Loi de Parkinson : travailler plus en moins de temps

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Concept peu connu, que l’on peut rapprocher du phénomène de procrastination, la loi de Parkinson est un fléau pour les managers et entrepreneurs. Car si elle s’applique au sein de l’entreprise, ce sont des heures de travail perdues, de la productivité en chute libre et un mal-être grandissant. Avant d’étudier les solutions qui visent à éviter ce piège pour améliorer la gestion du temps dans son équipe, attachons-nous à comprendre les tenants et les aboutissants de la loi de Parkinson.
Loi de Parkinson : travailler plus en moins de temps

Loi de Parkinson : la gestion du temps en question

Définition

De façon schématique, plus une personne dispose de temps pour s’acquitter d’une tâche, plus celle-ci nécessitera de temps. C’est ce que révèle la loi de Parkinson.

Elle peut s’exercer dans la vie de tous les jours, mais c’est surtout en entreprise qu’elle doit être appréhendée.

La gestion du temps est en effet une problématique essentielle pour la réussite d’une entreprise. Cet effet est craint des dirigeants, managers et chefs d’équipe, car si le collaborateur subit la loi de Parkinson, il n’optimisera pas ses journées de travail, bien au contraire. Le travail s’étale de manière à ce que l’intégralité du temps disponible soit utilisée. En clair, les collaborateurs ont tendance à perdre en efficacité et à prendre plus de temps pour réaliser une mission que ce qu’il aurait été nécessaire.

Il faut toutefois distinguer deux situations : le collaborateur peut soit prendre plus de temps pour livrer son travail, soit attendre le dernier moment pour s’en charger. Or, ni l’une ni l’autre des options ne sont favorables à l’entreprise qui rémunère son salarié pour un travail qu’il aurait pu rendre bien plus tôt.

Loi de Parkinson
Courbe de la loi de Parkinson

Origine

Mais d’où vient cette loi de Parkinson ? Qui a théorisé cet effet néfaste sur la gestion du temps en entreprise ? C’est un historien britannique qui est à l’origine et a donné son nom à cette loi : Cyril Northcote Parkinson. En 1955, il publie un essai dans la revue The Economist, avant d’aller plus loin en écrivant un livre consacré aux lois de Parkinson.

Pour illustrer sa théorie, il prend l’exemple d’une femme pour qui la seule tâche de la journée consisterait à envoyer une carte postale. Disposant d’une journée entière pour effectuer une mission qui pourrait être exécutée en une heure, à condition de rationaliser un tant soit peu son temps, la femme de l’exemple passe une heure à chercher une carte, 30 minutes à mettre la main sur ses lunettes, 90 minutes pour l’écrire, et ainsi de suite jusqu’à l’envoi de la carte en fin de journée.

Cyril Northcote Parkinson montre ainsi que le travail a tendance à s’étaler pour, in fine, occuper le temps imparti dans sa totalité.

Explication par l’exemple

Pour mieux appréhender la loi de Parkinson, il convient d’associer à cette définition un exemple propre aux situations que l’on peut rencontrer en entreprise.

Un manager demande à l’un de ses collaborateurs de préparer un PowerPoint en vue d’une présentation qui doit se dérouler deux semaines plus tard, une deadline largement réalisable puisque le collaborateur en question maîtrise le sujet et dispose déjà de la plupart des éléments pour mettre en forme le dossier. Celui-ci risque de prendre tout le temps imparti pour cette mission jugée prioritaire. Ainsi, il va peaufiner certains détails peu utiles au détriment d’autres missions mises en attente. Il peut aussi continuer à partager son temps entre différentes tâches et missions puis, à l’approche de la présentation, réaliser son PowerPoint rapidement, alors que, sans procrastiner, il aurait pu faire un meilleur travail et le rendre en avance afin que le manager puisse en prendre connaissance et se l’approprier.

Dans ces deux situations, le temps du collaborateur a été mal géré, ce qui porte préjudice à l’entreprise. D’autant que les collaborateurs en proie à la loi de Parkinson sont souvent très bien rémunérés. Une relation mise en exergue par un auteur bien connu…

Suites et interprétations de la loi de Parkinson

De la loi de Parkinson à la critique de la culture d’entreprise

Connaissez-vous le best-seller Les Fourmis, qui nous montre l’incroyable organisation de ces communautés que l’on pourrait rapprocher à de grandes entreprises où chacun a un rôle à jouer ? Ce roman est l’œuvre de Bernard Werber, un auteur français à succès qui s’est également penché sur la loi de Parkinson. Nous vous livrons la citation de Bernard Werber sur le sujet, extraite de l’Encyclopédie du savoir relatif et absolu :

"Plus une entreprise grandit, plus elle engage des gens médiocres et surpayés. Pourquoi ? Tout simplement parce que les cadres en place veulent éviter la concurrence. La meilleure manière de ne pas avoir de rivaux dangereux consiste à engager des incompétents. La meilleure façon de supprimer en eux toute velléité de faire des vagues est de les surpayer. Ainsi, les castes dirigeantes se trouvent assurées d’une tranquillité permanente. A contrario, selon la loi de Parkinson, tous ceux ayant des idées, des suggestions originales ou des envies d’améliorer les règles de la maison seront systématiquement éjectés. Ainsi, paradoxe moderne, plus l’entreprise sera grande, plus elle sera ancienne, plus elle entrera dans un processus de rejet de ses éléments dynamiques bon marché, pour les remplacer par des éléments archaïques onéreux. Et cela au nom de la tranquillité de la collectivité."

Bernard Werber nous alerte ainsi sur la culture d’entreprise dans les grandes structures. Celles-ci sont de plus en plus en proie au conformisme et donc à la loi de Parkinson. L’objectif global s’oriente vers la tranquillité plus que vers la productivité.

De la loi de Parkinson à la théorie de la futilité

À partir de sa loi initiale, Cyril Northcote Parkinson a déduit des effets corollaires. C’est ainsi que la théorie de la futilité est considérée comme la petite sœur de la loi de Parkinson. Elle met en lumière le fait que nous avons tendance à accorder trop de temps à des questions peu importantes aux dépens des véritables sujets.

Cyril Northcote Parkinson évoque un cas concret. Un comité doit statuer sur deux sujets : la construction d’une centrale nucléaire et la construction d’un abri à vélos pour le personnel de la centrale. Selon lui, plus de temps sera passé sur le second sujet, car il nécessite moins de connaissances et tout le monde pourra donner son avis.

Encore une fois, la gestion du temps et les compétences des collaborateurs sont mises à mal. Mais toutes ces théories ne sont pas des fatalités…

Quelles solutions pour améliorer la productivité ?

Une planification stratégique du temps de travail

C’est peut-être une évidence, mais organiser le travail de façon précise permet de réduire les risques de succomber à la loi de Parkinson. Il est donc recommandé pour chaque mission de préparer un plan en définissant les objectifs, la liste de tâches, les ressources matérielles et humaines nécessaires, les points d’étape et le délai de restitution. La seule date de restitution ne doit pas être vue comme l’unique objectif à atteindre. S’imposer ou imposer à ses collaborateurs plusieurs échéances assure une meilleure maîtrise du temps de travail. Et ces points d’étape, s’ils ne doivent pas être trop ambitieux, doivent être réalistes sans laisser une flexibilité trop large. Il est impératif d’évaluer le temps nécessaire pour la réalisation d’une mission ou d'une tâche.

Des méthodes pour optimiser le temps de travail

Ces conseils vous paraissent trop abstraits ? Nous vous proposons deux méthodes concrètes pour améliorer votre productivité ou celle de vos équipes.

Contre la théorie de la futilité et pour se concentrer sur les missions prioritaires, le Timeboxing a fait ses preuves. Il s’agit de se fixer des objectifs bien identifiés dans la journée ou la semaine pour optimiser son temps, gagner en efficacité et s’assurer ainsi que les tâches les plus essentielles avancent efficacement.

Il y a aussi la méthode Pomodoro, assez semblable à la précédente. Elle se distingue toutefois dans l’organisation chronométrée de son temps de travail. Il est ici question de se concentrer pleinement pendant 25 minutes sur une tâche, avant de s’octroyer 5 minutes de pause puis de continuer ainsi. Selon cette technique, après 4 cycles de 25 minutes + 5 minutes, une pause plus longue d’une vingtaine de minutes est nécessaire. Une méthode parfois difficile à appliquer dans un open space mais qui, en mode télétravail, s’avère très efficace.

Le recours aux outils de gestion du temps de travail

Pour planifier leur travail de façon plus optimale, certains préfèrent utiliser des outils spécifiquement développés pour mieux gérer les tâches opérationnelles. Vous pourrez par exemple créer des listes de tâches pour un même projet afin de suivre plus facilement l’avancée. Et pour assurer l’implication des équipes, ce type d’outil collaboratif peut être très utile. Lorsque chacun peut constater les avancées de ses collaborateurs, les autres collaborateurs se motivent, et ceux qui risquent de se faire piéger par la loi de Parkinson sont tirés vers le haut. La culture d’entreprise n’est pas toujours déficiente, mais il faut l’alimenter dans le bon sens afin de créer une dynamique positive qui, en outre, se répercutera sur le bien-être des salariés, qui afficheront une meilleure estime d’eux-mêmes que s’ils intègrent le schéma décrit par Bernard Werber.

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