Comment rédiger un bon mail de prise de contact professionnel ?
Nos conseils pour préparer un premier contact par mail
Que votre démarche vise à recueillir des informations sur une entreprise ou à développer votre réseau professionnel, le point commun de ces approches par mail réside dans le fait que vous ne connaissez pas directement le destinataire du mail. De fait, il ne vous connaît pas non plus. Aussi, vous allez devoir commencer par vous présenter en déclinant votre prénom, votre nom et celui de votre entreprise.
Mais avant même de commencer à rédiger votre message, deux éléments revêtent une importance majeure pour l’aboutissement de ce premier contact : l’objet et le nom du destinataire. L’absence d’objet ou un objet trop basique peut conduire le destinataire à ne pas ouvrir le mail et à le placer directement dans la corbeille de sa messagerie.
Il convient de choisir l’objet avec soin. Il doit interpeller le destinataire sans laisser penser que cela puisse être un mail général. Quant au fait de préciser le nom de la personne à qui est destiné le message, il permet de lui spécifier immédiatement qu’il s’agit d’un mail personnel et qu’il ne fait pas l’objet d’un banal e-mailing. Commencer par "Madame, Monsieur," serait en effet plus qu’impersonnel.
Attention également à bien orthographier le nom.
Revenons à présent à la rédaction du mail. Après vous être présenté, expliquez brièvement votre démarche et tentez de susciter une envie, un besoin chez le destinataire. Si vous avez un produit révolutionnaire à lui présenter, axez le mail sur les avantages que cela pourrait impliquer pour lui.
En fin de mail, n’oubliez pas la formule de politesse adaptée ainsi que l’ensemble de vos coordonnées.
Quid des autres vecteurs de communication ?
Si le mail est particulièrement plébiscité pour une première prise de contact professionnel, rappelons tout de même qu’il n’est pas le seul moyen d’entrer en relation avec une future relation professionnelle.
- Les réseaux sociaux - Dans le cadre d’une volonté d’élargir son réseau professionnel, l’utilisation de plateformes comme LinkedIn peut également générer de bons résultats même s’il s’agit essentiellement de réseauter. Car n’oublions pas que le networking vise, dans le cadre d'une recherche d'emploi, à élargir son réseau afin de tomber sur de belles opportunités professionnelles.
- Les salons professionnels - Un autre bon moyen de prendre contact avec des employeurs consiste à visiter les salons professionnels liés à votre secteur d’activité avec une démarche proactive. N’hésitez pas à entamer la discussion avec d’autres participants et à échanger vos cartes de visite. Cela peut d’ailleurs être un point d’entrée pour développer votre relationnel par téléphone ou par mail.
Exemples de mails pour une prise de contact professionnel
Exemple de mail pour une demande d’informations
"[Madame ou Monsieur X],
Notre ami commun [prénom + nom du contact commun] m’a invité à vous contacter car je m'apprête à répondre à une offre d’emploi d’une entreprise que vous connaissez bien : [nom de l’entreprise].
Je suis [prénom + nom], actuellement [poste] au sein de [nom de l’entreprise actuelle] et je m’interroge sur [les valeurs, la solidité financière…] du groupe avant d’y postuler.
Je vous serais donc très reconnaissant si vous pouviez m’informer de la situation de cette entreprise par tout moyen à votre convenance : téléphone, retour de mail, entretien.
D’avance, merci pour votre retour,
Bien cordialement
[Signature électronique + coordonnées]"
En l’absence de réponse, vous pourrez adresser à ce contact ce type de relance :
"[Madame ou Monsieur X],
Je me permets de revenir vers vous. Je ne veux pas avoir l’air d’insister et comprendrai tout à fait que vous ne souhaitiez pas livrer ce type d’information, mais je souhaitais m’assurer que vous avez bien reçu mon précédent mail.
Si tel n’était pas le cas, je vous explique ma situation : [copier-coller du premier mail].
Vous remerciant par avance pour votre retour,
Bien cordialement
[Signature électronique + coordonnées]"
Exemple de mail pour développer son réseau professionnel
"[Madame ou Monsieur X],
Je suis [prénom + nom], [poste] au sein de [nom de l’entreprise actuelle]. Nous nous sommes rencontrés pendant le salon professionnel [nom du salon] qui s’est tenu à [ville organisatrice] le [jour de la rencontre].
Comme nous l’avions évoqué, je vous contacte afin d’échanger plus avant sur [sujet commun]. Je pense que nos réseaux pourraient se compléter afin de développer nos activités respectives. Aussi, je vous propose un échange téléphonique.
Pour ma part, je suis disponible chaque jour de la semaine de [créneaux horaires possibles pour un échange].
Dans l’attente de votre réponse ou de votre appel,
Je vous souhaite une agréable journée,
Bien cordialement,
[Signature électronique + coordonnées]"
En l’absence de réponse, vous pourrez adresser à ce contact ce type de relance :
"[Madame ou Monsieur X],
Permettez-moi de revenir vers vous. Je sais que votre emploi du temps est très chargé, mais je renouvelle ma proposition d’échange téléphonique, car je pense que mes contacts professionnels pourraient constituer pour vous un vivier de nouveaux clients.
N’hésitez pas à me contacter par mail ou par téléphone afin de convenir d’un rendez-vous,
Bien cordialement,
[Signature électronique + coordonnées]"
Comment augmenter son taux de réponse
Vous trouvez votre taux de réponse trop faible ? Tentez une analyse objective de vos divers e-mailings en identifiant ceux qui ont connu les meilleurs résultats.
Qu’est-ce qui a pu faire la différence ? Une proposition de réduction, une invitation à un événement, la personnalisation du mail ? Nous pouvons en tout cas vous donner un conseil général : privilégiez la qualité à la quantité. C’est le meilleur moyen d’augmenter le taux de réponses positives de vos prospects. Car sur le nombre de réponses, un e-mailing très large peut aussi être efficace et demander moins de travail.
À vous de choisir la stratégie la plus adaptée, mais terminons par un dernier petit "truc" : exhortez, d’une manière ou d’une autre, le destinataire à vous répondre. Lui poser une question non rhétorique ou lui proposer une alternative entre deux items permettra à coup sûr de générer plus de retours.
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