dans l'urgence.

Hiérarchiser l'urgence

Tout cadre confronté à des situations d'urgence doit chercher des solutions pour ne pas se laisser submerger. Il en va de son efficacité bien sûr mais aussi de sa santé. Et c'est un gros travail sur soi-même. Pour commencer, il faut séparer la véritable urgence de celle qui peut attendre. Car ce qui provoque le plus souvent une situation de panique, c'est l'accumulation de petites tâches à effectuer. On ne sait plus ou donner de la tête, car on ne sait plus comment identifier les priorités. Mais c'est bien là le plus difficile : établir un planning de travail hiérarchisé. Nombre de cadres stressés paniquent car, selon eux, tout est urgent. Or, même pour un médecin urgentiste, il y a des priorités, entre les patients dont les soins peuvent attendre et ceux qu'il faut traiter immédiatement. Evidemment, pour faire ce tri, il faut être à même d'établir le bon diagnostic. Et si dans le monde des affaires, la vie d'un homme n'est jamais en jeu, il faut malgré tout être capable de diagnostiquer rigoureusement le traitement à donner à chaque affaire en cours. Formations et ouvrages professionnels consacrés à la gestion du temps vous entraîneront à prendre du recul par rapport à votre quotidien et à acquérir les bons réflexes.

Eviter la routine

Une fois son diagnostic personnel effectué, il va falloir trancher et se concentrer sur la véritable urgence en délaissant le reste. Ce qui signifie que l'on va oublier toutes ses habitudes de travail. Et c'est l'autre grande difficulté de la gestion des urgences : être capable de travailler sans ses repères routiniers. Un cadre qui aura mis en place des process de travail sans les modifier régulièrement risque d'être moins réactif face à l'urgence. Alors, il faut varier les plaisirs, chercher, changer et améliorer ses manières de travailler, seul, et avec son équipe. Mais de manière douce et continuelle, sans en faire une obsession, sans décréter que l'on chamboule tout à chaque semestre, car c'est une autre façon d'instaurer la routine.
De cette façon, le manager aux prises avec une urgence ne paniquera pas et ne risque pas de contaminer ses collaborateurs par son sur-stress.

Enfin, quand c'est fini, quand le coup de grisou est passé et que toute l'équipe a mené sa mission à bien, il faut souffler. Une journée, un week-end ou même un après midi en liberté est indispensable. Du repos - et non des loisirs fatigants ou stressants - permettront d'attaquer de nouvelles journées faites d'actions récurrentes. Et parfois d'urgences.

(1) Enjeux-Les Echos, janvier 2006

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