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Reporting : définition et intérêt

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Séverine Dégallaix

Outil de communication, le reporting permet essentiellement de matérialiser des données. De plus en plus demandé aux salariés, notamment par les managers afin de contrôler la performance de leurs équipes, le reporting est désormais un élément bien ancré dans la culture de la plupart des entreprises. Comment le définir, à quoi sert-il et quelles sont les règles à suivre pour qu’il soit le plus digeste et lisible possible ? Reporting : définition et intérêt, notre article vous dit tout sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un reporting ?

>> La définition du reporting

Le reporting est un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance à un supérieur hiérarchique. Pour ce faire, il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.

>> Les domaines couverts par le reporting

Le reporting peut être utilisé dans tous les domaines : la finance (on parle de reporting financier), le commerce (on parle de reporting commercial), le droit, la communication, les ressources humaines (il peut contenir par exemple un indicateur des départs et des arrivées dans l’entreprise), le marketing…

Exemple de données suivies pouvant être matérialisées dans un reporting :

  • Le trafic d’un site internet.
  • Le nombre d’articles vendus.
  • Les recettes et les dépenses de l’entreprise.
  • Les économies réalisées.
  • Les effectifs de l’entreprise…

>> L’objectif du reporting

Selon la personne destinataire du reporting, son utilisation peut être différente :

  • Le manager pourra évaluer les performances de son équipe.
  • Les membres de l’équipe dirigeante pourront affiner une stratégie.
  • Le dirigeant de l’entreprise pourra présenter des statistiques fiables aux actionnaires…

Dans tous les cas, la personne qui prend connaissance du reporting doit à la fois voir et comprendre les données sans traitement supplémentaire, et surtout pouvoir prendre des décisions. Le reporting est un outil d’aide à la prise de décision.

Quelle est la période couverte par le reporting ?

Un bon reporting doit préciser sur quelle période les données ont été récoltées : sur une semaine, un mois, un trimestre ou même une année... Tout est envisageable. Pour qu’il serve à mesurer une évolution et l’impact des décisions prises, le reporting doit porter mention de la temporalité des chiffres présentés.  

Bon à savoir : si vous devez réaliser un reporting, c’est à vous d’adapter la récolte des données en fonction de la période couverte mais également de la fréquence de présentation de ce dernier. S’il est mensuel par exemple, vous devrez sélectionner des indicateurs récurrents, qui vous permettront de comparer par rapport au reporting précédent.

Quel est l’intérêt du reporting ?

Le principal intérêt du reporting est la visualisation. Il permet de matérialiser des données et de les rendre compréhensibles de tous afin qu’elles deviennent de bons indicateurs de performance. Vous ne pourrez présenter dans votre rapport une liste brute de résultats, sauf si vous souhaitez perdre votre lecteur ! Pour rendre votre rapport digeste, vous devez jouer sur l’élément visuel, le cerveau étant programmé pour analyser, comprendre, et mémoriser les images.

  • Utilisez des couleurs… Mais pas trop, au risque de rendre la représentation confuse.
  • Essayez de faire tenir le tout sur une page, en particulier pour les reportings réguliers : nul besoin d’assommer votre hiérarchie avec des rapports de 16 pages tous les lundi matins !
  • Équipez-vous de bons outils : il existe des logiciels qui peuvent vous aider à transformer les chiffres en éléments visuels.

Notre conseil Cadremploi : adaptez la forme au fond. Une courbe est idéale pour représenter une évolution, un camembert des proportions, un tableau Excel avec certains éléments mis en gras ou en couleur des données complexes, un smiley des niveaux de satisfaction client…Découvrez également tous nos conseils pour bien faire un reporting.

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