Qu'est-ce qu'un contrôle de références ?

Définition du contrôle de références

Utilisé dans le cadre d’un recrutement, le contrôle de références - également appelé prise de références - constitue une méthode complémentaire aux entretiens pour aider le recruteur à prendre la décision d’une embauche.

Le contrôle de références s’effectue via la prise de contact avec des membres de l’entourage professionnel du candidat. Il peut s’agir de collaborateurs actuels ou anciens, de clients, de partenaires, de fournisseurs.

En terme de relation hiérarchique, les référents peuvent se recruter parmi les supérieurs hiérarchiques -manager ou N+2 par exemple- ou parmi les homologues du candidat.

Le candidat peut influer sur le choix du référent en suggérant à son futur recruteur deux ou trois références professionnelles aptes à être interviewées dans le cadre d’un contrôle de références.

À quoi sert un contrôle de références ?

Dans un process de recrutement, la prise de références peut répondre à plusieurs objectifs :

• confirmer ou infirmer votre ressenti de recruteur concernant un candidat,
• vérifier que les compétences mentionnées sur un CV sont bien acquises (certains candidats ayant tendance à embellir la réalité, n’hésitez pas à contrôler si vous avez un doute),
• vous assurer que les soft skills — parfois difficiles à évaluer au travers du CV — correspondent aux besoins du poste, de l’équipe et de l’entreprise,
• vous fournir des informations complémentaires pour vous aider à la prise de décision dans le cadre d’un recrutement.

Le contrôle de références est-il juridiquement encadré ?

Si la prise de références est devenue pratique courante dans les processus de recrutement RH, elle nécessite toutefois quelques précautions.

En effet, le contrôle de références est juridiquement encadré par le droit du travail, la réglementation de la CNIL et le règlement européen relatif à la protection des données personnelles.

Voici ce qu’il faut retenir de ces réglementations pour effectuer un contrôle de références en bonne et due forme :

• Les questions d’ordre privé sont interdites dans le cadre d’un contrôle de références.
• Les informations demandées lors d’un contrôle de références concernent la capacité d’un candidat à occuper le poste à pourvoir (Art. L. 1221-6 du Code du Travail). Elles doivent donc porter sur les aptitudes professionnelles du candidat, c’est-à-dire ses compétences techniques et soft skills.
• Le candidat doit obligatoirement être informé des techniques et méthodes utilisées pour son recrutement, notamment en terme de collecte d’informations le concernant (Art. L. 1221-8 et Art. L. 1221-9 du Code du Travail). Le recours au contrôle de références doit être explicitement évoqué.
• Les éventuelles données à caractère personnel doivent être collectées, sélectionnées, traitées, actualisées, conservées et sécurisées conformément aux directives du règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des données personnelles.

Quand et comment le contrôle de références est-il effectué par le futur employeur ?

Réalisé avant la finalisation d’un recrutement, le contrôle de références doit être correctement préparé du côté du recruteur pour être efficace.

Comment bien préparer une prise de références en amont ?

Pour bien préparer un contrôle de références, suivez nos conseils ci-dessous :

• Informez le candidat du fait que vous allez procéder à un contrôle de références. Vous pouvez également lui donner le nom des personnes que vous allez solliciter.
• Veillez à obtenir le consentement du candidat avant de procéder au contrôle.
• Choisissez le bon référent : privilégiez un supérieur hiérarchique qui a directement travaillé avec le candidat. Si vous interrogez un ancien N+4 ou un collègue, vous risquez en effet de ne pas récupérer des informations suffisamment précises ou objectives pour vous aiguiller.
• Prévoyez un rendez-vous de 15 à 30 mn avec le référent. Il est important que ce dernier se rende entièrement disponible sur ce créneau.
• Rédigez la trame de l’entretien de références pour gagner en pertinence et en efficacité. Optez pour des questions ouvertes, qui permettront de laisser la parole libre à votre interlocuteur.

Quelles sont les bonnes pratiques pendant l’entretien de contrôle de références ?

Pendant l'entretien de contrôle de références, il est conseillé de mettre en place certaines bonnes pratiques pour un entretien efficace :

• Mettez-vous en écoute active, en observant les réponses orales comme les messages non-verbaux (silences, rires, gênes, hésitations).
• Essayez d’instaurer un climat de confiance et de neutralité pour favoriser l’échange.
• Orientez vos questions de façon à ce que votre interlocuteur argumente et explique ses réponses, au-delà d’émettre un jugement.

Que faut-il faire après le contrôle de références ?

Après avoir effectué le contrôle de références, il est conseillé d'adopter certaines attitudes :

• Prenez du recul, faites le tri, distinguez les informations objectives et factuelles des jugements et appréciations. Cela vous permettra de construire votre propre avis sur le candidat.
• Que le candidat soit recruté ou non au final, faites-lui un feedback concernant le bilan du contrôle de références.

Quelles questions poser lors d’un contrôle de références ?

Pour être sûr de mener un entretien efficace et de creuser certains sujets, le contrôle de références nécessite d’être préparé en amont.

Voici quelques questions à poser au référent lors d’un contrôle de références :

• Comment connaissez-vous le candidat ? Depuis combien de temps ?
• Quelle était la nature de votre relation professionnelle ? (rapport hiérarchique)
• Quel était le poste du candidat ?
• Quels types de projets a-t-il mené ?
• Comment décririez-vous ce collaborateur au travail ?
• Quelles sont ses compétences techniques et ses soft skills ?
• Comment s’intégrait-il dans l’équipe ? Quels rapports entretenait-il avec ses collègues ?
• Quels étaient ses points forts ? Ses axes d’amélioration ?
• Comment a-t-il travaillé ces derniers ?
• Avez-vous rencontré des difficultés de management avec lui ? Si oui lesquelles ?
• A quels challenges ou difficultés le candidat a-t-il été confronté ? Comment a-t-il géré ?
• Quel était son projet professionnel à l’époque ?
• Pourquoi a-t-il quitté l’entreprise ?
• Pour quel poste le recommanderiez-vous ?
• Seriez-vous prêt à retravailler avec lui ? Pourquoi ?

Si vous n’êtes pas sur un recrutement urgent, l’idéal est de solliciter deux référents, afin de pouvoir recouper les points de vue.