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Réunions, rendez-vous, dossiers à rendre… : 8 astuces pour ne plus jamais être en retard

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Ingrid Falquy

Les retards à répétition peuvent être très handicapants pour qui veut faire évoluer sa carrière. Et pour certains, la bonne volonté ne suffit pas pour être à l’heure. Voici 8 étapes pour mieux s’organiser, à l’attention des retardataires chroniques.

Si la volonté suffisait, vous auriez toujours cinq minutes d’avance à vos rendez-vous, vous rendriez vos dossiers un jour à l’avance et vos réunions ne se chevaucheraient pas. Mais en réalité, vous avez beau essayer, vous êtes toujours en retard. Arrêtez tout, et reprenez au début. Cadremploi a concocté pour vous 8 étapes à suivre pour vaincre progressivement son retard chronique. Elles ont été élaborées grâce aux conseils de deux expertes, la coach en entreprise Annabelle Dietrich et la coach en gestion du temps Diane Ballonad Rolland, également auteur de J’arrête de procrastiner.

1. Savoir pourquoi on veut en finir avec les retards

Vous avez forcément une bonne raison de vouloir en finir avec les retards à répétition. Ce défaut est un frein à votre carrière et à votre relation avec vos collègues. Mais en quoi, concrètement ? Être à  l’heure vous permettrait de multiplier les rendez-vous et donc de signer plus de contrats, de faire bonne impression et pouvoir évoluer, ou enfin atteindre l’équilibre vie pro-vie perso tant convoité : il y a forcément une motivation qui vous correspond. Faites une introspection et couchez sur le papier vos objectifs. Si vos motivations ne sont pas solides, ça ne sert à rien d’essayer.

2. Estimer son temps

Les retardataires chroniques ont souvent du mal à évaluer combien de temps une tâche va leur prendre. D’où l’intérêt d’établir un relevé d’activités. Notez minutieusement l’heure de début et de fin de chacune de vos activités, pendant une semaine : temps de préparation le matin, temps de trajet maison-bureau, temps pour boucler un dossier, temps pour lire ses mails, temps de la réunion d’équipe quotidienne. Ainsi, vous vous rendrez peut-être compte que votre trajet ne dure 30 minutes que le 15 août et que la réunion quotidienne s’étale plutôt sur vingt minutes que dix.

3. Mettre en place des sas de décompression

Quand on a tendance à trop remplir son agenda, les rendez-vous finissent par se chevaucher. Pour contrer ce phénomène, rien de tel qu’instaurer un sas de décompression. Par exemple, si vous avez un rendez-vous client à 16h, ne prévoyez pas de travailler sur le dossier X jusqu’à 16h. Programmez plutôt une alarme à 15h45 vous indiquant qu’il est temps de vous relire et de boucler. Comme ça, même si de petits imprévus surviennent (rencontre avec le boss au pied de l’ascenseur et échange de quelques mots de courtoisies, par exemple), vous serez quand même à l’heure au rendez-vous.

4. Éviter les distractions

Une tâche à la fois doit être votre maître-mot. Que ce soit pour se préparer le matin, réaliser une présentation ou mettre à jour les fichiers clients. Vous pensez pouvoir faire plusieurs choses en même temps ? Vous les ferez mieux, et plus vite, si vous compartimentez. Alors, exit les alertes sur le téléphone, les e-mails qui apparaissent en pop-up en bas de votre écran, et les rendez-vous calés en plein milieu d’une autre activité. On adopte plutôt une technique de gestion du temps, comme le fameux Pomodoro : vingt-cinq minutes sur une tâche suivies par cinq minutes de pause.

5. S’accorder des récompenses

Dans la lignée de la technique Pomodoro, qui fonctionne parce que l’on sait que l’on va faire une pause après avoir travaillé pendant un temps donné, on peut s’offrir des récompenses à chaque fois qu’on est à l’heure : si je réussis à boucler ce dossier avant 19h, j’utilise le temps gagné pour aller au cinéma ou cuisiner mon plat préféré.

6. Trier ses activités par ordre d’importance

Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, vous avez différents types de tâches à accomplir : certaines sont urgentes, d’autres sont importantes mais pas urgentes, certaines sont plaisantes, d’autres sont désagréables, certaines nécessitent une forte attention, d’autres sont plus cools. Il faut tenir compte de tous ces paramètres pour organiser son agenda, et ne pas se contenter de pendre les choses comme elles viennent. Pourquoi ne pas commencer sa journée par une activité plaisante mais pas importante, pendant une demi-heure ? C’est motivant pour commencer la journée, mais pas handicapant pour le reste de la journée si vous avez finalement un peu de retard. Ensuite, on enchaîne avec ce qui est désagréable mais urgent. On garde ce qui demande peu d’attention pour le retour du déjeuner, quand on a le moins d’énergie. Et surtout, quoiqu’il arrive, il ne faut pas remplir son agenda à la minute près. Si vous êtes censé rester 8 heures au bureau, ne prévoyez que 6 heures de tâches cumulées.

7. Respecter son rythme

Votre retard peut aussi être dû à une mauvaise forme physique. Vous êtes stressé, ne dormez pas assez ou ne faites pas assez de sport, peut-être. Il est possible que vous essayiez trop de vous plier à des exigences extérieures au lieu d’écouter votre chronobiologie. Changez vos habitudes en fonction de ce qu’il vous faut vraiment, et pas parce que se lever aux aurores est à la mode en ce moment.

8. Changer ses habitudes petit à petit

Selon une étude du Journal Européen de la Psychologie Sociale, il faut 66 jours pour se créer une habitude. Ce n’est pas anodin. Alors, pas la peine de vouloir bouleverser son quotidien en un jour. Fixez-vous de petits objectifs. Par exemple, vous coucher cinq minutes plus tôt chaque soir pour vous lever cinq minutes plus tôt chaque matin. En général, une nouvelle habitude à prendre peut être découpée en plusieurs étapes. Et chaque fois que l’on maintient une étape pendant 66 jours, c’est une victoire.

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commentaires

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Nico

31/05/2016

à 19:25

Indéniablement de bons conseils, car même si être constamment en retard peut être un frein à la carrière, il peut aussi être source de frustration et de fatigue. Faire les choses à l'heure permettra ainsi d'exercer son travail plus sereinement et peut-être même de l'apprécier d'avantage!

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