Puis-je envoyer mon arrêt de travail par mail à mon employeur ?

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Fatigue psychologique, blessure, maladie… Quelle qu’en soit la raison, votre médecin a décidé de vous arrêter. S’ensuivent quelques démarches administratives pour débloquer les indemnités de la CPAM et de l’employeur. Si, généralement, le médecin envoie automatiquement les volets 1 et 2 de l’arrêt de travail à votre organisme de Sécurité sociale, il vous appartient de fournir le volet 3 à votre patron. Cependant, l’envoi de l’arrêt de travail à l’employeur par mail est-il possible, et si oui, est-il suffisant ? Quid du délai pour effectuer cette formalité ? Éléments de réponse.
Arrêt de travail par mail

Est-ce qu'un mail suffit pour envoyer son arrêt de travail à son employeur ?

Votre état de santé a imposé un arrêt de travail immédiat ? Il faut à présent en avertir la direction de votre entreprise. Car si les deux premiers feuillets de l’arrêt sont transmis à la CPAM par le médecin traitant dans le cas où vous avez bien présenté votre carte Vitale, l’envoi de l’arrêt de travail à l’employeur est à votre charge.

Se pose alors la question du mode de transmission. La démarche visant à adresser un courrier recommandé est non seulement pénible (surtout lorsqu’on est malade) mais aussi relativement longue. Il convient donc d’envoyer aussi vite que possible un mail à votre employeur lui expliquant que le médecin a décidé de vous arrêter avec, en pièce jointe, le volet 3 du certificat.

C’est le moyen le plus rapide de justifier votre absence actuelle et future à la direction de l’entreprise. Toutefois, adresser en plus le document original par courrier suivi par lettre recommandée avec accusé de réception reste le moyen le plus sûr de prouver que la démarche de transmission de l’arrêt de travail a été exécutée dans les délais imposés.

Quel doit être le destinataire du mail ?

Outre les deux premières feuilles de l’arrêt qui sont à transmettre à l’Assurance maladie si la télétransmission n’a pu s’opérer, le troisième volet doit donc être fourni à l’employeur.

Plus précisément, le destinataire dépendra de la taille et de l’organisation de l’entreprise. Dans une petite entreprise, le certificat devra être adressé au gérant de la société. Au sein d’une plus grande structure, le mail devra être destiné au directeur des ressources humaines. On peut craindre d’envoyer ce type de document au personnel de l’entreprise mais, comme vous le constaterez, le volet 3 ne fait aucunement mention des raisons de l’arrêt maladie. Libre à vous d’en dire plus au service RH ou au patron.

Expliciter les raisons de son arrêt n’est absolument pas obligatoire. Par ailleurs, un demandeur d’emploi peut également faire l’objet d’un arrêt de travail. Dans ce cas, le troisième volet devra être envoyé à l’agence Pôle emploi compétente.

Un délai doit-il être respecté pour envoyer l’arrêt de travail ?

Tout d’abord, il convient de prévenir aussi vite que possible sa hiérarchie soit par téléphone, soit par SMS, soit par mail afin qu’elle soit au courant de la situation. Concernant la transmission de l’arrêt de travail, elle est quant à elle soumise à un délai bien précis. Le feuillet 3 de l’arrêt doit en effet être envoyé dans les 48 heures qui suivent le début de l’arrêt.

Cela peut paraître court, mais ce délai a vocation à permettre aux équipes de l’Assurance maladie de pouvoir procéder aux contrôles. En cas de retard, le salarié s’expose donc à des sanctions disciplinaires et à une perte d’indemnités journalières. Précisons qu’il s’agit du délai légal de base, mais que les conventions collectives peuvent prévoir un délai différent.

À noter également que si vous n’adressez pas du tout le document à votre employeur, vous risquez d’être congédié(e), l’absence injustifiée représentant une cause réelle et sérieuse de licenciement. Il faut donc penser à l'envoi dans un délai rapide de l'arrêt de travail.

Exemple de mail à transmettre à son entreprise pour l’informer de son arrêt maladie

Pour vous aider dans vos démarches de transmission d’arrêt de travail, nous vous proposons un modèle pour l’envoi de l’arrêt de travail à l’employeur par mail. Il vous suffira d’adapter celui-ci avant de l’envoyer, sans oublier de joindre le volet 3 du document.

[Monsieur le Directeur / Madame la Directrice] des Ressources humaines,

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le volet destiné à l’employeur de l’arrêt maladie qui vient d’être réalisé par mon médecin traitant, le Dr [nom du médecin]. Il a en effet décidé de m’arrêter à partir d’aujourd’hui, et ce jusqu’à [date de fin de l’arrêt de travail]. Je vous préviendrai aussi vite que possible s’il juge utile de prolonger cet arrêt de travail.

 

J’ai bien conscience que mon absence peut causer des difficultés au sein de mon service. C’est la raison pour laquelle je m’apprête également à prévenir [mon chef, ma cheffe] de service de mon absence en lui précisant ma période d’indisponibilité afin qu’il/elle puisse adapter son organisation.

 

Je me permets de vous préciser que je ne souffre pas d’une maladie grave, mais que le médecin a jugé que mon état de santé nécessitait un arrêt de travail. J’espère donc pouvoir reprendre le travail rapidement.

 

Veuillez noter que je souhaitais vous informer de la situation de façon instantanée. C’est pourquoi je vous envoie ces informations par mail. Cependant, je vous adresserai dans les 48 heures l’arrêt de travail original par courrier.

 

Je vous remercie pour votre compréhension,

 

Cordialement

[Prénom et Nom]

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