Qu’est-ce qu’un kick-off ?

Comment définir un kick-off ?

Dans le domaine sportif, le kick-off, c’est le coup d’envoi d’un match. Dans la sphère professionnelle, un kick-off meeting correspond à la réunion de coup d’envoi, ou réunion de lancement de quelque chose. Ce peut être un projet, une stratégie, une nouvelle année, une nouvelle organisation de travail… Dans tous les cas, le kick-off correspond à son point de départ, celui qui va permettre de commencer le projet pour toutes les personnes concernées.  

Le kick-off est un outil de gestion particulièrement utile pour le collaborateur en charge du projet. Il lui permet de le présenter à l’entreprise, de fédérer et motiver les troupes autour de celui-ci, en s’assurant que tout le monde sache dans quelle direction avancer et pourquoi le projet est important. 

Après le kick-off, un compte rendu peut être partagé avec les participants afin de leur rappeler les grands points de la réunion. Il servira de référence tout au long de la vie du projet (pour savoir comment rédiger un compte rendu, notre article répond à toutes vos questions).  

À quoi sert un kick-off ?

Le principal objectif d’une réunion de lancement de projet est de clarifier le projet pour les personnes qui vont travailler dessus, d’offrir une vision d’ensemble précise pour tout le monde. C’est pourquoi le kick-off doit servir à :

• Présenter les participants afin que tout le monde connaisse les différents rôles et responsabilités de chacun. Savoir qui fait quoi facilitera la communication tout au long du projet.
• Rappeler le contexte du projet, son historique et ses enjeux.
• Communiquer les objectifs, qui doivent être simples et atteignables.
• Impliquer les participants dans le projet en leur permettant de se l’approprier.
• Établir un calendrier pour les principales étapes du projet.
• Identifier les obstacles potentiels et les moyens de les surmonter.
• Définir des règles pour le projet. Il peut par exemple s’agir de fixer une réunion hebdomadaire ou de choisir les outils de communication à utiliser tout au long du projet.
• Favoriser les échanges : c’est l’occasion pour les participants d’exprimer leurs doutes, ce qui permet à la fois de les rassurer et de mettre à profit les différents points de vue pour trouver des solutions.
• Répondre à un maximum de questions et soulever celles auxquelles il faudra trouver des réponses.
• Présenter le plan de communication : qui sera informé de quoi à quel moment.
• Créer une dynamique et un climat de confiance pour que le projet se passe au mieux.

Qui participe au kick-off ?

Toutes les personnes qui seront impliquées dans le projet doivent participer à la réunion de lancement. Les membres et les responsables de l’équipe qui travailleront sur le projet sont donc forcément présents, mais ils peuvent aussi être accompagnés :

• Des clients, les mieux placés pour connaître les besoins et objectifs du projet. S’il s’agit d’un projet interne, la présence des personnes qui bénéficieront du projet dans l’entreprise (par exemple utilisateurs d’un logiciel) est indispensable.
• Des fournisseurs et partenaires. Cela permet de faire le point avec eux sur le planning en particulier : à quel moment devront-ils vous fournir les éléments.
• Des prestataires externes : par exemple l’agence qui gérera la communication externe sur le projet.
• Si le projet est particulièrement stratégique pour l’entreprise, des membres de la direction peuvent se joindre à la réunion de coup d’envoi.

Bon à savoir : c’est au chef de projet de préparer et d’animer le kick-off. Si vous devez en organiser un, découvrez dans notre article dédié comment réussir un kick-off meeting.  

Quand a lieu le kick-off ?

Par définition, cette réunion de lancement doit s’organiser au début du projet, avant de passer à l’action. Toutefois, ce n’est pas forcément la toute première réunion du projet, il y en a généralement eu d’autres en amont. Tout d’abord, le client et l’entreprise se rencontrent pour définir le besoin, le budget et les délais.  

Ensuite, il peut aussi y avoir des réunions en interne avant le kick-off. Plusieurs éléments doivent en effet avoir été définis au préalable, à commencer par les personnes qui participeront au projet et leur rôle. Sans oublier que le projet doit avoir été validé : pas question d’organiser un kick-off pour une idée qui risque d’être abandonnée.  

Le kick-off ne sera pas non plus la dernière réunion du projet. Des points réguliers peuvent être prévus avec l’ensemble des participants, ainsi que des réunions en plus petit comité en fonction des tâches. Autant de futures réunions que le kick-off sert à prévoir.