Séminaire d’entreprise : 6 conseils pour le réussir

23 septembre 2019 Mathilde Palfroy

En tant que manager, vous aimeriez programmer un séjour extra-professionnel pour fédérer vos équipes ? Votre direction vous demande de réunir certains collaborateurs ? Proposez d’organiser un séminaire d’entreprise. Ce sera l’occasion de mieux connaître vos collègues, de fédérer et motiver vos équipes, tout en passant un agréable moment. Si vous ne savez pas comment vous y prendre ni par où commencer, rassurez-vous : la préparation d’un séminaire d’entreprise n’est pas compliquée. Il suffit de s’y prendre en avance, et d’être bien organisé. Dans cet article, découvrez 6 conseils pour réussir votre séminaire d’entreprise.
Séminaire d’entreprise : 6 conseils pour le réussir
  1. Identifiez les objectifs du séminaire
  2. Définissez précisément les besoins et les contraintes de votre séminaire d’entreprise
  3. Réalisez un rétro planning des actions à mener
  4. Prévoyez des activités attrayantes pour les participants
  5. Trouvez le lieu idéal pour réussir votre séminaire d’entreprise
  6. Soignez la communication autour de l’évènement pour motiver votre équipe

Identifiez les objectifs du séminaire

Avant de vous lancer dans la préparation et l’organisation du séminaire, faites le point.

Un séminaire est toujours organisé pour satisfaire à des objectifs professionnels : veillez à bien les considérer avant de vous lancer dans la préparation de l’évènement. Référez-vous aux attentes de la direction. Pour quel motif devez-vous organiser ce séminaire ? Quel est son but ? Formulez l’objectif principal pour l’entreprise : que peut-elle espérer obtenir à l’issue du séminaire ?

Exemples : une entreprise peut organiser un séminaire pour dispenser une formation collective, créer un moment de convivialité entre les salariés, réunir une équipe ou des collaborateurs en vue d’un projet à mener, renforcer les valeurs d’entreprise ou le team building, intégrer de nouveaux salariés, etc.

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Définissez précisément les besoins et les contraintes de votre séminaire d’entreprise

En tenant compte des objectifs de votre entreprise, vous devez définir les besoins et les contraintes dont vous allez devoir tenir compte pour organiser le séminaire :

  • Qui allez-vous inviter à participer ? Combien de personnes seront présentes ?
  • Les participants vont-ils travailler lors du séminaire ? Si oui, quel est le temps nécessaire pour mener à bien la production et les échanges professionnels prévus ? Comment allez-vous aménager les plages horaires de travail ?
  • Le séminaire va-t-il durer un ou plusieurs jours ? Combien de nuitées ? Combien de repas ?
  • Quelles sont les interventions extérieures à prévoir sur place (venue d’un formateur, visite d’un collaborateur) ?
  • Aurez-vous des besoins spécifiques : salle de réunion, bureaux individuels, matériel, etc. ?
  • Certaines activités sont-elles déjà prévues ou envisagées ? Quelle sera ou quelle pourrait être la thématique du séminaire ?
  • De quel budget disposez-vous ? Confrontez vos besoins à votre budget. Peut-être devrez-vous privilégier certains besoins plus importants que d’autres...

Notre conseil Cadremploi : ébauchez un planning prévisionnel du séminaire ou une note de cadrage, surtout s’il doit se dérouler sur plusieurs jours. Cela vous aidera à mieux cerner vos besoins et à ne rien oublier. Découvrez tous nos conseils pour rédiger une note de cadrage.

Réalisez un rétro planning des actions à mener

Réalisez un rétro planning avec toutes les tâches à accomplir pour organiser votre évènement. Vous pouvez aussi fonctionner avec une « to do list » si vous préférez.

Votre rétro planning ou votre liste dépendront du type de séminaire envisagé, mais voici quelques-unes des étapes que vous pourrez mentionner :

  • liste définitive des invités ;
  • choix du lieu ou d’une sélection de lieux à soumettre à vos supérieurs et/ou liste des prestataires retenus ;
  • élaboration et diffusion des invitations ;
  • gestion des inscriptions (relances éventuelles) ;
  • choix des menus (si possible, prévoyez un menu de substitution pour respecter les goûts de tous vos convives) ;
  • réservation des activités (n’hésitez pas à réfléchir à des solutions de repli si vous prévoyez des activités extérieures nécessitant un temps clément) ;

Important : fixez la date du séminaire dès que possible. Essayez d’éviter les jours fériés ou les périodes de vacances scolaires que certains salariés préfèrent réserver à leur vie familiale.

Notre conseil Cadremploi : n’oubliez pas de prévoir des vérifications de dernière minute sur place et avec les prestataires et prévoyez-vous des créneaux de disponibilité durant les semaines qui précèdent l’évènement au cas où vous n’auriez pas achevé la préparation.

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Prévoyez des activités attrayantes pour les participants

Pour motiver les salariés invités à participer au séminaire, misez sur une thématique cohérente et proposez-leur des activités attrayantes.

Tous types d’activités sportives, gastronomiques ou culturelles peuvent être proposés dans le cadre d’un séminaire, le panel est large, mais gardez à l’esprit que les activités doivent :

  • être en adéquation avec les valeurs de l’entreprise ;
  • s’accorder avec les objectifs de l’évènement.

S’il s’agit de fédérer les équipes, d’œuvrer à une meilleure communication ou au team building, optez pour des activités ludiques et originales.

Exemples : challenges sportifs, activités artistiques, danse, visite de lieux insolites, concerts, escape games...

Si le séminaire a vocation à séduire des collaborateurs ou à permettre aux salariés de travailler à un projet précis (ou de suivre une formation), privilégiez des activités relaxantes permettant de décompresser après le travail.

Exemple : gastronomie, œnologie, séjour dans un cadre privilégié, golf, découverte d’une région, etc.

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Trouvez le lieu idéal pour réussir votre séminaire d’entreprise

Le lieu choisi pour le séminaire doit être adapté à vos besoins en capacité d’accueil, offrir un minimum de confort, et s’accorder aux activités prévues.

Il doit permettre de faire bénéficier vos invités de bons repas et de conditions d’hébergement agréables. De même, veillez à la qualité des salles et équipements professionnels que vous serez amenés à utiliser sur place. Enfin, privilégiez un lieu facile d’accès tant pour les invités que pour les éventuels prestataires.

Bon à savoir : certains prestataires peuvent organiser pour votre entreprise la location d’un lieu, la gestion de l’hébergement et des repas.

Si le séminaire ne dure qu’une journée, mieux vaut choisir un lieu proche de votre entreprise, mais si le séminaire dure plusieurs jours, vous pouvez élargir votre recherche.

Prenez contact avec plusieurs lieux ou prestataires avant de fixer votre choix. Renseignez-vous attentivement, n’hésitez pas à poser des questions précises ou à vous rendre sur place si cela est possible.

Notre conseil Cadremploi : réservez votre lieu en avance afin de pouvoir en disposer aux dates souhaitées.

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Soignez la communication autour de l’évènement pour motiver votre équipe

Votre séminaire est prêt ? La date, le lieu et son planning ont été fixés ? C’est le moment de communiquer autour de l’évènement et de motiver vos invités à s’y inscrire.

Préparez un email détaillant le programme. Si possible, placez-y une ou plusieurs photos du lieu et/ou des activités prévues.

N’oubliez pas de faire figurer :

  • la thématique du séminaire ;
  • son déroulé ;
  • les activités prévues ;
  • le lieu et ses accès (précisez si l’entreprise a prévu un moyen de locomotion commun) ;
  • le procédé d’inscription et les dates à respecter (vous pouvez proposer des inscriptions en deux temps : une première inscription puis une étape de confirmation de l’inscription).

Bon à savoir : l’utilisation d’un site internet pour diffuser facilement les informations importantes relatives à votre séminaire et organiser des inscriptions en ligne pourra vous faciliter la tâche.

Notre conseil Cadremploi : à l’issue du séminaire, remettez à tous les participants un compte rendu de l’évènement et remerciez-les d’avoir été présents.

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Mathilde Palfroy
Mathilde Palfroy

Éditrice et rédactrice juridique, Mathilde Palfroy s’intéresse à tous les sujets pratiques du quotidien. Elle rédige pour Cadremploi des articles sur des thématiques liées à l’emploi et à la carrière. En plus de ses collaborations avec différents éditeurs spécialisés, elle assure également le suivi d’ouvrages de littérature générale aux éditions de la Rémanence dont elle est la fondatrice.

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