Gestion des interruptions : identifier et éradiquer les freins
Il existe une série de freins qui plombent le quotidien des managers et que l’on peut facilement réduire. Au premier rang desquels : les mails. « Certains managers se sentent obligés de répondre en continu, explique Grégory Benoît, consultant formateur chez Pilotis et Centoridep. Ensuite, le téléphone. D'aucuns se sentent également obligés de répondre à tous, tout le temps. D'autre part, les sollicitations physiques permanentes pour tout et rien, toute la journée. » Gagner du temps consiste dans un premier temps à prendre conscience de ces interruptions. « Autrement, le manager commence beaucoup de choses et ne finit quasiment rien. D'où la grande différence entre être à la disposition et être disponible. Beaucoup de managers considèrent devoir être à la disposition, à savoir réagir tout le temps et en permanence. C'est faux, ils doivent être disponibles mais pas forcément à la minute. »
« Au moment de déléguer, la confiance exclut parfois le contrôle »
Pour Édouard Dubruel, directeur du réseau chez CSP Formation, s'il existe bien quelques lois incontournables propres à la gestion du temps ainsi que des méthodes de gestion d’emails, de projets et autre agenda partagé : « cela reste avant tout une approche outil. Le vrai sujet, est plus souvent leur rapport à la confiance envers les collaborateurs. Selon l'adage, le contrôle n'exclut pas la confiance. À l'inverse, la confiance exclut le contrôle à certains moments. Il convient de s'assurer que les choses soient faites en temps et en heure, de manière équitable, etc. mais à un moment donné, tout le monde n'a pas forcément besoin de vous sur tout, tout le temps. »
Cette capacité à savoir déléguer et donner du crédit aux autres est au cœur de la problématique, comme le confirme Thomas Gennburg, manager consulting chez Ineat : « lorsqu'un collaborateur me demande si je dois vérifier un document avant de l'envoyer au client, je lui demande d'abord ce que lui en pense, s'il est nécessaire que j'intervienne ou s'il peut juste me mettre en copie. En retournant la question, on induit le changement et on lui apprend à être autonome. » Autre cas de figure pour Thibaut Lemay, fondateur et président de Mazeberry : « savoir sélectionner ses déplacements et réunions. Le manager doit responsabiliser ses équipes. Le collaborateur peut organiser un rendez-vous puis me faire un compte-rendu. Si je suis informé du livrable, cela s'avère suffisant. » La réunion reste l'un des principaux éléments consommateur de temps chez les managers.
Toujours penser à bien communiquer
Bien communiquer avec son équipe est une des pierres angulaires de l'optimisation du temps de travail. Objectif : « éviter d'effectuer par exemple deux fois la même tâche, notamment lorsque les process ne sont pas clairs, précise Thibaut Lemay. Ou alors se retrouver à faire machine arrière sur un projet. Qu'il s'agisse de redescendre des informations simples ou plus complexes, mal gérée ou mal anticipée, la gestion des ressources humaines entraîne une véritable perte de temps. » Pour y remédier, plusieurs possibilités : effectuer des points réguliers individuels ou collectifs chaque matin mais aussi à moyen terme, trimestriellement par exemple, afin de débloquer des situations avant qu'elles ne s'enveniment.
Travailler sa capacité à refuser et savoir prendre de la hauteur
Autre point essentiel : savoir prioriser les besoins. En d'autres termes, entre urgent et prioritaire, il faut pouvoir arbitrer en se fixant un ordre de priorité pour chaque tâche, en réfléchissant aux conséquences selon les actions ainsi qu'en estimant la durée pour les accomplir. De quoi construire un planning prévisionnel à plus ou moins long terme. Et enfin, apprendre à refuser. « Certains possèdent cette faculté à prioriser, ils détiennent les clés de lecture, mais cela peut tout de même finir par être trop à gérer selon leur actualité, note Édouard Dubruel. D'où l'importance de savoir muscler son discours pour dire non ou négocier. » Affirmation de soi mais aussi capacité à se remettre en question. « Perfectionnisme, procrastination et dispersion sont inhérents à la perte de temps, selon Grégory Benoît. Il est souvent ainsi primordial aussi de savoir travailler sur ses défauts personnels. »
