Qu'est-ce que la méthode Kaizen ?

Définition de la méthode Kaizen

Les grands changements peuvent provoquer des blocages, alors que les petits changements introduits au fur et à mesure ont prouvé leur efficacité. Tel est le constat de base de la méthode Kaizen. Introduite au Japon dans les usines Toyota dans les années 50, dans le cadre du lean management, elle vise à améliorer la productivité et l’efficacité de l’équipe au travail, mais aussi de l’entreprise… Mais pas question de révolution du jour au lendemain ! De petites améliorations en continue et des problèmes éliminés au quotidien, associés à une optimisation progressive des processus, permettent d’atteindre des objectifs sur le long terme. Le Kaizen (de « kai », changement et « zen », meilleur) se définit comme un état d’esprit reposant sur plusieurs outils.

Les 5 « Pourquoi » au cœur de la méthode Kaizen

L’un des principes de la méthode Kaizen consiste à résoudre les problèmes sur la durée, plutôt que ponctuellement : on parle d’amélioration continue. Pour cela, il faut en identifier l’origine, ce qui implique de creuser, de ne pas se contenter d’une explication de surface. Pour y parvenir, la méthode Kaizen encourage à se poser 5 fois la question « Pourquoi ? » : la réponse au premier « Pourquoi » entraîne le second, et ainsi de suite.

Par exemple : le produit n’est pas prêt à temps.

« Pourquoi ? » Parce que l’équipe a pris du retard.

« Pourquoi ? » Parce qu’elle manquait de moyens.

« Pourquoi ? » Parce que l’un des fournisseurs n’a pas livré au moment prévu.

« Pourquoi ? » Parce qu’il y avait rupture de stock.

« Pourquoi ? » Parce que la commande a été passée en dernière minute.

En conclusion : la prochaine fois qu’un projet de ce type se présentera, il faudra donc penser à passer la commande plus tôt ou à prévoir des délais supplémentaires.

La méthode Kaizen, une méthode basée sur 5S et 3M

Pour gagner en efficacité et améliorer la gestion du temps, la méthode Kaizen préconise 2 principaux outils, à commencer par les 5S. Basés sur des termes japonais, ils peuvent être appliqués à l’espace de travail comme à la façon de travailler :

• Seiri : débarrasser (éliminer l’inutile et optimiser l’espace de travail).
• Seiton : ranger (organiser pour s’assurer de retrouver facilement les éléments importants). Par exemple, organiser son bureau au travail.
• Seiso : nettoyer (garder l’espace de travail propre et les différents éléments à jour).
• Seiketsu : ordonner (conserver et répandre les bonnes pratiques pour éviter l’apparition du désordre).
• Shitsuke : être rigoureux (faire preuve d’autodiscipline et se tenir aux règles).

L’autre outil indispensable est la méthode des 3M, qui vise à identifier et éliminer les gaspillages :

• Muda : les activités sans valeur ajoutée, comme les déplacements et transports inutiles ou le surstockage.
• Mura : les irrégularités de processus, par exemple les variations dans la production.
• Muri : les difficultés à accomplir une tâche, qui peuvent découler directement des deux premiers M ou avoir une autre origine, comme un manque d’outils ou de compétences.

Une fois que ces sources de gaspillages sont repérées, il devient plus facile de les éliminer afin d’améliorer l’efficacité, l’objectif ultime de la méthode Kaizen.

Bon à savoir : en plus de ces deux outils, la méthode Kaizen peut aussi utiliser le kanban afin de matérialiser (souvent avec des étiquettes de couleur) les actions à effectuer. Des rituels issus de la méthode Agile, comme le stand-up, sont souvent utilisés dans les systèmes Kaizen.

Les avantages du système Kaizen

Si la méthode Kaizen est performante et bien mise en œuvre au sein des équipes, elle conduira à une amélioration visible :

• De la qualité des produits ou des services commercialisés.
• De la productivité et des délais de production.
• Des conditions de travail et de l'implication des travailleurs.

En définitive, elle doit booster la productivité globale de l’entreprise.