Qu'est-ce qu'un Plan de Reprise d’Activité (PRA) ?

À quoi sert un Plan de Reprise d’Activité ?

Le PRA désigne l’ensemble des procédures et moyens matériels, technologiques et humains permettant de rétablir et de reprendre l’activité de l’entreprise après la survenue d’un incident. D’abord appliqué au domaine informatique pour limiter les effets des pannes et avaries, le Plan de Reprise d’Activité est aujourd’hui pensé sur l’ensemble des secteurs de l’entreprise.

La crise sanitaire du Coronavirus ayant nécessité des adaptations rapides dans l’organisation du travail - activité partielle, télétravail -, la mise en place d’un PRA apparaît aujourd’hui indispensable pour garantir la résilience et la pérennité des organisations.

Ainsi, le PRA permet d’anticiper une crise et d’atténuer les impacts négatifs d’une interruption d’activité, qu’elle soit due à une catastrophe naturelle, à un incident technique ou à une crise conjoncturelle.  

À qui s’adresse le PRA ?

Le Plan de Reprise d’Activité s’adresse à toutes les entreprises, peu importe leurs tailles ou leurs activités. Les petites, mais aussi les plus grosses, peuvent un jour être en danger et avoir recours à des scénarios pour se protéger. 

Quelle est la différence entre un PRA et un PCA ?

Alors que le Plan de Continuité d’Activité (PCA) organise la poursuite des activités de l’entreprise en cas d’incident, le Plan de Reprise d’Activité anticipe une interruption de l’activité et prévoit les conditions de sa reprise. Ainsi, le PRA est complémentaire du PCA, et sera à privilégier en cas de crise soudaine. Il intègre des ajustements tels que l’activité en mode dégradé ou l’activité partielle.  

Pourquoi mettre en place un Plan de Reprise d’Activité ?

Face aux incertitudes conjoncturelles et aux risques - économiques, financiers, sanitaires - auxquels l’entreprise peut être confrontée, le PRA mise sur l’importance de l’anticipation. Prévoir permet en effet d’adopter une posture agile dans un environnement changeant.

Pour l’entreprise, les enjeux sont multiples :

• La reprise d’une activité, même partielle, garantit un niveau de chiffre d’affaires minimum, et participe donc de la survie de l’entreprise.
• Une entreprise capable de satisfaire ses clients, même en période de crise, fidélise autant qu’elle améliore son image.
• La bonne gestion du fonctionnement de l’entreprise en période de crise permet également de fidéliser les collaborateurs et de fluidifier l’organisation interne de l’entreprise.
• En assurant une reprise rapide de son activité, l’entreprise s’engage également à répondre à d’éventuelles obligations légales.  

Comment faire un PRA ?

Sur le modèle des PRA établis au niveau des services SI des entreprises, un Plan de Reprise d’Activité définit le processus et les procédures à suivre en cas de crise.  

Pour garantir une mise en œuvre efficace, le PRA doit intégrer :

• Un état des lieux des enjeux et besoins de l’entreprise.
  Exemple : je suis une entreprise spécialisée dans le coaching en ligne. Mes enjeux sont donc de recruter des clients et de pouvoir les accompagner à distance.  
• Le listing des activités-clés pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
  Exemple : Mes activités-clés sont donc le recrutement, le coaching et la partie informatique.  
• L’identification des incidents possibles.
  Exemple : Les incidents peuvent être d’ordre technique (serveur en panne, accès candidat désactivé…) ou d’ordre conjoncturel (tous les coachs sont testés positifs au Covid-19).   
• Les actions préalables à mener pour limiter l’impact de ces incidents sur les activités-clés.
• Exemple : prévoir un hébergement sur le cloud, augmenter la borne passante pour garantir un nombre de connexions élevé, disposer d’un listing de coachs de remplacement.  
• Les ressources-clés (notamment les ressources humaines) indispensables à la réalisation des activités-clés : quelles sont-elles ? Comment les dupliquer ? Est-il possible de les transférer ou de les externaliser ? Comment organiser le télétravail ?
  Exemple : identifier des partenaires possibles sur la partie coaching et les former au préalable (utilisation de l’outil online, process d’accompagnement…).
• La démarche et les étapes à suivre pour remettre en route l’activité, notamment en cas de reprise progressive.
  Exemple : En cas de panne de l’outil informatique, prioriser les accompagnements (reporter ceux qui peuvent l’être), envisager l’utilisation d’autres outils gratuits en ligne, concevoir des supports facilement échangeables par mail… 

Le Plan de Reprise d’Activité doit également prévoir la gestion des ressources :

• Ressources humaines en interne et en externe.
• Partenaires et fournisseurs.
• Sites de production.
• Ressources informatiques. 

Comment mettre en place un Plan de Reprise d’Activité ?

L’élaboration du PRA en amont, avant la survenue d’un incident, est indispensable pour en garantir la pertinence.

La nomination d’un chef de projet en charge du Plan de Reprise d’Activité permet notamment d’en assurer l’élaboration et d’effectuer les tests et ajustements nécessaires.

La mise à jour régulière du PRA est également nécessaire pour en garantir son application rapide et son efficacité dans le temps.