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Spécial rentrée : comment dire à votre boss que vous êtes débordé(e)

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Sylvie Laidet

Les dossiers urgents s’empilent, de nouvelles missions vous ont été attribuées et le retard s’accumule ? Plutôt que de vous enliser, parlez-en à votre manager. Tout est recevable à condition… d’argumenter.

Évaluez votre charge de travail

Le préalable est de faire le bon diagnostic de la surcharge de travail : est-ce une situation structurelle liée à votre propre organisation ? Un problème lié à l’évolution de votre poste ? Êtes-vous seul(e) dans ce cas ? Pour le savoir, constituer une liste des tâches s’impose. Concrètement, notez l’ensemble de vos tâches quotidiennes et ponctuelles, de la veille d’info que vous faites tous les matins au dossier de dernière minute transmis par votre manager, en notant le temps que vous y passez et le temps qu’il faudrait « au minimum ». Cela peut vous permettre de prendre conscience de deux choses : les tâches sur lesquelles vous perdez peut-être du temps… mais surtout les missions importantes pour lesquelles vous manquez de temps au final. Face à ces dernières, notez les risques pour l’entreprise : par exemple, un dossier bâclé, c’est un risque de contrat non signé par le client. « Présenter une analyse de risque factuelle rencontre en général plus d’écho, peut-être pas à court terme mais dans le temps assurément », assure Nathalie Schipounoff, co auteur d’« Et si j’apprivoisais mon chef » (Ed. Eyrolles). Et si vous craignez de vous entendre dire que vous faites mal votre travail, pointez des « risques » et non des « faits ».

Proposez des solutions

Inutile de lui présenter telle quelle votre liste des tâches avec les risques correspondants : si votre manager est surpris et s’inquiète, il risque de vous sortir en substance la fausse bonne idée suivante : « il faut bosser mieux et plus vite ». Donc, pour être sûr d’obtenir gain de cause, vous devez aller le voir en lui proposant vous-même des solutions. Ce n’est pas si compliqué. Il s’agit de rayer, dans votre liste des tâches, celles qui ont le moins de valeur ajoutée pour votre poste et votre boîte. Par exemple une réunion hebdo qui ne sert à rien, une vérification de listing qui pourrait être déléguée… Ensuite, il y a deux cas de figure : soit vous pouvez décider de ne plus assister à la réunion et de déléguer le listing ; soit vous avez besoin de l’aval de votre manager.

Demandez une formation

Si aucune tâche ne peut être abandonnée, peut-être sera-t-il possible, face à ses arguments, de demander l’embauche d’un stagiaire, d’un apprenti voire d’un nouveau collaborateur ? Cela dit, si votre supérieur ne veut rien entendre, il ne vous restera plus qu’à vous organiser vous-même… et votre liste des tâches vous aidera sans doute à avancer au mieux. Vous pourrez garder l’habitude de prioriser vos activités, en faisant redescendre les moins importantes en bas de votre To-do list. « Vous pouvez aussi lui demander une formation en gestion du temps, sur l’usage de certains outils informatiques ou collaboratifs susceptibles de vous faire gagner du temps », détaille Nathalie Schipounoff.

Quand aborder le sujet. Mettre la question sur la table en période de rush général n’est pas la meilleure solution. « Il est préférable d’aborder le sujet au moment où votre supérieur est disponible aussi bien en termes de temps (minimum une ½ heure) que d’écoute », précise Nathalie Schipounoff, fondatrice du cabinet LValley. Vous pouvez également saisir une occasion particulière pour lancer la discussion. Par exemple, votre manager vous demande de rester tard le soir pour boucler un dossier ? « Si sa demande implique que vous restiez encore au bureau jusqu’à 23 heures, dites-le-lui. Remarquez que s’il peut compter sur vous vu l’urgence du dossier, vous aimeriez faire un point avec lui sur l’organisation de votre travail, afin d’améliorer la productivité et la qualité des travaux rendus », conseille Nathalie Schipounoff, fondatrice du cabinet LValley.

 

Sylvie Laidet © Cadremploi.fr

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commentaires

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auditator

24/08/2013

à 08:47

Autre point si vous voulez éviter les foudres de votre manager... Ne les soulevez pas auprès de votre manager une fois qu'il est trop tard !!! Il arrive tellement fréquemment que des équipes ne disent mot au manager pendant une mission puis viennent voir leur manager le jour même de la deadline finale pour lui expliquer qu'ils n'y arriveront pas.... laissant de facto tout le taf au manager sus-cité. Il est tout aussi légitime dans ces cas que le manager rentre dans une colère noire !

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Eryon

23/08/2013

à 14:13

Un passage m'a choqué:
"Si aucune tâche ne peut être abandonnée, peut-être sera-t-il possible, face à ses arguments, de demander l’embauche d’un stagiaire"

Donc pour un collaborateur qui n'a plus une minute de libre, vous lui conseillez de demander "l'embauche" (terme d'ailleurs inexact pour un stagiaire) d'un stagiaire dont la nature même est d'apprendre et d'être "formé" par un salarié référent.

Un stagiaire n'est pas "une main d'oeuvre docile et pas chère a qui l'on refile les tâches rébarbatives", ce n'est pas comme cela que l'on forme les jeunes dirigeants d'entreprises de demain...

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